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文秘管理 一、行政公文管理 （一）公文的定义及特点： 国家行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 特点：权威性、时效性、规范性、程序性 （二）公文的种类（新公文处理工作条例） 行政机关的公文有15种：决议、决定、命令（令）、公报公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要 几种近似文种辨析： 1、公告与通告 (1)发布机关:公告，国家的高级机关；通告，各级行政机关、部门及社会团体 (2)发布内容:公告，重大事件、重要事项或法定事项；通告，应当遵守或周知的事项 (3)公布范围:公告，面向国内外；通告，社会某一方面 2、通知与通报 通知：直提要求，明确界线，必须有下一步工作的意见与要求；给同级单位发文只能发知照性公文不能发指示性的公文 通报：说明、介绍某一事物或问题的情况，可以不提任何下一步工作要求，起到宣传教育的作用。 3、通知与通告 通告，向社会上公开告知人们遵守的某一事项；通知，内部行文告知下级全部或部分单位办理某一事项 最常见的三个分类标准： 1、按照行文方向，可分为上行文、下行文、平行文、通行文 什么叫通行文：即可上报，又可下发，还可平级送达的文件，如会议纪要、意见等 2、按照时限要求，可分为特急件、急件、平件 3、按其机密程度，可分为绝密、机密、秘密和普通公文 其他还有按内在属性分：规范、指令、指导、知照、公布、商洽、报请、记录；按基本使用范围：通用、专用；制发机关：党内、行政、社会团体、联合 （三）公文的行文规则 1、确有必要、注重实效的规则：可发可不发的公文坚决不发，可长可短的公文一定要短，坚持少而精的原则，防止多头行文。 2、按照职权范围行文的规则 属于企业职权范围内的事务，由企业自行行文。需报请批准的事项应请示上级机关同意后行文，文中应注明经XXX部门同意； 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责办理。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关； 除上级机关负责人直接交办的事项外，下级机关不得向上级机关负责人直接报送“请示”、“报告”或“意见”；上级机关负责人若接到下级机关报送的“请示”、“报告”或“意见”，应当交由办公室按规定程序呈批； 企业部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。 3、按照隶属关系行文的规则 按照文种的行文方向行文，对有隶属关系的上级用上行文；对有隶属关系的下级用下行文；部门之间，部门与其他机关之间没有隶属关系，不以隶属关系行文。 4、逐级行文的规则 如遇重大自然灾害，发生重大突发事件，对上级交办并指定越级上报的事项，可以采取越级行文方式，一般都要逐级行文。 5、联合行文的规则 必须是涉及两个以上部门职权范围内的事；必须明确主办部门；只要平级均可联合行文。 （四）收发文办理 收文办理是指收到文件后的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 发文办理指以本机关名义制发公文的过程。包括草拟、审核、签发、复核、繕印、用印、登记、分发等程序。 1、草拟公文的基本原则：符合国家的法律、法规及有关规定；情况确实，观点明确，篇幅简短；合理确定文种；人名、地名、数字、引文准确；使用国家法定计量单位。 2、公文中注意的几个问题 简称，非规范简称先用全称后注明简称 数字，除层次序数、词素外，用阿拉伯数字 结构层次序数 ，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1﹒”，第四层为“（1）”，第五层为“①”，第六层为“a” （五）公文格式 公文一般由眉首、主体、版记三部分组成。共有公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、公文正文、附件说明及附件、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发时间16个基本要素组成。 眉首部分：置于公文首页红色反线以上的各要素为眉首部分，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。 1、关于公文份数序号。不是每份公文都要编制份数序号，根据规定，行政机关机密、绝密级公文必须编制份数序号。 2、关于签发人。上行文必须有签发人，而且必须是行政机关的正职或主持工作的负责人。 主体部分：置于红色反线以下（不含）至主题词（不含）之间的各要素为主体部分。包括公文标题、主送机关、公文正文、附件说明及附件、印章、成文日期、附注等。 1、关于公文标题。公文标题由发文机关、事由和文种三部分构成。要力求简捷并准确表明公文的主题。 2、关于附件说明及附件。附件说明是对附件的说明。附件说明如有序号，应使用阿拉伯数字。附件名称后不加标点符号。 版记部分：置于主题词以下的各要