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2014年广东理工学院兼职档案员培训会议 学院档案室 2014年12月22日 一、有关概念 二、各部门为什么要向档案部门移交 三、兼职档案人员岗位职责 四、兼职档案员如何开展工作 一、有关概念 1、档案 《档案法》：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）：是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 *文件转化为档案的条件（3个）：办理完毕的、有一定查考利用价值的、按一定程序集中保存的 3、档案工作 是人们围绕档案实体和信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。其具体内容包括很多方面，从工作程序的角度一般分为收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用和编辑研究8个环节。 ▼对于部门兼职档案员来说主要是进行文件材料的收集、整理、归档、移交工作，为学校档案工作奠定基础。 4、归档及归档制度 （1）各部门将工作中形成并已处理完毕的文件材料整理立巻，定期移交给档案管理部门集中保存，称为“归档”。 （2）在我国“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度，就是归档制度。 归档制度的内容包括三个方面：归档范围、归档时间、归档要求。 ?归档范围——根据国家有关规定，学院制定了《广东理工学院各类文件材料归档范围细则和保管期限表》(详见学院主页-职能部门-档案室-业务指导)，并根据工作内容的变化适时调整。 ▼在我校凡是反映学校工作活动，具有查考利用价值的文件材料（包括照片、录音带、录像带等特殊载体材料）均属归档范围。 ▼不归档范围：上级机关普发的仅供参阅、不必办理的文件材料：上级机关发来供工作参考的抄件和征求意见未定稿的文件；重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；本院未经会议讨论，未经学院领导审阅、签发的未生效文件及一般性文件的历次修改稿。 ? 归档时间——根据学校工作的实际，分为以下几种情况： 教学类中的学生学籍档案次年12月底前完成归档（在完成一个培养周期后，即每届学生毕业后的次年寒假前移交）； 非教学类档案在第二年4月底前完成归档（财会类档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管3年，期满后的次年4月底前移交）； 科研基建类档案中，不能按年度完成的，其文件材料的收集和积累则应与项目（课题）的阶段性工作同步进行，并于 项目（课题）完成之后的三个月内移交。 注意：这里归档时间是指各部门立卷、移交时间最迟12月底或4月底前完成移交。而不是12月底或4月底才开始整理材料。 ?归档要求——应归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；文件材料应区别不同情况进行排列，使之系统有序；归档文件要按一定次序系统排列，编写顺序号，编制文件目录等。 二、各部门为什么要向档案室归档移交 1、从法制上讲：《中华人民共和国档案法》第十条规定，对国家规定的应当立卷归档的材料必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交集中管理，任何个人不得据为己有。 2、从档案的形成讲：文件产生在各职能管理业务部门，必须通过归档将文件转为档案归入档案管理部门集中保存。 3、从档案的作用讲：档案是教职工辛勤劳动的结果，是学校历史的真实记录。它反映了学校的办学轨迹，是我们了解学校历史的途径，是解决问题的依据，更是规划未来的依据。 三、兼职档案人员的岗位职责 1、根据本部门文件材料的形成规律，做好本部门档案资料的收集、积累、整理、移交工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确。 2、按照校档案室的要求，认真做好立卷归档工作，按时向档案室移交。 3、对自存档案或暂不移交的档案材料，加强管理，积极提供利用。 4、积极参加档案业务培训，加强档案工作有关法律、法规和专业知识的学习，做好本部门的档案工作。 四、兼职档案员如何开展工作 第一步 文件的收集及平时归卷 第二步 文件材料分类整理 第三步 移交 第一步 文件的收集及平时归卷 具体方法：兼职档案员按照各部门应归档的文件材料所给定的收集范围，为每一个条款准备一个卷盒，并将条款号和条款名称抄写在盒脊上，卷盒按条款号依次分类排放，以便随时归入和查找文件。将工作中办理完毕属于归档范围的文件材料及时归入卷盒，对于已经归卷的文件应该定期进行检查，发现归卷不适当的要随时调整。（科研工作、基建工作给每一个课题、项目编一个号，有材料形成或收到有关材料时及时归入） 注意：(1)文件归卷之前，要注意检查文书处理程序是否完成；处理的来龙去脉是