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我国企业人事档案管理现状及对策研究 王书平 摘要：人事档案是国家机构和社会组织在人事管理工作中形成的, 记述和反映个人品德作风、业务能力、工作业绩、健康状况, 是历史地、全面地考察管理员工的重要依据。随着我国社会主义市场经济建设的不断建立和完善, 企业的规模不断扩大,员工数量不断增加, 传统的企业人事档案管理在材料构成、管理体制、管理的方式方法、提供利用等方面都存在着明显的不足。因此，我们应当研究新情况、解决新问题, 不断加强和改进企业的人事档案管理, 已成为当前企业人事档案管理部门的一个新课题。人事档案工作的管理要逐步实现标准化、科学化, 只有这样才能在新形势下为企业的发展发挥重要作用。 关键词：人事档案 档案管理 管理体制 一、我国企业人事档案管理问题分析 1.档案管理制度不完善，档案管理意识不强 在我国，多数国有企业把精力和资金主要放在生产经营、产品销售、改善企业形象上，对档案基础工作的投入不够，甚至片面地认为没必要把太多的精力用在人事档案管理上。这样就导致了国有企业人事档案管理工作缺乏科学性，利用率低的现状，越来越不能满足现实工作的需要。 2.档案内容陈旧、简单 人事档案具有动态性强的特点，因为当事人每时每刻都在谱写自己的历史，各方面的情况都在发生变化，因而决定了人事档案必须依据当事人的情况变化而不断增加新内容，补充新材料，及时提供反映最近的业务工作进展及岗位责任制执行情况，然而目前仍然有不少国有企业的人事档案材料仅记录了员工的履历、入党入团材料、毕业参加工作材料、任免材料等基本信息，而缺乏反映最近的业务工作进展、岗位责任执行情况、目前参加学习和培训及最新取得的创造发明和科研成果等“现在时”材料。已不适应新形势的发展。在人事管理工作中，只有详尽的掌握员工情况的“过去时”和“现在时”，才能更加准确的把握员工的“将来时”，搞好人才预测，及时发现人才，选拔人才一，做到人尽其才。 3、管理手段落后 在数字化、网络化、信息共享的社会中，国有企业人事档案的管理手段明显落后，不适应现代化的要求。一是手工操作使档案不易于检索利用，易被人为破坏，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性，导致人力资源的配置以及未来人力资源的供求缺乏有效依据。二是有的档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位。有的企业违反规定，把人事档案当成普通邮件寄送，不通过机要交通转递，容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封钤印，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失人事档案的现象时有发生。这些情况不仅不利于个人的工作发展，也不利于国有企业人事档案的规范化管理观念上重政治轻业务。 4、企业干部与工人档案分离 这种管理体系不符合现代企业对人力资源管理的要求，也不便于人事档案的管理和利用。除干部档案管理体系较为健全外，其他类人事档案不能全面真实地反映各类人员的历史与现状。干部档案的内容一般分十大类:履历材料、自传及属于自传性质的材料、鉴定材料、考核材料、政审材料、入党入团材料、奖励材料、处分材料、反映职务职称工资情况的材料和其他材料。由于工作性质所决定，其它各类人员的基本情况决不是上述十类所能包含的，不能客观全面地记录和反映一个人的全貌，不利于人员的选拔和任用。现代企业人事制度改革后，普遍实行全员劳动合同制，形成了不拘一格选拔人才的用人机制和能上能下的干部制度，并统一采用“企业技能工资制”或“岗位技能工资制”。这些变化使得企业干部与工人的身份界限日趋淡化，干部与工人的岗位可以互换。而大部分国有企业的档案管理制度在新的人事制度前显得过于陈旧。 5、鉴定审查把关不严，内容失真 真实性是人事档案的基本要求，是人事档案能否发挥作用的基础和赖以存在的前提，内容失真的材料会误导人事工作，造成严重的后果。然而一些单位的人事部门在审查材料时，把关不严，使一些虚假材料顺利地进入个人档案，如个人年龄越填越小，参加工作时间越填越早，学历越填越高，给工龄认定、退休时间核准以及工资晋升，甚至劳保福利的发放等都带来了许多麻烦。 二、改进企业人事档案管理的对策 1、强化各级领导的档案意识 档案工作中出现的诸多问题，其根源在于组织人事部门和单位领导的档案意识淡薄，没有从思想上真正认识人事档案及其工作的重要性。因此，增强组织人事部门和单位领导的档案意识，是解决当前人事档案工作中存在的问题，提高工作质量和水平的根本途径。企业人事部门的领导应认真贯彻中央的有关指示和规定精神，正确认识人事档案工作的特点、地位和作用，从人、财、物诸方面积极支持人事档案工作。从事人事档案工作的同志也应加强宣传，经常向领导宣传人事档案的价值和人事档案工作的地位与作用，宣传档案法规和有关人事档案工作的方针、政策，宣传本单位在人事档案工作中取得的成绩