兰陵县建设校舍档案培训讲义.doc

校 舍 档 案 的 建 立 校舍档案分为确权、管理、基建三类。三类档案中，管理类档案作为重点，必须完备，基建类档案重点准备2002年以来建设的所有校舍有关资料，确权档案不作为重点，整理好现有材料即可。 一、确权类档案 ㈠内容： 1.房产证（或房地产权证）。 2.土地使用证。 3.建设的请示、审批文件。 4.征用土地的请示、审批文件及协议等（3、4即权属来源证明材料，文件材料的排列规律可按时间先后为序）。 5.权属变更的文件资料（接管或没收等）。 6.产权估值资料。 7.建设用地、征地、拆迁文件（含与土地证有关的文书档案材料）： ⑴选址申请及选址规划意见通知书； ⑵用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书； ⑶拆迁安置意见、协议、方案等； ⑷建设用地规划许可证及其附件； ⑸划拨建设用地文件； 8.其它文件。 9．确权类资料暂时不作检查要求。 ㈡编写： 1.卷内文件页码编号：用铅笔在文件的右下角编写“1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11……”。右上角用铅笔填件号。 2.卷内文件目录填写（加页）：用电脑打印，打印顺序按文件最终形成时间的倒顺序填写。具体讲，同类别的文件，时间早的排在前面；批复在前，申请在后；原件在前，复印件在后（同一级别的）；正本与复印件不能分开。右上角“案卷号”不填写。 ⑴“顺序号”：填写阿拉伯数字，如“1、2、3……”。 ⑵“文号”：填写全称，如“兰陵教发[2000]××号”。 ⑶“责任者”：如多个，只填第一个。 ⑷“题名”：填写全称，如“兰陵县XX镇XX中学”。 ⑸“日期”：填写完整，如“2000.06.18”。 ⑹“页号”：规范填写。如共三个文件，第一个文件写“1”，第二个文件写“4”，第三个文件写“8—9”。 ⑺“备注”：填写该文件需要说明的问题。 3.卷皮填写：无论文件纸张大小，一律选择A4卡纸卷皮(图一)。要求用电脑打印，填制要求： ⑴第一格：填写与单位公章一致的单位名称。 ⑵第二格：填写“确权类”。 ⑶第三格：填写文件名称，如有多个文件，只填三个文件名，最后加写“等”字即可。案卷题名必须简明扼要，主谓语必须完整。 兰陵县XX镇第*中学 确 权 类 填写********文件等 自1995年05月至1997年10月 保管期限 永久 本卷共 15件 30 页 归 档 号 全宗号 目录号 案卷号 1 图一：确权类文书档案卷皮的填写 ⑷“自 年 月至 年 月”：填写完整，如“自1995年05月至1997年10月”。 ⑸“保管期限”：填写“永久”。 ⑹“本卷共 件 页”：如实填写，如“本卷共6件21页”。 ⑺“归档号”：不填写。 ⑻卷皮右下角“全宗号、目录号、案卷号”及卷皮封二“卷内文件目录”：“案卷号”用铅笔填写，按本单位“确权类”档案编制时间的先后顺序填写“1、2、3……”，其它均不填写。 ⑼卷皮封三：“审核人”、“立卷人”及“立卷时间”要填写真实、完整。 4.组卷：一证一卷，同类同性质文书材料一卷。 ⑴房产证、土地使用证：一证组一卷，“卷内文件目录”内容填写在“封二”页。 ⑵文书材料：与房产证、土地使用证有关的文书档案材料或其他文书档案材料，按照同类同性质分别组卷，每卷中的材料页码与“卷内文件目录”所填写页码一致。 ⑶卷盒：根据卷数和厚度选择厚度适宜的档案盒。 5.卷盒填写：全部内容用电脑打印。管理类、基建类档案盒的填写，相同处不再重复讲述（图二）。 ⑴“档号”：如XS.01 ⑵“档案馆号”、“缩微号”：不填写。 ⑶空白处：填“确权类”。 ⑷“案卷题名”：填单位全称（参照图二）；第二行填写盒内何证或何文件名称，文字应排列适中。 ⑸“编制单位”：填写盒内证件或文件的签发单位全称，第一个字与左侧对齐，文字排列适中。 ⑹“编写日期”：应以汉字填写完整，如“一九九八年六月十五日”，第一个字与左侧对齐。 ⑺“保管期限”：填写“永久”，与右侧对齐。 ⑻“密级”：填写“秘密”，与右侧对齐。 ⑼脊背：“档号”填写同盒面“档号”内容一致。即确权类填写“XS.01”；“案卷题名”右侧始第一竖行填写单位全称，第二行填写盒内何证或何文件名称，文字应排列适中。 档 号XS.01 档案馆号 缩 微 号 确权类 案卷题名兰陵县XX镇***小学 房地产权证 编制单位兰陵县国土资源和房屋管理局 编制日期二00三年四月十日 保管期限 永久 密 级 秘密 档 号 XS.01 卷案题名 兰 房 陵县 地 XX镇 产 第* 权