(前厅部VIP接待方案文案模板21.docVIP

2013年全国政协委员、香港经贸商会会长李华率领香港商界联合访湘团 前厅部VIP接待方案（文案） 一、VIP接待通知单 贵宾接待通知单 新订 更改口口经贸商会会长口口口口口口口口口口口口口口口温度；； 部门经理欢送 大堂副理欢送 宾客代表迎接 金钥匙□ 宾客代表 机场迎接 大堂迎接 专车 前台登记 客房登记 门童 行李 主管迎宾 礼仪团队 红地毯 欢迎标语 指示牌 香巾 手花 欢迎信 贵宾卡 纪念品 贵宾专用通道 专梯 报纸 杂志 书籍□ 配置规格 果篮A级□ B级 C级□ D级□ 鲜花A级□ B级 C级□ D级□ 酒水A级□ B级 C级□ D级□ 点心A级□ B级 C级□ D级□ 学生勾选上栏的选项 客 房 部 李华先生习惯软床和高枕；团队成员中有一半人超过60岁；请调好室内温度26°。 餐 饮 部 酒店早餐（准备具有湖南特色的口味偏清淡，色泽鲜艳的早餐，并准备糕点、茶）；湖南省副省长将于21日17:00会见代表团全体成员，并举行欢迎晚宴（注意菜肴的搭配、食用各种食品数量、食物偏好）；22日9:00~11:00在酒店与有关长沙市地方政府官员和企业人士交流座谈，并共进中餐； 保 卫 部 门前迎接、协助行李、门前秩序；使用全新白手套，要求仪容整齐、微笑、致意、欢迎。 康 乐 部 工 程 部 保证客房的设备正常，并在客人抵店前检查VIP电梯 抄 送 客房部、餐饮部、保卫部、前厅部、销售部、人力资源部 付款方式 现金 费用折扣 分 送 2013年 3 月 18 日 通 知 人 邹群芳 二、抵店前准备 负责人：凌黎明（前厅部经理） 时 间：2013年03月21日—24日1、接待主管预定信息的接收、传递与预订房间 接待主管接到《VIP接待通知单》，及时记录VIP信息和特别要求，要求本部门当值员工做到准确无误；记录接待单位的联系人和联系方式；将客人相关信息输入电脑，并做好检查及复查工作。 接待主管根据VIP要求安排房间 接待主管提前6小时准备房卡（豪华套准备两片钥匙）、欢迎信、入住登记表，确保无误，装入贵宾信封，存放在宾客代表处；复核VIP客人的资料，准确输入电脑，注明VIP客人以提示其它部门或人员注意；贵宾抵店前1小时，通知客房部做好相关准备。 （4）选择VA级果篮、鲜花、酒水、点心；准备酒店宣传册、市区游览图和工艺品作为礼品，并附总经理名片；通知准备欢迎标牌、红地毯、香巾等。 2、大堂副理的前期准备工作及VIP房间检查 （1）提前一天通知总经理办公室下出车单，告知航班信息，并检查接机相关工作、接机物品情况，客人航班抵达前一小时，再次与机场问询处确认航班抵达情况。申请24小时专车一台。 （2）贵宾抵店前6小时，与宾客代表一起检查VIP房的钥匙、清洁、物品配备和电器设备工作等情况；检查VIP礼品、欢迎信、贵宾卡、总经理名片等；检查房间周围环境。 （3）贵宾抵店前1小时，再次检查大堂迎接的欢迎标语、指示牌、红地毯、香巾等迎宾工作；提前30分钟，勘察VIP行走路线，开启前厅大堂灯光；抵店前20分钟，通知工程部提前准备专梯；提前15分钟，固定转门、铺设红地毯、启动贵宾专用道。确定预留车位，1台酒店中型车，6台小车。（1）行李员8人，准备足够的行李标签，专人负责VIP行李，护送贵宾团 队行李至客房或帮助办理行李寄存。 （2）门童2人，门前迎接、协助行李、门前秩序。 （3）专职迎宾2人（宾客代表、大堂副理）；礼仪团队8人，负责引领、欢迎。 （4）以上人员提前15分钟到位。（1）提前三天与接待单位核对VIP以及随宾信息，注意行李信息。 （2）提前两天与接待单位确定用餐情况，确定招待宴会的人数、桌数、规格；通知餐厅部与接待单位接洽，提前做好用餐安排和布置宴会。 （3）提前副总经理与机场代表协同省政府相关接待人员前往机场迎接；准备鲜花，接机欢迎牌；行李领班与行李员共人随行，机场处理行李，做到准确、快捷。（1）大堂副理与接待单位确认客人抵达的准确时间，提前15分钟通知总经理办公室及前厅部、客房部、餐饮部、销售部、人力资源部等部门经理大堂迎接。 （2）礼宾部专职迎宾2人：接车、引领1人，电梯控制1人；礼仪团队8人：迎宾6人，香巾2人；门童2人。礼宾人员统一使用全新白手套，要求仪容整齐、微笑、致意、欢迎。 （3）礼宾部行李员人：专人护送VIP行李，在VIP进入房间5分钟内送达房间；满足随宾行李运送与寄存要求，复核行李标签，随宾进入房间10分钟内送达房间。行李员应主动上前问候客人，协助引领随宾。（1）由总经理引领经专用电梯送VIP进入房间，简单介绍饭店和房