数字档案室建设指南.doc

数字档案室建设指南  说 明 本指南由国家档案局提出并归口。 本指南起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。 本指南主要起草人：孙钢 朱煜 李忱 丁德胜 毛海帆 傅培超 张会琴 张红 吴惠敏。 目 录 1 概念与基本特征 1 1.1 概念 1 1.2 基本特征 1 2 建设原则与内容 2 2.1 建设原则 2 2.2 建设内容 2 3 基础设施建设 3 3.1 网络基础设施 3 3.2 系统硬件 3 3.3 基础软件 3 3.4 安全保障系统 4 3.5 终端及辅助设备 4 4 应用系统建设 4 4.1 档案门类管理 4 4.2 接收采集 5 4.3 分类编目 5 4.4 检索利用 6 4.5 鉴定统计 6 4.6 系统管理 7 4.7 技术文档管理 7 4.8 测评鉴定 7 5 数字档案资源建设 8 5.1 基本要求 8 5.2 数字档案资源命名规则 8 5.3 文书类电子档案质量要求 9 5.4 声像类电子档案质量要求 9 5.5 科技和专业类电子档案质量要求 10 5.6 纸质档案数字副本质量要求 11 5.7 数字档案资源的备份 11 6 保障体系建设 12 6.1 经费保障 12 6.2 制度保障 12 6.3 人才保障 13  机关（团体和其他社会组织）档案工作是国家档案事业的组成部分，也是随着档案信息化的逐步深入，传统机关档案工作机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求档案信息化建设中 数字档案室是信息化条件下档案室的，是管理机关档案信息机关办公自动化与数字档案馆建设的建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。 本指南所称的数字档案室，是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和档案数字副本进行采集、、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。 1.2 基本特征 与传统档案室相比较，数字档案室具有独有的特点和功能： ）档案资源数字化。数字档案室以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、声音、视频等，压缩了存储空间，改进了组织形式是数字档案室的基本特征。 2）档案实体虚拟化。通过对纸质档案、缩微胶片、录音录像等进行数字化加工，实现档案实体虚拟化，数字档案资源一并进行管理和规范。 ））信息传递网络化。数字档案室依附于网络而存在，通过不同类型的网络实现档案收集、管理和移交，用户不必亲自登门访，就可以利用所需的信息，加快信息交流与反馈的速度。 ）档案利用知识化。数字档案室将文、照片、音等各类信息载体与信息来源在知识单元的基础上有机组织并链接起来，以动态分布的方式为用户提供服务，实现由档案的提供向知识的提供转变。 2.1 建设原则 数字档案室建设应当遵循资源为先，标准规范，整体推进，确保安全的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。 1）资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应着眼于建设，规划设计以最大限度保证建设质量为根本出发点数字档案室建设应该有助于的齐全、完整，有利于的有效管理和方便利用。 2）标准规范。数字档案室建设应协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案室与综合档案之间关系，严格遵循既有标准规范进行系统设计、建设，实现文档一体、馆室一体。 3）整体推进。应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来，统筹考虑数字档案室系统功能、格式要求等因素，整体推进数字档案室实施方案。 4）确保安全。数字档案室建设应建立健全安全管理制度，按照信息安全等级保护要求采取安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，完善灾难恢复机制，确保数字档案室建设和运行的安全。 2.2 建设内容 是一项系统工程，包括基础设施建设、、、保障体系建设，需要机关档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共同参与实施。主要包括： l）按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，建设适应未来一定时期档案管理满足数字档案室各项管理与服务需求的基础设施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓励依托机关信息化基础设施进行数字档案室基础设施建设。 2）开发或用功能完善、安全可靠、方便易用的，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。 3）严格标准规范，全面进行传统载体档案数字化转换，积极推进电子文件管理，全面推进数字档案建设。应用先进技术和手段，保证数字档案资源，满足各类用户共享需求。 4）根据数字档案室建设要求，修订完善档案