大型新闻发布会执行经验分享--陈亮.pptVIP

一场招商发布会的前期准备工作是很重要的。前期准备工作 包含以下内容： 1、整体发布会的预算 （整体预算包含：酒店发布会用厅费用、餐费、嘉宾住宿房间 费用、自备烟酒费用、媒体礼金、招商手册，请柬，手提袋等 印刷品费用、招商中心布置费用、接送嘉宾车辆费用、广告公 司现场执行费用等）。费用表格示例见附件1 2、发布会主题的确定 示例：抚顺/鞍山项目 “星耀中华，红动双城” 3、发布会执行广告公司的确定 根据发布会流程选择3家以上广告公司进行方案的提交及比价。 4、发布会酒店用厅的确定 用厅包含以下几点： 1、发布会主厅的确定，要求70桌以上，100桌为限 2、如主厅过小，则考虑同楼层副厅做分会场 3、媒体采访室，要求领导3位为排桌，立鹅颈话筒。后排为排椅 ，媒体发无线话筒提问。 4、媒体就餐区，3-4桌，看媒体出席人数确定。须单独包间 5、VIP休息室，政府领导参会前休息用 主宴会厅及背景 5、自备酒水 自备烟酒标准：上桌为1瓶白酒、1瓶红酒、2瓶啤酒、软饮2瓶 果汁1瓶、香烟2包。 然后饮料和酒需要备份部分，香烟每桌为2包，不额外再提供。 以上上桌及备用烟酒、饮料均有办公室采购，费用含整体预算 内，如有剩余烟酒，由办公室沟通退货。 6、前期确定好发布会日期之后，就与招商部负责人沟通与会人 数，确定好邀请函、手提袋、招商手册数量。并确认发布会用 餐桌数、住房数量。住房数量请注意，须招商部提供双人间与 单间的数量。 1、前期准备预算等问题落实好后，就至发布会酒店确认用厅、 用餐、住宿房间，并签订协议。协议内容需详细标注各用厅 (免费提供的也需注明，如VIP休息室等）的位置、时间，餐桌 数、服务费、住房数，单标间数等，协议签署越详尽越好，避 免会议完毕后有不明增加项，而产生超预算现象。 2、确定发布会进场布展时间及通道。 3、确定酒店增值服务，如每个座位赠送矿泉水一瓶，2间免费 的会晤用房等。 4、发布会当天，车辆的停放位置及数量的确定。 5、酒店免费广告位，如门口条幅、酒店内LED显示屏、接待处 大型背景等。 6、签到桌、请赐名片台盆、桌布、台卡等物资的提供。 7、如会议当天参会嘉宾人数过多，酒店须提供自助餐服务，对 接酒店能够提供的招待量及客单价格。 1、发布会方案需由3家以上广告公司出具方案及报价。 2、约广告公司至酒店现场进行尺寸的丈量及各设备的摆放位置 并出具效果图。 3、根据方案及报价接触广告公司进行方案的修整，以达到符合 会议要求之效果。 4、确定执行广告公司后，根据发布会内容，跟踪落实各项细节 的落实。如鲜花样式，颜色、签名笔颜色、礼仪人员的挑选及 着装、进场时间及布展时间对接等。 1、一场发布会不是由企划部一个部门来落实的，需要许多部门 的通力合作。企划部指定甘特图，确定各项工作的落实时间。 商场总经理配合调配各部门人员，根据人员分工表落实自己份 内工作。 2、人员分工分为各部门的前期准备及会议当天的人员落位，各 岗位人员需明确自己的工作内容及岗位，通力合作达到效果最 大化。 3、制定发布会各人员的通讯录，保持沟通畅通。 1、发布会前天下午广告公司进入酒店布展，需配合广告公司与 酒店之间的对接。如酒店方提供工程部人员配合广告公司接电 、货物运送、灯光控制等问题。 2、广告公司自行办理入场登记证，并交付保证金，如在进场及 撤场环节中，有损坏酒店硬件事件发生，应由广告公司自行承 担。 3、对接广告公司的舞台搭建、灯光、视频、音响等设备的调试 一、舞台搭建桁架不得遮挡来宾视线 二、灯光、音响设备均提前测试多遍，以符合红星美凯龙要求 为基准。 三、音响要求尽量采用悬挂式，避免前排音量过大，后排声音 传达不到情况出现。 四、无线话筒一律反复调试，不得出现啸叫声。会议当天，一 律使用全新电池。 五、主频幕视频输出设备调试准确，所显示格式及尺寸数据提 供准确，配合公司设计人员制作PPT文件使用。 六、视频设备调试完毕后，须提前将MALL时代、大小S广告片 等视频文件提前播放测试，查看视频文件播放是否流畅，音频 是否清晰。 7、如领导发言时自己控制ppt，那就需提前放置笔记本电脑在 主讲台，并单独接VGA线至主控台，并提前调试完毕后，翻至 PPT第一页。 8、如有网站战场直播发布会，需提前在舞台一侧提供桌椅，并 接好网线，并测试好网线是否畅通。 9、启动仪式如需后台人工通电控制（如触摸球），需提前测试 并确认操控人员。 10、签名墙、引导指示、台花、胸花等物品的落位到达。 1、确定发布会流程，落实需上台演讲的人员名单。 2、落实领导的PPT内容 3、落实启动仪式上台人员数量 4、主持人临场对接 5、视频、PPT、主背景等画面的切换 6、主持