必知的Office十大兼容性问题.docVIP

必知的Office 2007十大兼容性问题 微软的Office 2007给我们带来了很多新的特性和功能，但是它的兼容性怎么样呢？以下十条小贴士能够帮助你在升级新版本的Word、Excel、PowerPoint和Outlook时，处理好兼容性问题。 1、了解并使用新的文件格式 Office 2007中所有的程序都采用了基于可扩展标记语言（XML）新的默认文件格式，新的文件格式在它们的文件扩展名中都加了一个“x”来体现。例如： Word文档：.docx Excel工作簿：.xlsx PowerPoint幻灯片演示：.pptx XML是一个开放式标准，它使得文件在不同应用程序之间的移动更为容易。比起以旧的格式保存的文件，新格式的文件则要更小。但是，一些还在使用旧版本Office的用户可能就无法打开新格式的文件。 在Office 2007中，你仍然能够以Office 2003的文件格式保存文件。你只需要在“另存为”对话框的“保存类型”中选择“Word97-2003文档”，如图1所示。 ? 图1 你可以很容易地将每个文件存为旧的Office 2003格式 2、更改默认的格式 如果你想要一直将文件以旧的格式进行默认保存，你可以点击Office按钮，接着点击“（程序名）选项”（例如在Word中就是“Word选项”）并在左边的窗格中选择“保存”。在“将文件保存为此格式”下拉菜单中选择“Word 97-2003文档(*.doc)”，如图2所示。 ? 图2 你可以设置保存文件的默认格式为Office 2003格式 当你将一个原先以新格式创建的文件存储为旧格式时，你会得到一条提示，告诉你一些仅Office 2007可支持格式和特性将会丢失。 3、使用Office 2007的兼容 模式 ? Office 2007程序引入了一项新的特性名叫兼容模式。如果你经常需要与一些没有升级Office的用户共享文件，或者是需要在其它没有安装Office 2007的计算机上操作你的文件，那么你就能够确保你在Office 2007中所创建的文件没有包含任何之前版本Office所无法支持的特性。 如果你让你Office 2007的应用程序处在兼容模式下，那么像“SmartArt图形”工具这样的非兼容特性将不可用。相反地，你将使用Office 2003中的图形工具，这样，你所创建的图形才能够在早先版本的程序中进行编辑。 如果你将文件从基于XML的格式转换成旧的格式，或者是当你将程序配置为默认以旧的文件格式存储，那么，当你打开以旧的文件格式保存的文件时，兼容模式就会自动启动。在Word中，兼容模式还会在你从旧的格式模版（.dot）中创建新文档时启动。 当Office 2007程序处在兼容模式时，它会在文档的标题栏中显示，如图3所示。 ? 图3 Office兼容模式会在文档的标题栏显示 如果你再次将文档用Office 2007打开的话，一些特性又能够再次出现在文档中，而一些则不能。 4、安装Office 2007兼容包 如果你传递文件安的对方仍然在使用旧版本的Office，而你又想要将文件以新的XML格式发送给他们，例如在你想要让他们能够看到仅在Office 2007中才有的格式特性，那么他们就可以去安装Office 2007兼容包。 （编者注：关于兼容包的更详细内容请参看《下载:微软Office2007格式兼容包3.0》） 兼容包能够让Office XP或Office 2003的用户打开、编辑、保存甚至是创建新的基于XML的文件格式。这个兼容包大小为27.6 MB，它能够免费在微软的网站上（/download/6/5/6/6568c67b-822d-4c51-bf3f-c6cabb99ec02/FileFormatConverters.exe）下载到。它可以在Windows 2000 SP4、Windows XP SP1和Windows Server 2003的计算机上安装运行。 5、使用OMPM文件转换 如果你有大量以旧的文件格式保存的Office文件，而你又想要将它们转换为基于XML的格式的话，你并不需要将它们依次在Office 2007中打开后储存。你可以使用包含在Office Migration Planning Manager（OMPM）中的Office File Converter（Office文件转换器）来进行批量转换。 OMPM的大小是2.7 MB，它可以在微软网站上免费下载到（/downloads/details.aspx?familyid=13580cd7-a8bc-40ef-8281-dd2c325a5a81displaylang=en）。它还能够让组织中的管理员扫描和生成网络中关于Office文件的报告。你可以将其安装在XP SP2、