一封完整的工作邮件20160501概要.ppt

因为我们每一个成员都在接触客户，在坐的每一位小伙伴都是公司的活名片。我们工作上说的每一句话，发出的每一封工作邮件，都是专业素质的展现，展现的素养如何，对个人职业生涯和对公司的形象，都非常重要。 一封完整的工作邮件 Xiao qiang 201605 什么是工作邮件 一封工作邮件的组成 糟糕完整的邮件示例 什么是工作邮件？ 工作的记录 告诉其他人 传递附件 追溯的依据 工作邮件的宗旨 尊重人！！！ 礼貌 效率 清晰 什么是工作邮件 一封工作邮件的组成 糟糕完整的邮件示例 一封工作邮件的组成—标题 标题明确+时间，一句话表达主旨 不能空白或无意义主题 不要把转了三层以上的邮件转发 标题的要求： 客户名称+项目名称+邮件内容主题+时间 西藏移动集客农信平台精准扶贫系统功能说一封工作邮件的组成—称呼 称呼与问候 结尾时加祝福语 严重注意 万万不能搞错收件人的姓名！ 万万不能搞错收件人职位和性别！ 一封工作邮件的组成—正文 正文要扼要，多用短句。通常使用总-分-总结构。 先论点后论据 先结论后原因 先结果后过程 严重注意 不能有错别字 内容有逻辑 如有多个信息要点，用序号排出来，不遗漏 一封工作邮件的组成—附件 传递附件可能是这封邮件的主要目的。 注意： 有附件的话，正文里一定要有提示 附件一定要一个准确的文件名 超过10M的附件，放在网盘上，把链接和密码附上 附件超过3个的，请打包成一个压缩包传递 一封工作邮件的组成—签名 签名，就是名片。 注意： 要清晰表明我的公司名称、部门、职位、联系方式 公司如有统一风格邮件签名，必须与公司统一风格 一封工作邮件的组成—发送 发送、抄送、密送 常识： 发送：让收件人知道信息内容，并回应。 抄送：对方只需要了解无需回复，但如果想补充信息对方也可以参与。 密送：一般情况下不使用。 一封工作邮件的组成—发送 点击“发送”按钮前，再次检查： 收件人地址是否准确 标题是否清晰 称呼是否周到 正文是否清晰、无遗漏 签名是否正常 杜绝错别字！ 一封工作邮件的组成—回复 邮件的回复 常识： 我是收件人：应尽快回复。 我是被抄送人：可以无需回复，如果想补充信息也可以参与。 什么是工作邮件 一封工作邮件的组成 糟糕完整的邮件示例 一封糟糕的工作邮件 一封完整的工作邮件 小结 工作邮件水平不仅代表书面表达技能，且包含思路、表述、态度在内的综合职业素养体现。 提升总结、归纳、分类能力，有逻辑结构性的展现。 行文过程中关注事项的客观和措词的准确，并尽量简洁。 任何一封工作邮件都需要用心去写，杜绝低级错误。 行胜于言 一路向前 工作邮件不仅是自己工作的记录，还具有同时告知多人、传递附件的作用。更重要的是，一旦需要查询相关信息，邮件可以作为追溯的依据。所以，养成良好的邮件习惯非常重要。 我们在工作活动、商务邮件都是本着友好合作的原则来开展的，所以邮件首先要能够体现出尊重人。 尊重人的表现在：有礼貌，懂得替对方节省时间，述求表达清晰 标题的原则是一句话能表达主旨。 邮件不能使用空白或无意义的主题。我们和局方的邮件通常非常多，需要能够快速检索邮件，所以邮件主题的关键词就显得格外重要。 把转了多层的邮件转发给别人，这样的话收件人感知非常糟糕。 称呼与问候 礼多人不怪，礼貌性称呼是商务邮件不可或缺的内容。 开场一定要说“XX你好”，如果不熟悉的话，可以称呼别人的职称，例如“刘经理你好”，比如只知道对方是技术人员，称呼“*工”就好，搞不清楚对方职位，叫声“XX老师你好！”总是不会错的。 结尾时加一个祝福语会显得很周到。 这里严重注意： 1、万万不能搞错收件人的姓名！搞错一个人的名字而且还堂而皇之地写在工作邮件开头，这是大忌。 2、万万不能搞错收件人职位！ 3、没有主语，如:hi，你好，如同收低级的垃圾推广群发邮件一样。 不熟悉的人不要叫人家昵称。 如果姓名是三个字的，尽量不要叫人家全名，可以用姓+职位或姓+老师替代。 终于进入正文了，体现个人基本表达能力的时候了。 1、正文要简明扼要，多用短句，毕竟大家都习惯了短阅读，内容一长可能没有耐心看完。 正文内容通常使用总分总的结构。方案类邮件，先说论点，再说论据；分析类邮件，先说结论后对应展示原因；执行类邮件，先展示结果后描述过程。 2、行文通顺这是最基本的技能了。 3、措辞尽量用论述方式，尽量不带个人情感。 这个要注意的是： 1、错别字是不用心的表现。 2、如果遵循了“先论点后论据”、“先结论后原因”、“先结果后过程”的原则，逻辑也就基本通畅了。 3、如果有多个信息要点，用序号排列出来，尽可能不遗漏信息点。 对于重要的地方，可以适当用红字或大两号