第三节 物业管理档案的检索利用与保存.docVIP

第三节 物业管理档案的检索利用与保存物业管理档案通常有纸介质和电子媒体形式两大类，检索利用与安全保管也应根据档案的介质、不同特点，采取针对性措施分别使用处理。一、物业管理档案的检索（熟悉）(一)纸介质档案检索纸介质档案的检索工具种类很多，物业管理档案管理常用的检索工具有：目录、簿式索引、指南、卡片式检索工具等。(1)分类卡片目录分类卡片目录是根据档案分类的逻辑关系建立的目录体系。这类目录的优点是系统性、灵活性高，但难度较大，需要一定的时间。(2)专题卡片目录专题卡片目录是按某一特定的题目，将同一主题内容或属性的各类文献组合，以卡片形式提供档案室某一专题档案内容。(3)主题卡片目录主题卡片目录是指以规范关键字、词组织档案相关内容的索引系统。(4)名称索引名称索引是指以字母或其他文字排序方法的顺序将全宗内档案文件所涉及的单位按名称制作索引，以提供使用的索引编制方法。 2．档案提供利用的方式 (1)档案检索的步骤和方式 档案检索的一般步骤和方法是：分析应用需求，明确检索范围或根据索引的指引，查找到需要的档案文件。(2)档案提供利用的方式 档案提供利用的一般方式有：档案室阅读，外借，制作副本，向查阅者提供档案及档案检索专业知识与方法等。（二）电子媒体档案检索电子媒体档案一般分为两类：一类是保存于电脑硬盘的文字和图形图像资料，这类资料一般是以数字形式存贮的；另一类是闭路视频监控设备产生的录像资料，一般以模拟形式存贮于录像磁带中。尽管新的监控设备已将二者合一为硬盘数位形式存贮，但是目前仍有相当多的企业还在使用磁带方式存贮的视频监控系统，这类形式存贮的录像磁带与纸介质档案的存放方式相似。各类软件的检索查询设计，目前无统一的检索查询形式。二、物业管理档案的保存与安全(一)档案保存1．档案的保存价值和保存期限某个单份档案文件的价值是不能孤立鉴定的，应当从相互关联的一组档案文件来综合考虑档案的保存价值和保存期限。例如，某物业在施工过程中有一份混凝土试块检测报告，单个来看也许并不显得有多重要，但从施工过程中产生的一系列文件来考虑的话，这一组文件完整地反映了施工过程中的基本情况，即使是在该物业投入使用多年之后，仍然可以透过这一组文件获得该物业在施工过程中的完整信息，因此，有必要将这份文件列入长期保存的档案中。各物业管理企业可结合自身实际情况和管理要求综合确定有关档案保存期限的划分标准。为便于把握，表12—2列出了某物业管理企业档案的保存期限的划分标准。（注意区分三类：永久、长期、短期即可）2．档案保存注意事项某物业管理企业档案保存期限的划分标准 表12·2保存期限时间划分标准备注 永久无限期 凡是记载和反映物业，大型或重要附属设施设备及物业管理活动的基本历史情况，对物业维护和使用以及科学研究有长远研究参考价值的文件 1．有关所管物业及重要的附属设施设备的基础性文件资料，有关更新改造、大中小修的会议决议的文件、记录、验收报告和技术参数等文件； 2．有关物业管理工作中产生的重要决议、决定、合同协议、通知、记录、工作计划、统计报表及相关的请示、报告等； 3．业主及业主大会的基础资料、会议决议、决定、请示报告记录等文件 长期 15～60年 凡是在相当长的时间内对所管理的物业及物业管理工作需要进行查考、经验总结的文件与记录 1．有关物业管理工作中的年度季度计划、总结、报告； 2．与物业相关的附属设施设备(工作寿命在5年以上10年以内)的基本技术和商业资料，维修维护合同和记录，大中小修、更新改造记录和会议决议等文件；3．物业本体及大型或重要附属设施设备的维护记录 短期15年以内 其他只在较短时期内有查考意义的文件与记录 1．小型设施设备的更新、维修记录； 2．有关物业管理服务和运行记录的相关文件和记录(1)物业承接查验期和人住期收集整理的档案资料属于物业基础资料档案是物业管理档案中最重要和基础性的档案，它的保存管理和安全十分重要。(2)房屋共用部分和共用设施设备的检测、检修与运行记录档案，在分析房屋主体安全、设备运行状况和事故分析中有时起着十分关键性的作用，因此多粪户案的真实性和保存期限应有明确规定，一般不能低于设备的使用年限的 2倍。 (3)各类小型设备的运行和维护记录档案、环境与安全管理记录档案的数量较大，这部分档案的保存期限较短。这类档案应有一个销毁的管理方案和程序，以腾出空间，避免档案室空间被无谓占用。，(二)安全管理1．档案安全管理档案毁损有人为的原因刹自然的因素。人为原因的毁损，如遗失、损坏、被盗、不当使用和故意毁损等；自然的因素一方面是文件的介质和记录方式随时间的推移而产生自然失效，如文件的纸张自然老化和墨迹的自然消失等，另一方面是环境的影响，如火、水、潮湿、虫鼠啃咬、紫外线以及机械磨损等因素都会造成档案寿命缩短或毁损。档案