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录像答题技巧 ——国家秘书职业资格考试（三级） 一般 （1）看秘书的着装，看是否着职业装 （2）办公桌是否整洁、信函要分类放置 （3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天 （4）保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀泄密③不能因为老板炒你，赌气泄密。 （一）关于商务活动中的签字仪式 注意：迎客：秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接； 客人应坐在右边； 签字厅应整洁干净； 签字桌应为长桌，桌布应为绿 实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等； 桌上要摆放双方国旗； 入座座位，助签人应在主签人的 后面； 其他随从人员的位置要注意； 合同第一次交换由助签人完成， 第二次交换由签字人完成； 到最后要照相留念，注意站的位置； 共饮香槟酒互相庆祝； 最后谈话要注意：不谈政治、宗教； 不问婚否； 身子预言：注意 OK 在不同国家的意思不同。 （二）宴请 注意：场地的选择； 点菜时要注意对方有无忌口； 迎客的方式； 入座的顺序； 关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项； 可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期； 秘书要为上司准备好信息资料； 电话保密工作； 会议通知包括哪些内容； 管理上司日志时,若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉。 （三）有关商务旅行 注意：做好出行前的准备，拟定出访方案； 包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求。 准备好后 要想上司汇报. 召开全体出访人员预备会，给上司提醒。 （四）有关沟通： 可能员工家属来闹事 秘书有无做到换位思考； 耐心倾听； 秘书有无做到日常接待，如倒水等； 如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心； 秘书在接待过程中要注意保密工作； 与对方说话时，不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。 对方提出一些要求，秘书要向上级请示； 若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说， 而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。 领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。 答案：着装/桌椅方向、整洁/会议室温度、湿度，预约/办公室内外通道、安全设施 正确操作计算机、打印机、录音机/文件保密/印章加锁保管/用章后有填写用章登记表/拒绝开空白的 介绍信-对行用印登记/报销手续/值班登记/ 横向沟通/纵向沟通/礼貌用语/及时接电话/有记录/重复电话内容，准确记录来电信息/及时传达给领 导电话内容/能够主动寻求帮助，充分利用人力资源/记录领导讲话要点/及时向领导 提出建议/改进完善相 关工作制度/采用协商的方式。 正确、及时/严格填写、制作、修改各种计划，表格/及时通知相关人员参加会议， 接待计划/接待步骤/接待总计，会议安排/会议总结/会议记录 06-11 1、着装正确 2、电源裸露，存在安全隐患 3、放置灭火器，有安全意识 4、接听电话及时 5、电话应答语规范 6、能提醒上司要注意的事项 7、能过对上司的工作日记及时进行修改 8、对个人日记及时修改 9、遇到不明白的地方会主动询问上司 10、对修改的会议通知及时通知个部门经理 11、介绍信应该放在加锁的抽屉里，随用随开 12、文末盖反了 13、没有盖骑缝章 14、用印后能够及时进 1 秘书着装正确-对 2 办公室有灭火器，安全意识强-对 3 电源线裸露，存在安全隐患-错 4 窗帘有关，避免阳光直射到电脑屏幕上-对 5 接听电话及时-对 6 电话用语规范 7 开介绍信用印需要填写用印申请单-对 8 能够及时修改上司工作日程日志-对 9 桌面整齐-对 10 能够及时修改秘书个人工作日志-对 11 能通知后勤预订会议室-对 12 用印申请单上没有负责人签字不能开出-对 13 遇到不明情况能够打电话给上司确定核准-对 14 介绍信随便摆放，没有放进加锁的抽屉中报管好-错 15 印章有加锁保管好-对 16 印章位置正确，骑年盖月-对 17 没有盖上骑缝章-错 18 用章后有填写用章登记表-对 19 拒绝开空白的介绍信-对行用印登记 15、不能开空白信 其他秘书实务参考 秘书证书考试情景分析部分答题技巧 第二场卷册第一部分案例分析为两题，通过观看两段录像，以笔答的形式简要列出其中的正误点，并给出判断。 考生要在两个30分钟内完成两段情景录像的观看、记录、分析、陈述、判断，时间较紧迫，要获得案例分析高分，熟练形成工作技能是前提，即在培训和复习中按照工作要求体系，总体了解、熟悉甚至练就商务沟通、办公事务和管理、常用事务文书拟写、会议会商务活动和信息与档案五大工作技能，为在规定时间内、高质量地完成案例分析打下坚实基础。 此