商业信函教程讲解.doc

第一课 信函structures 商业信函的基本结构 正式商贸信件至少有七个必要的部分构成： 信头 Heading 日期 Date 信内地址 Inside Address 称呼 Salutation 正文 Body 结束敬语 Complimentary Close 签名 Signature 另外，在不同场合，根据不同需要，商贸信件还可包括以下项目： 编号 Reference Number 保密标注 Confidential Line 经办人 Attention 标题 Subject Line 辨认代码 Identification Mark 附件 Attachment 抄送 Carbon Copy 附言 Postscript 信头 Heading 商业书信一般都使用事先印在信头的信纸书写。信头部分包括公司名称、地址、电话号码、传真号码，有时候还有业务范围、负责人姓名及其头衔等。欧美国家许多公司信纸的信头印得比较考究；目前中国的许多公司也有印制精美信头的信纸，在写商业书信时，原则上要使用这种信纸。 如果万不得已必须使用空白信纸，要注意信头的位置和写法。 如果信件使用的格式是齐头式，那么由信头顶格开始写；如果使用的是缩行式或混合式，则在信头写在右上方。 信头其实是回信地址，必须正确无误，否则很有可能收不到对方的回信。地址一般分行写：第一行写公司所在的门牌号和街道，第二行是城市名称、省名或州名和邮区代码，第三行是国名。如果同以街道的门牌号内有若干室，在地址中也务必标明。如： Building 6, Suite 7138 Hongxing Road Chengdu , Sichuan 610031 P.R China 另外，地址中的Street , Avenue , Road , Drive 最好不要缩写。 1.2 日期 Date 如果使用印有信头的信纸写商业书信，日期应放在信头下至少与信头间隔一行的地方。 如果信件的格式使用的是齐头式，那么日期从顶格开始写。如果使用的是缩行式或混合式，则日期写在信纸的右上方。 日期的写法有许多种，可把日放到月之后，也可把日放到月之前，如：May 28, 2006与28 May 2006 两者皆可。月份在前时，日和年之间用逗号隔开；月份在后时，月和年不用标点。商业书信的日期最好不要缩写，更不能用数字表示月份，像4/5/06之类的日期会造成误解，美国人会把它理解为2006年4月5日，但欧洲人会把它理解为2006年5月4日。另外，在日的数字后再加的st, nd , th 的写法是比较过时的了。 1.3 信内地址 Inside Address 商业书信不论采用什么格式，信内地址都得写在信纸左上方，与日期至少间隔一行。 信内地址由收信人的地址和姓名构成。姓名应使用Mr , MS , Dr , Professor之类的头衔和尊称。 收信人如果担任一定的职位，如Manager, Director 等，既可以在姓名后加逗号，然后注明，也可以在姓名下单独注明。 收信人的地址应从小到大，分做数行，依次书写。如; Ms. Linda Coolidge, Director Corporate Planning Department Midwest Airlines Kowalski Building, Suite 21-A 7279 Bristol Avenue Toledo, OH 43617 U.S.A. 值得注意的是，信内地址中的头衔、职称除最常用的Dr., Mr., Mrs., Ms., 之外，一般不需缩写；表示地址的Street 、Avenue 、Drive 、Road 则最好不要缩写成St.、Ave、Dr.、 Rd.。 1.4 称呼 Salutation 称呼写在信内地址下，与信内地址间隔一行，从顶格开始写。 商业书信的称呼一般是在Dear Mr.，Dear Ms.等的后面加上收信人的姓，后面用冒号。 如果是议员、省长、州长、市长等官员，用Dear Senator、Dear Governor