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第10章 会议组织与沟通10.1 引题 袋鼠与笼子一次创意激发讨论会会议的含义与特征会议含义会议五层含义会议基本特征10.3 群体沟通的优点和缺点Nicky Stanton:优点： ——产生更多的承诺 ——产生更好的决策缺点： ——时间和效率 ——群体压力：从众心理 ——专家和领导压力 ——推卸责任：说而不做问题讨论 某服装厂决定进行再造流程，但以前每次工艺流程的变革都会引起员工非常强烈的抗议。因此，公司采取三种策略：策略一：向员工解释新的标准，再造流程的目的、必要性和 必然性；给员工反馈的期限；策略二：告知员工现工艺流程中存在的问题，进行讨论， 找出办法，请员工代表参与制定标准和流程；策略三：要求全体员工共同讨论，并参与建立和实施新标准、 实施流程改造。讨论三种策略的优缺点。 结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17％的工人离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17％。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。 启示？ 影响群体交流的因素群体变量、群体规模成员个体心理特征成员的和谐程度成员原来的地位传统的交流渠道不可控变量 可控变量、领导风格群体对任务的激励成员之间的友好关系成员的参与程度和方式结果变量：群体的生产率成员的满意度环境变量群体的自然位置群体在等级中的地位群体与社会的关系任务变量任务的性质困难程度任务的要求10.4 影响群体沟通的因素不可控因素 ——群体变量：规模、个性和目标、身份和角色 ——环境变量：自然位置、群体间关系、群体期望 ——任务变量：性质、困难程度、特殊要求可控因素 ——领导者风格：民主型、独裁型、自由放任型 ——群体对任务的激励 ——成员间友好关系 ——成员参与的方式与程度 ——沟通网络与渠道设计 10.5 会议筹备 确定会议目的 确定会议议题 确定会议场地 选定会议时间 确定与会人员 制定会议计划 制定会议议程 10.5.1、明确会议目的◆ 信息共享◆ 动员激励◆ 信息传播◆ 问题解决和决策制定 2 确定会议议题 — 紧扣目标 — 有机联系 — 明确时间 3 确定会议场地 — 会场的选定 交通便利原则、经济适用原则 — 会场内设备准备 — 会场布置 4 选定会议时间有充足准备时间考虑工作时间及协调早上、星期二、三合适重要会议时间2个小时内规定会议起止时间5、确定与会者 同质性和相异性的平衡竞争性和合作性的平衡任务导向和过程导向的平衡 6 制定会议计划 — 开始阶段 — 讨论或报告阶段 — 总结阶段 — 结束阶段7 会议议程 — 议程确定原则 — 议程主要步骤 — 准备和支持文件 回顾与会者介绍制定规则参与讨论演示大会报告总结议程主要步骤10.6 明确与会者角色职责[自我检测] 根据你所了解的群体沟通性质，你认为作为会议主席有哪些责任?在会议中，你若作为与会者，又有哪些责任?你怎样能够受益于会议和其他小组成员的讨论? 1. 会议主席角色情形一： 某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。 如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结? 会议主席角色情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世纪的管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期间，就MBA教育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认为MBA教学应该以“案例教学”为主；有的则认为应以理论修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式；……这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。 如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题作总结? 会议主席会议主席类型：社会领导型、决策型会议主席职责 ——社会领导型：促进讨论、会议引导、 会议控制、应付隐秘议程、作出决策 ——决策型：作出决策、会议控制、应付 隐秘议程、会议引导、促进讨