档案管理(一.pptVIP

文件處理與檔案管理 講師: 顧丹妮  文件處理與檔案管理 文件處理與工作安排 檔案管理的定義 檔案管理流程與應用 檔案保存期限 個人電腦/電子郵件檔案管理 其他檔案/資料管理 個人生活資料檔 文件處理流程 收件?分類?登記?閱讀?劃重點?寫備註?整理?處理 (呈主管) 文件整理 緊急 (immediate attention) 簽字/核准 (approval/signature) 一般業務 (normal/routine action) 閱讀/參考 (information/reading) 工作安排 待辦事項單 (to do list) 待辦文件夾 (pending folder) 日曆，行事曆 (CALENDAR) 追蹤/提醒文件夾 (follow-up folder) Microsoft Outlook/Lotus Note/PDA CALENDAR 日曆，行事曆 EARLY IN DEC., ENTER ALL OF THE RECURRING ITEMS, EVENTS AND ENGAGEMENTS FOR THE FORTHCOMING YEAR IN THE CALENDAR FOR THE NEXT YEAR RECURRING ITEMS 例行重複事項 MEETINGS, REPORTS, RENEWALS, BIR