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全省档案干部培训系列讲座之六 《照片 录音 录像档案管理》 讲 座 主讲 赵海林 二 ○ ○ 五 年 六 月 第一讲 照片档案管理 一、照片档案的定义及组成 照片档案，是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的以银盐感光材料为载体、以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。 光学照片档案由底片、照片和文字说明三部分组成，数码照相机拍摄的照片则无底片。 二、照片的归档 （一）归档范围 一个单位照片的归档范围一般包括以下六个方面： 1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片； 2、反映上级领导人和著名人士到本单位、本系统或本地区进行有关重要公务活动的照片； 3、反映本单位、本系统或本地区组织或参加的有关重要外事活动的照片； 4、反映本单位、本系统或本地区有关重要事件、重大事故、重大自然灾害等情况和现象的照片； 5、反映本单位、本系统或本地区有关地理环境、基本建设、重点工程、名胜古迹、自然风光、民间风俗、著名人士的照片； 6、其它有保存参考价值的照片。 （二）归档要求 照片的归档要求主要有： 1、凡属归档范围的照片，有关部门或者经办人作为责任人，应当按规定统一向本单位的档案部门或档案人员移交，实行集中管理，其它部门或个人不得据为己有。 2、对时间、事由、任务、地点等情况部分或全部不清楚的照片，要通过适当的方法与途径进行辨析考证。 3、对反映同一内容的若干张照片，应选择主要的归档。归档的照片应达到主题鲜明、影像清晰、画面完整、无人为修饰裁剪的要求。 4、底片、照片、文字说明三者一应俱全，缺一不可。 5、底片与照片二者的影像应完全一致。 6、对重要的无底片的照片，应制作反拍底片；对无照片的底片，应制作照片。 （三）归档时间 照片归档的时间应按照以下要求办理： 1、以会议、事件、活动等事由为单位，在会议、事件、活动等结束后，无特殊情况一个月内完成归档任务。 2、无特殊情况，照片档案的归档一般不跨年度，以最大限度地避免时过境迁、人员变换给照片整理造成的不必要麻烦。 三、照片档案的整理 （一）整理原则 1、保持内容的有机联系，便于保管和利用。 2、照片和底片分开整理、分开存放。 （二）底片的整理 1、编制底片号。一般情况下应与照片相对应，具体参见本讲“照片的整理”一节。 2、登录底片号。登录底片号可根据具体情况采取下列方法中的一种：①在不影响画面的前提下，用铁笔将底片号横刻在底片乳剂面边沿处；②在不污染画面的前提下，将底片号附着在底片乳剂面边沿处。同时，底片号登录顺序应与照片号登录顺序完全一致。 3、标注底片袋。经过编号和登录的底片，要放入底片袋进行保管，一张一袋，并在底片袋右上方标明底片号。同时，是翻拍底片的在底片袋左上方标明“F”，是拷贝底片的在底片袋左上方标明“K”。 4、底片入册。底片编号装袋后，按顺序存入底片册，并应在芯页的插袋上标明相同的底片号。对于幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，可放入专用的档案袋或档案盒进行保管，但编号要对应相同。 5、填写备考表 底片册的备考表设置“本册情况说明”、“立册人”、“检查人”、“立册时间”等项目。其中“本册情况说明”主要填写册内底片缺损、补充、移出、销毁以及日后发生或发现的其他问题等情况。 （三）照片的整理 1、分类 一个单位的照片如果数量比较多，一般按照“问题——时间”进行分类。这里的“问题”是指反映具有相同特征的同一类事物，如“领导视察类”、“重要会议类”、“职工文体类”等。采取这种分类方法，一类问题应设置一本照片册，以便于整理、编目和管理。 一个单位的照片如果数量比较少，一般按照“时间——问题”进行分类。这里的“问题”是指一个一个具体的会议、领导视察活动、职工运动会等。采取这种分类方法，只需按照“问题”出现的时间顺序连续使用照片册，不必分册或预留。 分类方案一旦确定，应当保持稳定，不应随意改动。 2、排列 按照“问题——时间”进行分类的，在同一类问题内的照片，统一按照时间顺序进行排列；同一个会议、事件或活动中形成的一组紧密联系的照片，根据具体情况按照时间结合重要程度或总体结合局部等方法进行排列。 按照“时间——问题”进行分类的，不同的会议、事件、活动等产生的照片，按照时间顺序进行排列；同一会议、事件、活动等产生的一组紧密联系的照片，根据具体情况按照时间结合重要程度或总体结合局部等方法进行排列。 3、编号 照片排列好之后，即应按照顺序进行编号，其方法和要求如下： 按照“问题——时间”分类排列的，编号模式如下： 问题代号＋册号＋组别序号＋照片序号 “问题代号”如会议类用H、领导视察类用L等；“册号”是指本问题内不同照片册的先后排序；“组别序号”即每一组照片的排序，按照时间先后确定，用阿拉伯数字标识，其中“组别”是指一次具体的会议、活动或一个具