管理文秘第三章案例.ppt

第三章 秘书工作 第一节：办公室的环境管理 第二节：日常办公事务的管理 第三节：办公用品的管理 二、办公室环境：一定组织机构的秘书部门所处的环境，包括人文环境和自然环境。 人文环境包括哪些？ 自然环境包括哪些？ 案例：办公室布局 某公司准备在上海开办一所销售分公司，租用了某写字楼一层的大厅，其中，大门左边用作产品展示，大门右边作为销售分公司办公区，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。该销售分公司负责人将整个一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式办公室和半开放式办公室，用站立并能够移动的间隔物来分割，没有门，所有人的工作都能清楚可见。 五、办公室的日常维护 六、办公室的健康和安全 七、突发事件的处理 重大突发事件，是指由于自然或人为因素导致突然发生的严重危害国家利益、破坏社会稳定、造成重大社会影响的事件。 第二节：日常办公事务的管理 一、日常办公事务管理主要包括值班工作和各项文牍性工作，接打电话，印信管理，以及财务、医疗、车队、餐厅、招待所等管理工作。 拨电话的流程 重点 1、要考虑打电话的时间（对方此时是否有时间或者方便） 2、注意确认对方的电话号码、单位、姓名，以避免打错电话 3、准备好所需要用到的资料、文件等 4、讲话的内容要有次序，简洁、明了 5、注意通话时间，不宜过长 6、要使用礼貌语言 接电话的流程 重点 代接电话的流程 来电找的人不在 铃声响起拿起听筒、报出名字及问题 告诉对方要找的人不在 请教对方姓名 主动询问是否要留言 再确认留言内容 礼貌性的结束电话 挂电话 来电找的人正在接电话 铃声响起拿起听筒 报出名字及问候 请教对方姓名/告诉对方要找的人正在接电话 对方要求等一会 对方要求留言 告诉受电者来电者姓名 注意等待的时间 注意事项 1、态度上应谨慎、礼貌、亲切 2、声调、音量适中，速度不急不慢。　 试想我们嘴巴说谢谢，心里却把对方恨得牙痒痒的，受话者必也能感觉出您的心不甘情不愿。同样是一句话，何不说得漂亮一些，让人心情舒畅呢？ 3、常将请、谢谢、对不起挂在嘴边。 4、常说“您”取代“你”，多说“我们公司，咱们公司”，少说“你们公司”，让对方有一种被认同的感觉，一下子缩短了彼此的距离，相信要做进一步的深谈要求都会比较容易。 5、拨电话时，电话接通后应告知自已的部门、姓名。 移动电话礼仪： （1）使用移动电话要注意场合 剧场、音乐厅、阅览室、法庭、会议室、课堂等；飞机上、医院、加油站等。 （2）注意通话方式 （3）注意文明携带 （4）注意保密 3、电子邮件： （1）注意书写语气要谦虚委婉 （2）每天检查新邮件并尽快回复。 （3）不要不经对方同意发送广告邮件 （4）禁止传播不健康的内容 三、值班管理 四、印信管理 3、介绍信及其管理 介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。 第三节：办公物品的管理 三、办公自动化设备管理 1、计算机 2、办公自动化系统 3、网络管理 4、复印机 5、传真机 6、打印机 7、投影仪 8、照相机、摄像机 一、办公物品管理的含义和内容 1、办公物品管理，是指文秘人员对各种办公物品的购买、使用、保管的全过程都做出明确的规定，并切实贯彻执行，以期有效地控制办公经费的开支，更好地提高文秘人员的办公效率。 2、内容： 传统办公物品管理：办公耐用品；办公易耗品 办公自动化设备管理：计算机及办公自动化系统、复印机、传真机、投影仪、打印机等 二、传统办公物品管理 1、库存控制 a、最大量库存：以防物品超量存储而保存的该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候不能超过这个最大量。 b、最小量库存：以防物品全部被消耗完而保存的该项物品的最小数量。 c、重新订购线：提醒购买者库存需要重新订购的标准。他由以下几个因素确定： 重新订购线=日用量*运送时间+最少量库存 2、办公用品的采购 3、办公物品的保管 库存登记和记录 办公物品的保管 办公物品的发放和管理 * 一、办公室的作用 1、 “指挥部” ： 领导是决策、指挥和管理的重要场所； 2、 “工作室” ： 日常工作活动均在此展开； 3、 “窗口” ： 与相关部门、社会公众、新闻媒介等直接产生联系； 第一节：办公室的环境管理 三、办公室环境管理的标准 （1）、整洁 A、整齐： a.办公桌椅和橱柜应尽量采用同一尺寸、颜色 （主管领导可以特殊些）；排列规则，朝向同一方向