文秘-执行力、时间管理.ppt

* 高级文秘提升课程 　　　　　　　——执行力、时间管理 ——请根据他的身份，透过这幅图像，对他的内在品格和能力进行推断式描述。 七、如何成为上司得力助手 1、知己知彼：分析上司的特点 ■上司也是正常的人 ——基本的特点 ——人性的优点 ——人性的弱点 ■如何对待不同类型的上司 ——力量型领导 ——完美型领导 ——活泼型领导 ——和平型领导 2、站在下级的位置上思考上级的事 ■处处为上级着想 ——前提是为了工作 ——主动汇报工作 ——适当提出个人建议 ——成为领导的左右手 ■注意事项 ——不要当众表现比领导更聪明 ——中国人的面子问题 ——真诚、无私、坦荡 七、如何成为上司得力助手 3、上司的行程安排 ■上司出差的安排 ——工作联系：出差的理由 ——交通安排：飞机、火车、汽车等票务联系 ——住宿安排：了解业务联系的对方是否安排 ——出差准备：差旅费、文件资料、相关物品 个人生活用品 ——其它准备：了解目的地天气情况 七、如何成为上司得力助手 　　　日本学者关于时间浪费的调查 “人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次， 即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天 大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义 或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至 少需要3分钟，每天就是2.5小时。” 根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的 时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时 间的68.7%。 我们企业的问题在哪里？ ■时间陷井 ——情不自禁 ——事必躬亲 ——过分客套 ——例行公事 ——犹豫不决 ——漫不经心 ——碌碌无为 国外学者对某跨国公司总部人员 的跟踪调查显示： ?管理人员平均每8分钟被打扰一次； ?业务系统的管理人员平均每周花在 会议上的时间不少于10小时； ?行政管理人员每周会议20小时。 心理学家指出： ?恢复思路平均时间为３－５分钟 3、上司的行程安排 ■与上司相关会议的安排 ——上司主持会议 A、了解会议目的 B、提前安排相关事务 C、现场服务 D、会后跟踪 ——上司参加会议 A、时间地点 B、行程安排 C、资料准备 D、其他准备 七、如何成为上司得力助手 什么是时间管理 ■概念 —— 由于时间所具备的基本特性，所以时间管 理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而 进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减 少时间浪费，以便有效地完成既定目标。 ■结论 ——通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。 时间管理的八大法宝 ■树立时间价值观　　　　　　　　理念变革 ■结构流程优化　　　　　　　　　组织前提 ■工作环境“５Ｓ”　　　　　　　　准备工作 ■工作的计划性　　　　　　　　　目标管理 ■分清工作轻重缓急　　　　　　　　优先级 ■并行串行的兼顾性　　　　　　　　统筹学 ■工作任务转移　　　　　　　　授权与借力 ■学会说“不” 　　　　　　　　　拒绝的学问 应该记住的20条实用方法 ■准备之一：长期准备（4） ——购买工具书/增加知识储备/提高能力 ——训练你的快速阅读能力 ——把常用的文件/文具放好 ——养成存放思想档案和作记录的习惯 ——凡事预则立，不预则废。 三、时间管理与工作统筹技巧 应该记住的20条实用方法 ■准备之二：临时准备（5） ——明天的工作前晚进行优先级排序 ——将相关的工作列在一起 ——把工作计划放到随时可见的地方 ——每天早晨比规定时间起早十分钟 ——做好正式工作前的准备工作 三、时间管理与工作统筹技巧 应该记住的20条实用方法 ■要培养的好习惯（7） ——利用各种装备如电话/信件等节省时间 ——把最困难的事放在效率最高的时候 ——利用零碎时间处理例行性事务 ——午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会 ——休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料 ——报刊放在晚上看 ——每晚沉思片刻/回顾与总结 三、时间管理与工作统筹技巧 应该记住的20条实用方法 ■与外部产生联系时的应变能力（4） ——站着接待一向健谈的来访者 ——从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者 ——管理电话： A、主动拨号 B、被动接听 ——如遇琐事缠身能快速摆脱 三、时间管理与工作统筹技巧 学会工作的优先级排序 ■分清工作的轻重缓急 重要度 紧迫性 A 重要紧急 Ｃ 不重要紧急 D 不重要不紧急 Ｂ 重要不紧急 三、时间管理与工作统筹技巧 *