1信息沟通与协商管理程序.doc

神华新疆能源有限责任公司活性炭分公司质量/环境管理体系 程序文件 信息沟通与协商管理程序 文件编号 SXHXT01/CX-01-2014 版本/版次 A/0 第 1 页 共9页 1 目的 为规范建立活性炭公司不同层次、不同单位之间，以及与外部的有效沟通与协商渠道，规范信息交流过程，确保员工都能有效参与管理体系的运行，确保与顾客及其他外部相关方之间能有效沟通，特制定本程序。 2 范围 本程序适用于公司范围内、外部信息的交流、传递、分析、协商与处理。 3 支持性文件 1）《神新能源公司会议管理实施细则.1 综合管理办公室职责 综合管理办公室是沟通与协商工作的归口管理部门，负责贯彻和执行国家法律法规、上级管理部门及公司下发的各项管理规章制度，负责制（修）订《信息沟通与协商管理程序》并组织实施，具体职责如下： 1）负责公司内、外部公文的收发处理及印信管理； 2）负责维稳信访方面的信息交流、协商与沟通，以及做好公司保密管理； 3）负责与神新公司、地方进行信息沟通；接访外部顾客的投诉、意见的信息沟通。 4）负责员工职业健康安全内外部信息沟通。 5.2 相关单位职责 1）安环办公室是环境/本质安全管理工作内外部信息沟通的管理部门。 2）设备管理部是设备管理、检维修内外部信息沟通的管理部门。 3）调度室是生产运行组织与控制的内外部信息沟通的管理部门。 4）生产技术办公室是产品质量、标准化管理、规章制度制（修）订工作内外部信息沟通的管理部门； 5）经营管理办是劳动合同、劳动报酬、工作时间、休息休假、保险福利、职业培训及其他内外部信息沟通的管理部门； 6）公司各单位负责相应职责范围内的内、外部信息交流、协商、沟通与处理。 6 管理过程 6.1 总则 沟通与协商按照“谁主管，谁负责”、“双向互动”原则进行，沟通的内容应准确、可靠，信息传递及时、快捷和有效，符合法律法规的要求。 6.2 外部沟通与协商 6.2.1 外部沟通与协商的内容 1) 来自国家、地方政府的政策、法律、法规等有关信息；来自上级部门有关活性炭产品研发、生产经营管理各方面的方针、标准和指令； 2) 承包方、合作者、顾客有关质量、环境与本质安全管理等方面的意见和要求；国内外有关科技成果等； 3) 公司产品研发、生产经营管理各方面要求向外部传递的信息； 4) 相关方（政府部门、上级主管部门、员工、顾客、供应商、承包商、来访者、媒体等）反馈的信息、要求、举报及其投诉等。 6.2.2 外部沟通的方式 会议、会谈、电话、网络、管理信息系统、传真、文件、参观考察、现场调研、信访等。 6.2.3与外部其他相关方的沟通 1）综合管理办公室对上级公司有关部门、单位，地方政府的文件、通知和接收到的相关方意见，按规定程序进行办理；按要求做好对外宣传报道工作；按照神新公司有关部门、单位，地方政府及其他外部相关方的要求和意愿，组织接待、会议及会谈，上报有关信息；做好来信来访的接待、处理工作，并做好记录。接待工作流程见“7.2接待工作流程图”。 2）公司各部门按照各自工作职能与上级主管部门和有关单位加强沟通与协商，按要求完成有关工作任务、报送有关材料。 3）安全环保办公室就环境、安全等信息，与上级安监局、地方政府相关部门和其它相关方进行沟通，并对相关方有关要求及时传达并组织落实。 4）生产技术办公室就原料、产品质量等信息，与上级主管部门和地方政府相关部门及其它相关方进行沟通，并对相关方有关要求及时传达并组织落实。 5）各单位对于神新能源公司有关部门、政府部门以及监测、认证机构等检测、监督、检查结果及反馈信息及时向分管领导报告并传递至相关部门。当监测或检查结果出现不符合情况时，按照相关规定进行处置； 6）各单位可通过经批准后加入外部协会、学会，以及参观、学习或参加研讨会、技术交流会及各种专业会议等方式与外界进行信息交流。 6.3 内部沟通与协商 6.3.1 内部沟通与协商的内容 1）正常信息：如法律法规、相关方要求；公司的承诺、方针、目标的执行及完成情况；产品研发建设、生产经营、科技发展、测量和监控记录、内部审核、管理评审与效能监察以及管理体系正常运行时的其它信息和记录等。 2）公司管理体系的运行信息；管理体系的内部审核信息；不符合和纠正措施信息等（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告等。 3）紧急、应急信息，如出现重大事故等情况下的信息和记录。 4）工作职责、权限、要求及职能部门与其他部门间工作协调、管理接口等管理信息。 5）其它内部信息（如员工诉求、建议及抱怨等）。 6.3.2 内部沟通的方式 会议、会谈、电话、网络、管理信息系统、传真、文件、内部刊物、现场调研、教育培训、意见箱、信访等。 6.3.3 内部沟通与协商的要求 1）公司领导、有关部门