CHAPTER7GOODBUSINESSLETTER规范的商业信函.doc

译文 第七章 规范的商业信函 7.1简介 规范的商业信函有助于扩展业务和增加利润，但不规范的商业信函会令公司失去发展机会。下面几条方针有助于写好服装行业的商业信函。 要明了、简洁、有条理性。 不要写混淆、过长或无意义的信件。 要有礼貌、友善和正式。 明确沟通。 精练且目的明确。 7.2信封 7.2.1信封样式 信封应与信头颜色、质量，以及其他品位保持一致。地址的第一行应该写在信封中间偏离少许的位置。并且信内地址应与信封的格式一样 (表 7-1)。 表 7-1 信封样式 回信地址：: Polo Co. Ltd. 36, Oxford St. London, W, 5 England 航空信件 去信地址： Merchandise Group 26 California Avenue Seattle, WA 6288 Smith先生收启 USA 7.2.2信封备注 备注词语应打印在信封左下角位置，例如下面词语： 航空邮件、印刷品、快递、挂号等。 由……先生托交或……小姐托交等。 由……先生收启或推荐……先生等。 7.3商业信函的构成 7.3.1信文样式 为了方便读者阅读，一般国际商务函件应按一定的顺序撰写，下面是一个标准样式（表7-2）。 表7-2齐头样式 信头 参考编号 日期 信内地址 ………………… ……… 指定收件人 ……… 称呼 主题 正文 …………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… …………… …………… 结束语 公司名称 笔者署名（签名） 笔者姓名（打字） 头衔 附件 7.3.2样式说明 (1) 信头：信头的内容包括：名字和地址、电报地址、贸易商标等。并且信头的设计必须品位高，书写大小要适中。 (2) 日期：日期填写成一直线。下有两种日期写法： 美式写法：May 1, 2001 or 1 May 2001 英式写法：1st May 2001 （3）参考编号：指文件的编号。 （4）信内地址：包括了头衔、人名、收信人的地址，这些都通常写在信文上面左边位置。具体细节应按以下顺序写： 人名 头衔 公司名 街道地址 城市（州／省） 国家 （5）指定收件人：收信人 （6）称呼：称呼应该与信内地址第一行齐头编写。称呼后的标点为逗号“，”。下面是一些正式与不正式的称呼： 正式的称呼： Sir，或Madam, 不正式的称呼： Dear Sir，或Dear Madam， （7）主题：主题是正文的概括,方便收信人快速了解信的主要内容。 （8）正文：信件的主要组成部分，可包括一个或几个自然段落，清晰愉快地表达你的信息。 （9）结束语：结束语的位置根据签名的长度来确定。它应该从垂直中心的右边开始，且不能越过右边界。应该写在信文最后一行低两行以上的位置。一般信函的结束语包括：Respectfully yours、Sincerely yours、Truly yours、Yours faithfully等。 （10）寄信人信息：指写信人或口述人的信息，署名必须用手写。信息包括有：公司名、笔者署名、打印名和头衔等。 （11）附件：例如价格表、产品目录或其他特殊备注等。 7.4示范信函 7.4.1询问与订购 普通的询问与订购信应以简洁和清晰为原则。内容必须包括了产品目录表、价格表、单价和样板等。询问与订购信函要简明扼要，让收信人确实清楚查询内容。 案例I：第一次询问 2010年5月18日 Garment Products Inc. 312 Western Highway Austin USA 先生： 您好，我们想了解你们是否可提供大量的纯棉男装衬衫、罩衣、短裤、工装裤和牛仔裤等。 我们还需要大量的双面羊毛地毯，请将仓库有的或你推荐的所有产品目录寄送给我们。 期待你尽早回复。 敬上， R k Trading Office Ivy Wang Ivy Wang 跟单员 案例II：答复第一次询问 2010年5月28日 Mrs. Ivy Wang R k Trading Office 8 Whit Street Manchester England 王女士： 您好，谢谢你5月18日的询问信件。很高兴你对我们的产品感兴趣。 我们正将一份最新的有单独封面的目录表复印件连同产品样板一起寄送给你。 我们还生产各种皮衣服装，贵公司可能会感兴趣。这些产品的插图都刊登在我们的产品目录中，这些产品与我们的机织产品同样具有高质量。刘女士拜访时将向您