【2017年整理】秘书职能范畴.docVIP

第二章 秘书职能范畴 教学目的： 1、了解秘书的职能范畴包括哪些事项 2、准确把握秘书各项职能的主要内容和工作要领 教学重点： 1、掌握秘书撰拟文稿的各项要领 2、了解秘书办会的主要内容 3、了解秘书参谋辅助的主要内容 4、秘书授权理事应注意的方面 教学难点： 1、秘书撰拟文稿的要领 2、秘书如何在上司面前表现自己的才华 课时安排：8节 秘书是为领导服务的，其工作职能必须围绕着领导工作的需要展开。概括地说，在领导履行职责、行使职权所需要的辅助和服务领域内，都属于秘书工作的职能范畴。一般而言，秘书职能可分为办公事务辅助、参谋智能辅助和管理协调辅助三个方面。三个方面既有内容上的区别又是相互渗透，其共同目的都是为领导工作有效和有序提供辅助与服务，以促进领导工作效率的提高。 第一节 办公事务辅助 办公事务辅助主要包括办文、办事、办会以及办公环境管理等。 一、办文 办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用，是秘书工作极为重要的业务内容。它主要包括文稿撰拟、文书运行、文书整理、文献材料的保管和利用等四项内容。 （一）文稿撰拟 1、明确自己代笔者的地位；2、准确使用规范的文种；3、要选用准确而不含混、庄重而不易产生歧义的语言表达；4、要反复进行认真修改；5、依据要可靠；6、要有精益求精认真负责的态度。 （二）文书运行 文书运行包括收文与发文两个程序化过程。 收文主要环节：签收-登记-分办-传阅-拟办-批办-承办-催办-注办等 发文主要环节：交拟-拟稿-审稿-签发-复核-缮印-校对-用印-登记-封发 安排公文运行程序，都必须注意以下方面： 1、程序的有序衔接性 2、主辅协同性 3、运作规范性 4、文书运行中智能辅助的渗透性 5、文书运行的反馈性 （三）文书整理 主要包括文书立卷和案卷归档。 文书立卷是指奖已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、特征和一定的?律组成案卷。 注：详细内容在《文书学》中讲授。 （四）文献材料的保管和利用 秘书的文献资料工作与图书管理和档案管理有较大的差异，工作中必须注重以下几个方面：一要注重针对性，二要注重前沿性，三要注重系统性，四要注重动态性，五要注重消化应用性。 公文文种改错案例 1、背景材料： 白雪飘飘，天寒地冻，2000年11月寒阳市人 民政府对下级机关或所属单位，布置工作任务，交待办法，要求办理执行，内容是切实作好防寒保暖准备工作。 秘书拟写的公文标题：《寒阳市人民政府关于切实作好防寒保暖工作的命令》 2、背景材料： 各区、县人民政府，市政府各委、办、局： 为进一步开展治理乱收费、乱发款和乱摊派（以下简称三乱）工作，市政府决定成立××市治理“三乱”工作领导小组，其成员名单如下：…… 秘书拟写的公文标题：《合龙市人民政府关于成立××市治理“三乱”工作领导小组的意见》 3、背景材料： 朝阳市卫生局向上级机关汇报本部门专项性工作，内容是加强食品卫生检查，防止过期食品销售情况。 秘书拟写的公文标题：《朝阳市卫生局关于加强食品卫生检查、防止过期食品销售的情况的函》 4、背景材料： 南海市工商局向市政府行文，提出由于行政经费紧张，影响正常办公，影响工作效率，请求增拨办公经费300万元。 秘书拟写的公文标题：《南海市工商局关于增拨办公经费的会议纪要》 二、办会 （一）会务工作的原则和任务 六大原则： 1、质量高的工作会议 2、缓急轻重，安排好议程 3、会议通知不宜请人转捎口信 4、会场大小要和与会人数相适应 5、会议服务工作都是为了保证会议的顺利进行 6、重点做好部门缺席或人员的落实工作 （二）会前筹备 （1）确定会议议题，拟定会议方案（2）组成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资料、生活、财务、保卫等（3）安排会议议程、日程和程序：议题先后、日程安排、主持、报告、发言、总结等安排（4）提名与会人员（5）办理会议报批手续（6）发出会议通知 （7）编排分组 （8）准备会议文件、材料 （9）制作会议证牌 （10）会场布置和检查 （11）办妥后勤服务事宜。 （三）会间事务 （1）会议签到 （2）安间调度（3）会议记录（4）会议简报（5）会议选举 （6）会议总结（7）后勤保障。 （四）会后工作 （1）草拟和印发会议纪要（2）清理会议文件（3）组织会议代表离会（4）搞好宣传报道（5）会议工作总结（6）会后催办工作。 案例分析： 天地公司销售团体会议议程表 公司销售团体会议在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。 1、宣布议程 2、说明有关人员缺席情况 3、宣读并通过上次会议的记录 4、通信联系情况 5、东部地区销售活动的总结 6、销售一部关于团队沟通问题的发言 7、公司销售人员