文件立卷归档管理办法程序.ppt

归档文件材料要求以下几个特性： （一）原始性。收集归档的建设项目文件材料是一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，应为原件。其中，供货商提供的原材料及产品质量保证文件材料为复印件的，复印件上须加盖销售单位公章且清晰。 （二）完整性。收集归档的建设项目文件材料要能全面、准确地反映工程建设的实际过程。收集齐全，记录全面。 （三）真实性。档案资料的积累应与工程进展同步进行，档案资料应根据工程实际情况，如实记载实际过程状况及结果。 （四）规范性。文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范，纸张优良，规格基本统一，禁止使用不耐久字迹材料（如圆珠笔和铅笔等）书写、签批。 施工文件材料内容及顺序： 原材料质量保证文件、配合比设计文件、施工原始文件、竣工图。 1．原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。 2．变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。 3．各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。 4．按照分项（分部、单位）工程分别整理组卷的施工工序文件材料，依照分项（分部、单位）工程施工进程，结合施工工序顺序依次进行排列。 5．合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列。 6．竣工图按照专业结合图号依次进行排列。 监理文件材料内容及顺序： 监理管理文件以监理合同段为单位，按照依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件、平行试验及独立抽检的文件材料、旁站监理记录、监理日志。 1．监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。 2．旁站监理记录和平行试验及独立抽检文件材料按照单位、分部、分项工程并结合施工工序顺序依次进行排列。 3．监理日志按照监理工程师和日志形成时间依次进行排列。 4．计量支付文件与附件及计划进度报表按时间依次进行排列。 （一）、严格按照《河北省公路工程竣 ( 交 ) 工验收办法实施细则》附录三、公路工程竣工档案目录中所要求的施工、监理对应资料不分开，报验、施工记录、检测记录、试验报告不分离，按照施工及报验资料顺序，由分项到分部，再到单位工程，进行积累罗列，工程结束，资料完成。 (二)、合并原则为：施工资料在前，监理资料在后。 （三）、监理安排专人配合项目部进行资料合并工作，共同进行编册编页及制订内封面、编排目录工作，同时监理还应对合并完成的竣工资料进行审核，以确保资料的完备性。 （四）、关于“施工、监理对应资料不分开，报验、施工记录、检测记录、试验报告不分离”的具体要求 1、混凝土工程资料合并方法为： 按照以混凝土成品构件实体为单元进行合并，每个单元包括：施工工序报验资料及成品构件实体报验资料。 混凝土成品构件实体单元中资料排列顺序为：按照每道工序填报表中的施工工序及成品实体的施工顺序进行罗列。 2、土石方路基工程资料合并方法为: 按照分项工程的填筑层次逐层合并，0层-顶层。 3、排水工程、砌筑工程合并方法为： 按照施工部位和分项工程施工顺序结合时间顺序进行合并。 4、施工单位自检报验资料包括工程检验申请批复单及自检附件；监理单位抽检报验资料包括工程检验申请批复单及抽检附件。 要求合同段组织资料管理人员首先清楚单位分部分项工程内容，依据单位、分部、分项工程划分情况再结合施工组织设计方案里面工序的要求，建立施工阶段竣工文件材料平时收集（预立卷）类目，并据此确定相应的文件夹，将同一类目下施工过程产生的文件材料归入相应的文件夹内。 文件目录可以在收集文件过程中同时产生，因为工序资料在形成过程中需要各级监理进行签认，在办理资料交接时都要进行登记，可以用卷内目录作为文件登记台账。 竣工图应全面、准确、清晰地反映工程竣工时的实际情况。竣工图编制说明应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况。 竣工图在设计文件的基础上编制。施工图没有变更的，由竣工图编制单位在施工图（即重新出施工图）上加盖竣工图章作为竣工图；施工图有变更的，须重新绘制竣工图（标题栏见附见12）并加盖竣工图章。 有变更的竣工图，须填写设计变更文件与竣工图档号对照一览表，排列在竣工图表的前面。一张更改通知单涉及多张图纸的，或图纸不在同一卷内的，应在备考表加以说明。 竣工图章的使用 (一)竣工图章尺寸为80mm×60mm，内容有：编制单位、编制人、技术负责人、编制日期和监理单位、监理人组成（竣工图章样式见附件11）。 (二)竣工图章签字要求本人手写签名，填写齐全，不得代签。 (三)竣工图应逐张加盖竣工图章。竣工图章应使用不褪色红印泥，盖在标题栏附近空白处。如竣工图正面无空白处，可盖在图的背面左下角。 对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档