化州同乡会大三毕业欢送会活动策划书.docVIP

广东南方职业学院 化州同乡会大三毕业欢送会 策 划 书 主办方：江门市化州同乡联谊会 承办方：广东南方职业学院化州同乡会 时间：2016年4月11日 目录 一、活动简介 3 （1）活动目的 3 （2）活动主题 3 （3）活动时间 3 （4）活动地点 3 二、活动前期工作 3 三、活动当天工作 4 四、活动流程 4 五、晚宴后期工作 5 六、经费预算 6 七、注意事项 7 八、紧急方案 8 九、附则 8 活动简介 （1）活动目的：大三的师兄师姐即将迎来他们的毕业典礼，在毕业之际，我们以吃饭的形式来欢送师兄师姐们的离校，在感谢他们过去的一年里对师弟师妹们的关心和帮助的同时，也是给师弟师妹的一种鼓励，让他们感受时光匆匆，务必珍惜。并以此来表达我们对师兄师姐的祝福。 （2）活动主题：回首以往，感恩有你 （3）活动时间：2016/4/11 16:00—21:00 （4）活动地点：辉记酒楼 活动前期工作 信息部： （1）5月7号前收集好大三师兄师姐们的毕业照片及在过去一年里的同乡会活动照片，并制作成视频，供活动当天播放。 （2）5月30号前设计并定制好邀请函。 外联部： （1）5月1号前找齐表演节目的团队进行排练（包括主持人演练）。 （2）6月10号前收集好活动开场时播放的音乐及视频。 （3）即日起到活动当天对在校所有老乡进行这次活动宣传及推广（QQ，微信，电话，面对面等形式）。 秘书部： （1）5月1号前收集好同乡会人员信息并确认，打印成表格供活动当天签到用。 （2）设计好新一届干事的会服图标，并购买好新一届干事的会服。 （3）6月10号前购买好毕业生的礼物。 （4）6月10号前发放邀请函给同乡会所有人员，工作量偏大，其他部门要协助完成。 （5）6月10号前购买好活动当天抽奖环节的礼品 体育部： （1）协助秘书部购置好活动所需的所有东西，并写好活动当天的人员姓名和号码（供活动当天进场和抽奖用）。 （2）即日起到活动当天对在校所有老乡进行这次活动宣传（QQ，微信，电话，面对面等形式）。 活动当天工作 试用音响控制及视频播放，确保不耽误活动的进行。 安排人员进行场地布置（摆放桌椅，装饰现场），购买饮料并进行安放。 签到迎宾及安排到场老乡就坐。 注意礼品安放和保管（毕业生礼物和活动抽奖环节奖品）。 安排信息人员照相和摄像，记录当晚的精彩瞬间。 活动流程 签到、领取号码牌 商会代表发表工作指导 会长工作总结 换届仪式、新一届会长就职演讲 毕业生颁奖、大三代表毕业感言 节目 节目 师兄师姐经验介绍 老乡幸运抽奖（6位幸运老乡） 节目 自由互动举杯送酒送祝福 活动：问答有奖 节目 老乡幸运抽奖（6位幸运老乡） 为大三师兄师姐赠送纪念礼物 晚会活动主持人宣布晚会结束，大合照、晚会主题曲《。。。。。。。》 晚宴后期工作 对没有拆封的食品与物品进行退还，已拆封但没有用完的食品与物品秘书部人员负责保管好，留给下次活动供作使用。 引导老乡缓慢退场，并护送老乡回校，确保每一位老乡都能平安到达学校。 开会对整活动进行总结，统计好所有费用的收取和支出并列出数目出示在同乡群。 经费预算 活动所需物品： 物品 数量（单位） 金额（元） 备注 横幅 3条 50 活动现场悬挂 气球 3包 18 场地布置所用 签字幅 1张 53 进场签字留念 证书 30只 43 大三颁奖环节 水牌 200只 50 老乡胸牌所用 红纸 3张 7.5 路线引导 邀请函 200份 250 邀请老乡所用 大三毕业礼物 40份 200 赠送环节所用 活动抽奖礼物 15份 60 抽奖环节所用 气筒 1支 5 打气球工具 双面胶 3卷 9 现场布置工具 可乐 2件 92 酒席饮品 稻花香白酒 4支 100 酒席饮品 矿泉水 4件 40 工作供解渴用 花生 1袋 65 酒席零食 纸巾 3条 15 酒席清洁所用 西瓜 10只 250 酒席甜品 总额：1307.5元 酒席菜式： 七味猪颈肉 甜酸排骨 盐水菜心 冬菇扒生菜 荷塘秀色 海皇粉丝煲 莲藕炆猪手 清蒸皖鱼 美极基围虾 葱油鸡一只 烧味拼盘 猴头菇赤肉汤 菜式总价：588元一围（初定活动开酒席16围） 总开支：10715.5元 注意事项 落实好宣传工作，确保每一位老乡都能得到信息 打电话或QQ通知时，注意言辞的礼貌 活动进行时，确保好现场的秩序，不要出现混乱 紧急方案 如果那天出现不可抗逆的情况（如台风，大暴雨，学院对大三师兄师姐日程另作安排等），则活动推迟，择日进行。 活动当天如果出现人员受伤或者急发病等，由同乡会负责人联系医院并护送到医院。 活动进行中如果出现酒楼停电的情况，同乡会全体干事应立刻稳定好在场的老乡的情绪，防止出现混乱和起