(2003电子表格应用基础九.docxVIP

7.3筛选通过筛选数据清单,可以只显示满足指定条件的数据行,而隐藏其他行,这就是数据筛选。Excel提供自动筛选和高级筛选两种筛选方法。7.3.1自动筛选自动筛选是针对简单条件进行的筛选。例如:在图7-9所示的员工薪水表中,只显示薪水超过6000元(含6000元)的员工记录。操作步骤:(1)单击数据清单内的任何一个单元格。(2)选取数据菜单中的筛选命令下的子命令自动筛选,在各个字段名右下角出现一个自动筛选箭头(3)单击薪水字段名右下角的自动筛选箭头,出现包含这一列中所有不同值的下拉列表(如果有相同的值就只显示一个)。列表中各项的含义如下:单击列表中某一数据,筛选出与被单击数据相同的记录。单击升序排列或降序排列,则整个数据清单按该列排序。单击全部,可显示所有行,实际上是取消对该列的筛选。单击前10个,可筛选出按该列数据中由大到小或由小到大的前若干个记录。单击自定义,可自己定义筛选条件。可以是简单条件也可以是组合条件。(4)本例中单击列表中的自定义,显示自定义自动筛选方式对话框。(5)在对话框中定义筛选条件。在显示行上面的两个框中选择运算符号和输入数值。如果还有条件,则在显示行下面的两个框中选择运算符号和输入数值,并确定两个条件之间的逻辑关系是与还是或。本例中选择大于或等于运算符号,输入数值6000。(6)单击确定按钮完成筛选。完成筛选后的数据清单只显示薪水大于或等于6000元的员工记录。执行了筛选操作以后,不符合筛选条件的记录都被隐藏,要恢复显示所有的记录,可用以下几种方法:退出自动筛选:再次单击数据菜单的筛选命令,单击自动筛选子命令,即可退出自动筛选功能。取消对所有列进行的筛选:单击数据菜单的筛选命令,单击全部显示子命令,可以显示原来的全部记录,但不退出筛选状态。取消对某一列进行的筛选:单击该列字段名右下角的自动筛选箭头,再选择全部选项7.3.2高级筛选高级筛选是针对复杂条件的筛选。例如:在图7-9所示的员工薪水表中,只显示薪水超过6000元(含6000元)的销售部的员工和薪水低于4000元的培训部的员工的记录。操作步骤:1)在数据清单以外的区域输入筛选条件。该条件区域至少为两行,第一行为设置筛选条件的字段名,该字段名必须与数据清单中的字段名完全匹配。以下各行为相应的条件值。注意:数据清单与条件区域之间至少要空出一行或一列。几个条件在同一行上是与的关系;在不同行上是或的关系。图7-14中所示的销售部和=6000两个条件即为与的关系;培训部和400。两个条件也为与的关系;而薪水大于等于6000的销售部员工和薪水少于4000的培训部员工这两个条件为或的关系。(2)单击数据清单内的任何一个单元格。(3)选取数据菜单中的筛选命令下的子命令高级筛选,出现高级筛选对话框。(4)在方式框中选择结果的输出位置。(5)确定筛选的列表区域。因为在步骤2)中已经将整个数据清单作为筛选区,因此在列表区域输入框中已经显示了列表区域。可以重新输入或用鼠标选定要筛选的单元格区域。(6)在条件区域输入框中输入筛选条件所在的单元格区域，本例中为$H$3:$I$5。(7)如果要筛选掉重复的记录,可选中对话框中的选择不重复的记录复选框。(8)单击确定按钮。7.4导入数据如果已经在用其他应用程序建立的文档中输入了大量的数据,而在某一工作簿中需要使用这些数据,可以通过导人数据的方法避免重复输入数据。而且在每次更新数据库时,可以自动通过源数据库中的数据来更新Excel报表和汇总数据。7.4.1导人文本文件数据假定要导人的数据已经事先存放在了一个文本文件中,而且各数据之间是用某种分隔符号隔开的,如逗号、空格、制表符(即Tab键)等,各数据之间也可以没有分隔符号,但各列数据是对齐的。导人文本文件数据的操作步骤如下:(l)单击工作表中作为放置文本文件数据的起始单元格。(2)选取数据菜单的导人外部数据命令,再选取导人数据子命令,出现选取数据源对话框。(3)在查找范围下拉列表框中,找到要作为外部数据区域导人的文本文件,并将其打开,出现文本导人向导-3步骤之l对话框。(4)在请选择最合适的文件类型区中选择数据的分隔方式,在导人起始行数值框中指定从第几行开始导人。(5)如果在请选择最合适的文件类型区中选择分隔符号单选钮,则单击下一步按钮,出现文本导人向导-3步骤之2对话框。如果在请选择最合适的文件类型区中选择固定宽度单选钮,则单击下一步按按钮，出现“文本导入向导-3步骤之2”对话框(6)如果是在图7-19中,则在分隔符号选项区中选择一种分隔符号,直到数据预览框中的数据被准确地分隔开。当需要把多个连续的分隔符号作为一个分隔符号处理时,可选中连续分隔符号视为单个处理复选框。如果是在图7-20中,可以按照对话框中的提示,建立、清除或移动分列线。(7)单击下一步按钮,出现文本导人向导-3步骤