粮油公司采购部管理制度手册.docVIP

目 录 一、采购部业务流程图……………………………………2—4页 二、业务流程说明…………………………………………...5页 三、人员定编及组织结构……………………………………6页 四、岗位职责及岗位描述………………………………...7-13页 五、规章制度........................................................................14-页 采 购 部 业 务 采 购 流 程 图 采购部业务流程说明 计划流程说明： 业务员每天联系油脂生产厂家及公司各经营部门，及时进行信息的收集与反馈，促成交易意向。 根据销售订单进一步筛选信息，工作成果为询比价记录单。 根据付款方式、质量要求、供货能力最终确定采购厂家。 填制采购审批单，报业务主管、部门领导进行采购计划的审批，同时报宋助理处进行审核。销售订单及询比价单作为审批单的附件。 合同流程说明： 业务员及内勤根据采购计划（合同）审批单制定合同 合同报送业务主管、部门领导及助理处进行合同审核。 合同签订后需报送财务备案，内部进行归档，同时通知销售、储运等相关部门。特别注意的是如合同变更牵扯到货款支付、费用划分等财务事项时，必须书面通知财务部门！ 实施流程说明： 在通知厂家交货前必须进行质量确认，依据厂家质检报告对货物取样化验，进行批次批检。不合格的依据合同协商处理，同时对检验记录进行归档。 根据付款计划填制业务汇款审批单，批准后下付款通知书至财务部门进行货款支付，同时登记台账。 业务员及时与厂家、销售、储运部门沟通，最终确定汽运计划后安排调度运输车辆。运输前必须明确运价、磅差、损耗及货物交接程序，同时给厂家发委托承运单。对拉运车辆须登记备档，对拉运数量、运费须登记台账。 接收流程说明： 货物入库前须复检，合格后入库。对不合格货物依据合同与厂家协商进行退货或折价处理。经内部评审同意接收的不合格货物须经工厂精炼或其他合理处理后方允许入库。 货物的出入库须填制出入库单据，出入库单须报送财务进行账务处理。 依据出入库单制作库存报表，并与销售、储运、财务等部门核对。 结算流程说明： 结算总的分为合同、运费结算。 合同结算： （1）、首先根据收付款台账及开具发票情况制作对账单与公司财务进行对账。与合同有关的其他费用结算须同公司相关部门如储运、销售等核对，形成书面说明。 （2）、与公司财务核对无误后再与厂家对账，对清后经财务等部门批准后方可进行财务结算。 (3)、财务结算至财务收付款遵循公司财务部流程，采购部负责配合。 （4）、财务收付款完成后，采购部内勤登记收付款台账，并制作合同执行情况说明。 3、运费结算： （1）、内勤根据审核批准的票据制作运费结算表 （2）、经部门审核无误的结算表连同票据报财务部门进行财务结算及收付款。 采购部岗位编制 采购部经理（1人） 2、经理助理（1人）3、南疆片区主管（1人） 4、北疆片区主管（1人）5、南疆片区文员（2人）6、北疆片区文员（2人）7、南疆片区业务（2人）8、北疆片区业务（2人）8、南北疆调度（2人） 附：组织结构图 新疆万年丰粮油有限公司采购部岗位责任书 岗位名称：采购部经理 岗位描述：对部门进行日常工作管理，部门人员的培养，带领部门进行新的业务的开拓，相关部门的工作协调。具备油脂行业专业知识。 直接上级：营销总监助理 直接下属：经理助理、业务主管、业务员、文员 直接责任： 部门年月经营计划的制定与实施，完成既定利润目标。 对部门人员的工作进行检查、督促与指导。 部门的团队建设，合理制定岗位职责和管理制度。 及时跟踪和掌握市场信息，制定采购计划，总结和分析采购任务。 对外开拓业务，指导和协助部门人员完成。 对部门人员进行业务考核，制定业绩考核制度和具有对部门人员的奖罚权力。 协调部门间的工作，帮助部门人员解决棘手问题。 对外进行客户的维护及公司的宣传工作。 领导责任： 对部门的独立核算，盈利状况负责。 安排、指导、监督部门的工作。 对部门的管理、人员职业技能提升、考核负责。 工作权限： 1、对部门人员业务工作有指挥权。 2、对部门人员工作有监督检查权。 3、对部门人员的业务绩效有考核权。 4、对部门人员的奖惩有决定权。 岗位名称：采购部经理助理 岗位描述：协助部门经理对部门进行日常管理 ，完成部门经理安排的工作，安排指导下级业务工作。具备基本油脂专业知识。 直接上级：采购部经理 直接下属：业务主管、业务员、外勤文员、内勤文员 直接责任： 1、采集生产厂家市场