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公文制作中容易被忽略的错误及解决办法 公文是指党政机关、社会团体、企事业单位按照国家规定的格式拟制的用来向上呈报、向下布置或对外联系事务的正式文件以及外机关发来的文件。它以文字记述和传递的方式，作为传达意图、处理问题、联系工作、记录活动的一种工具，具有鲜明的政治性、法定的权威性、格式的特定性和处理的程序性。笔者在从事公文办理过程中，发现一些公文从格式、标题、符号、字母到内容中，存在着不同程序的问题。这些问题有的很小，常常被公文制作者忽略，但造成的错误却影响了公文的严肃性和权威性。现将公文制作中容易被忽略的问题和解决办法总结出来，与大家共勉。 一、标题的拟制中常见问题及解决办法 （一）冗长累赘，不简洁。这一问题主要出现在转发类公文中。此类公文的标题往往要写明被转发文件的发文机关以及文件名称。如果是直接转发某一机关的某文件，则按标题制作的一般原则拟题，标题构成一般是：发文机关＋“转发”＋被转发文件的发文机关＋被转发文件名称（或其主要内容）＋文种，如“××市人民政府转发××省人民政府关于××××意见的通知”。但在实际工作中，往往出现逐级、多层转发的情况，如标题“××区财政局转发《市财政局转发〈财政部关于纠正干部职工借用、拖欠款问题的通知〉的通知》的通知”。这种绕口令式的标题令人望而生厌，根据标题制作的一般原则，我们可以将其改写：××区财政局转发财政部关于纠正于部职借用、拖欠款有关文件的通知”，这样，既简洁，又揭示了公文的核心内容，还保留了上级权威机构的名称。 （二）成分多余。有的同志在制作转发类文件时，往往简单地套用现成格式，而不考虑标题中出现的成分多余现象，造成在标题中一个词语重复出现，如上条引例中的多个“转发”和“通知”。另外，介词“关于”在一个标题中多次出现也是实际公文制作中较为常见的错误现象，如“××省教育厅关于转发《教育部关于××××管理办法》的通知”，词语“关于”的重复使标题读起来别扭。公文标题中一般要在发文机关后用介词“关于”领起事由，同时，“关于”也隔离了发文机关与事由之间的动宾关系，表明动作行为的主体与发文机关并不一致，使表意清楚、准确。因此，多数情况下，“关于”不可省略，否则会造成歧义。 如“××市公安局关于加强××××工作的通知”就不可写成“××市公安局加强××××工作的通知”，因为原标题的意思表明“加强”行为的主体并非发文机关××市公安局”，而改写后的标题意思却表明“加强”行为的主体是“××市公安局”，这就有违原意了。但在印转类公文中，动词“印发”、“发布”、“转发”或“批转”的行为主体就是发文机关，所以事由前省略“关于”不会造成歧义。上例中“转发”的行为主体就是“××省教育厅”，故前一个“关于”应省掉。同理，“××市人民政府关于批转××市文化局关于××××意见的通知”中的前一个“关于”应省掉。 二、标点符号使用过程中常见的问题 （一）标题中的标点符号使用常见错误。《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行）第三章第十条第六款明确规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”但实际公文制作中，与该款规定相违背的标题却屡见不鲜，有的是不该用的却用了，如“关于印发《关于加强××××工作的若干意见》的通知”、关于转发《××部关于向××同志学习的决定》的通知”等等。此处的“意见”、“决定”都不是法规、规章，因此不可用书名号，可分别改写为“印发关于加强××××若干意见的通知”、“转发××部关于向××同志学习的决定的通知”。有的是该用的却不用或错用了，如“关于印发‘××质量监督抽查检验工作管理暂行规定’的通知、“关于印发××店设置暂行规定的通知”等等，此处“规定”属于规章类，故应用书名号标往，可分别改写为“关于印发《××质量监督抽查检验工作管理暂行规定》的通知”、关于印发《××店设置暂行规定》的通知”。 （二）容易输入错误的字符。使用电脑打印文件时，由于一些字符的录入比较特殊，有的同志就常用一些字符代替，从而造成错误问题出现。一是汉字“〇”用“0”、“O”或者“o”代替。进入新世纪以来，汉字“〇”字成了高频字，一些报刊、公文和匾牌中所用的“〇”很不规范：有的用阿拉伯数字“0”代替，有的用大写或小写的英文字母“O或o”代替，这样的错误可以说是层出不穷。二是单书名号“〈〉”用大于、小于号合在一起形成“”代替。“〈〉”与“”两者虽然形似，但有本质区别。如《关于印发〈××质量监督抽查检验工作管理暂行规定〉的通知》，与《关于印发××质量监督抽查检验工作管理暂行规定的通知》，从感观上就存在着明显的区别。三是公文发文字号用的六角括号“〔〕”用中括