妙用Word邮件合并打印成绩通知单.doc

妙用Word邮件合并打印成绩通知单 　 笔者的学校一直使用CSC校长办公系统，其运算功能十分强大，不到一分钟就可将一千多学生的成绩汇总、排名，尤其是排名功能，可以排出每个学生的总分及各科成绩在班上和全年级的名次。不足的是，它的打印功能不太强大，学生的成绩通知单只能打印成一行，因此很长，必须用8K纸，这样就只能用针式打印机打印。打完一个学生的成绩后就要强行换纸，也就是每页纸只能打一个学生的成绩。每次要花费近2000张纸，整个打印过程要花20多个小时，中途还不能断电或死机。针对这种情况，笔者想出了个好办法。 首先将CSC校长办公系统的数据输出转为Excel文件，如“高一.xls”、“高二文科.xls”、“高二理科.xls”等，接着使用Word2000的“邮件合并”功能把数据调入到Word文档中，这样就便于排版和打印了。 　　第一步，在Word2000中制作成绩通知单基本式样。使用A4纸，尽量缩小页边距，先做出一个通知单表格，为使每个年级都能使用，共设置了九个学科的成绩表格。为了方便裁剪，在通知单的最后一行输入两个“+”号并设为分散对齐。调整表格大小，目的是使每页纸能排放四个学生的成绩通知单。最后将文档存为“成绩单_基本式样.doc”(图1)。 　　第二步，进行邮件合并。打开“成绩单_基本式样.doc” ，另存为“成绩单_基本式样_高二文科.doc”（以高二文科为例，下同）。选择“工具—邮件合并”，出现对话框。合并分三步进行： ⒈“创建”→“分类”→“活动窗口”； ⒉“获取数据”→“打开数据源”→选择文件“高二文科.xls”； 　　⒊“合并”→“编辑主文档”。 　　合并成功后，在Word界面会出现一个邮件合并的工具条，此时，“成绩单_基本式样_高二文科.doc”与“高二文科.xls”两个文件关联在一起了。 　第三步，在成绩通知单表格中调入数据。在表格中，点击“插入合并域”(图2)，在出现的域列表中选择对应的项目，依次进行。 　　点击工具栏上的 “《ABC》”图标，可以查看到实际调入的数据。将页面上的内容复制并粘贴三次，这样，一个页面上共有4个学生的成绩单。分别在第二、第三和第四个成绩单的第一个合并域“班级”前，点击工具栏上的“插入Word域”—“下一记录”，这样数据指针才会依次往下跳(图3)。第一个学生的成绩单上不必这样做，因为一开始，数据指针是指向第一个学生的，到换页时，数据指针会自动下移一个记录。 　　第四步，合并所有数据并生成新Word文档。前面的步骤只是关联数据库并指定数据位置，要生成最终的成绩通知单，必须经最后这一步。点击工具栏中的“合并至新文档”图标，Excel中的所有数据便依次被调入到Word文档中，生成许多页面。这是一个标准的Word文档，将它保存为“成绩单_高二文科.doc”，用激光打印机打印，五六分钟就完成了。 　　邮件合并功能其实就是Word文档与Excel等数据库建立关联，相互取长补短。应用邮件合并功能可以做的事还很多，如打印标签、打印信封、打印考号、打印证件等。 巧用邮件合并功能从重复劳动中解脱在实际工作中，经常会遇到这种情况：需要处理的文件主要内容基本相同，只是具体数据有变化。比如学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书等等。如果是一份一份编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，那也够麻烦的。当然也可以留出空儿来，打印完成后用手工填写，那就更显得水平太低了。 　　有没有什么办法来减少重复工作，提高效率呢？答案是肯定的，你可以使用Word提供的邮件合并功能。别着急，邮件合并功能并不是一定要你发邮件，它的意思是先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源。然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息。合成后的文件你可以保存为Word文档，可以打印出来，当然也可以以邮件形式发出去。真有这么神奇吗？接下来我就以打印齐鲁大学2003年录取通知书为例，看一下Word XP中邮件合并功能是如何使用的。 　　1.运行Word XP新建一个文档，执行“工具”——“信函与邮件”——“邮件合并向导”。在出现的“邮件合并”窗口中选择文档类型为“信函”，如图1所示，然后单击“下一步”。 　　2.在“选择开始文档”窗口中，如果使用已有的文件，那就选择“从现有文档开始”然后选择并打开相关文档，如果从新编写那就选中“使用当前文档”前的复选框，然后单击“下一步”进入第三步操作。 　　3.在“选择收件人”窗口中选中“键入新列表”前的复选框，然后点击“创建”按钮编辑数据源。在弹出的“新建地址列表”窗口中，点击“自定义”按钮，为数据源创建合适的项目。因为一份录取通知书中需要变化的内容一般包括姓名、系或专业的名称、报到日期等，所以在“自定义地址列表”窗口中可以通过使用“添加”和“删除”按