公文写作规范及技巧20111010学案.ppt

述职报告的结构、内容和写法 标题（文种、事由+文种） 如：述职报告 或 在……上的述职报告 主送机关：（可以一个，也可以多个） 正文：1、基本情况：（工作过程、内容概括（成绩、经验为主）、主题认识、） 2、成绩经验 3、问题教训 4、今后计划 结语（ “以上述职报告妥否，请予审议。谢谢大家！”） 述职人或单位 成文时间 5、述职报告 二、常用商务公文写作规范 二、常用商务公文写作规范 (1)实事求是。述职报告要讲真话、讲实话。无论称职与否都要与事实相符。要正确处理个人与集体、主观与客观的关系，要分清功过是非。承担责任要恰如其分，既不争功，也不必揽过。 (2)内容要周详，述职报告要重点突出。在全面汇报任职期间所做各项工作的基础上，要突出任职期间的重大成绩和创造性业绩，以表明自己的胜任和事业心。述职报告必须围绕“职责”二字做文章。它的写作目的，不是评功摆好，而是为了说明是否称职。 (3)情理相宜。述职报告在叙事说理过程中，要有适度的感情色彩。 (4)态度要诚恳。述职，是向领导和监督部门汇报工作。写作述职报告之前，应对自己进行认真的全面的反思，对自己工作中存在的问题尤其要如实阐述，以坦诚的胸怀，赢得听众的谅解和支持。 写述职报告，要注意下面几点： 二、常用商务公文写作规范 6、工作总结 工作总结的结构、内容和写法 标题（发文单位名称+时间+文种 时间+文种） 如：xxxx部2011年工作总结 或 2011年工作总结 主送机关：（无） 正文：1、开头：（简明扼要地概述基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩） 2、主体：（工作回顾、经验教训） 3、收尾：（提出今后的方向、任务和措施，表明决心、展望前景。） 总结人或单位 成文时间 二、常用商务公文写作规范 工作总结的写作特点： 1、工作总结前要充分占有材料 ； 2、一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假； 3、条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的； 4、要剪裁得体，详略适宜； 5、工作总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改。最好由主要负责人执笔，或亲自主持讨论、起草、修改； 6、工作总结最好是要根据领导的意思来展开，把日常工作叙述一下，好的工作方法分享一下，不好的工作方法写出改进措施。 区别 述职报告 工作总结 概念不同 向上级机关或人力资源部门陈述本人在一定时期内履行岗位职责情况的一种事务文书。 个人对做过的某一阶段的工作进行系统的回顾、分析，从中找出经验教训的一种事务文书。 行文目的不同 上级机关、评议组织、人力资源部门考核述职干部的重要文字依据。 为了总结出带有规律性的理性认识，借以指导今后的工作，提升自我工作能力。 写作侧重点不同 以报告履行职责情况、报告德才能绩为主，重点在于展示履行职责的思路、过程和能力，仅限于职责的范围之内。 一般以归纳工作事实、汇总工作成果为主。重点在于阐述主要工作。 表达方式不同 采用夹叙夹议的方式，运用叙述和议论，还辅以适当的说明。 总结一般采用叙述的方式，运用叙述语言，语句概括，不要求展示工作过程，只需归纳工作结果。 结尾方式不同 在指出存在的问题后，阐述自己的态度，欢迎大家对自己的述职报告进行评议。 在指出存在问题后，还要写上下一步的工作打算、努力方向及解决问题的措施。 述职报告与工作总结的区别 二、常用商务公文写作规范 三、商务电函写作规范 商务电子邮件的结构、内容和写法 电子邮件，又称电子函件或电子信函。标准的电子邮件由以下几个主要要素组成的： 收件人栏，抄送栏，主题栏，正文栏，附件栏 三、商务电函写作规范 商务电子邮件格式与写作要求 商务电子邮件案例 三、商务电函写作规范 商务电子邮件的礼仪规范 1、主题要明确。一个电子邮件或传真，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。 2、语言要流畅。书写内容要便于阅读，就要以语言流畅为要。语气语调：真诚、直接、礼貌、简洁、精确，尽量别写生僻字、异体字，引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。 3、内容要简洁。现代的商务人士极其宝贵，所以内容应当简明扼