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第二节 企业会议管理 会议管理：所谓会议管理，指的是对各种各样的会议的组织与管理，包括确定会议内容、制定会议程序、通知会议人员、安排会议服务以及会议善后处理等环节。 一、会议管理认识 POINT核心要点：会议的种类 /会议的七大功能 /会议管理的原则 /行政部门会议管理的作用 会议是企业各级部门及领导实施管理的一种重要手段，是一种有组织、有目的地把众人聚集起来一起商讨问题的社会活动方式。会议在各级领导研究工作、布置任务、贯彻政策、调查情况、制定决策、协调统一、解决问题、联系感情等方面具有重要的作用。 1.会议的种类 会议的种类很多，可以有不同的分类方法。从会议的规模来分，有大、中、小三种类型。大会一般指大型的员工集合。中型会一般指各种经验交流会、报告会、代表会议。小会一般指各种办公会、董事会、座谈会、汇报会等等，只有三五人或十几人参加。如果按会议研究内容和所发挥的作用为标准，还可把会议分为决策协调型、研究汇报型、发布通报型三类。决策协调型的会议，多属会议领导层发挥集体领导作用和研究处理日常工作所进行的定期的、经常的会议。研究汇报型的会议，主要是指理论研究讨论和论证各种工作会议。理论研讨主要是为了酝酿和形成一些主要的思想理论观点和观念。观点和观念的形成，要允许争论并允许一定的酝酿认识过程。汇报、检查工作的会议，主要是就某一方面的工作进行汇报检查和安排。这类会议，以大型居多。发布通报型的会议，主要是用于发布信息、通报情况。目的是为了增进企业与企业之间、部门与部门之间、员工与员工之间的沟通和了解，增加工作的透明度，取得互相的理解与支持、关心和信任。 2.会议的七大功能 从整体上看，会议的功能具有多样性、广泛性和局限性的特点，具体到不同种类的会议，又各有特定的功能。一般而言，从整体上看，会议具有如下主要功能：（1）决策功能。通过会议作出决策，是决策的一种基本形式。在提倡和要求科学决策的今天，为了发挥决策群体的智慧和能力，保证决策的科学性，常常要通过会议的形式来进行决策。（2）分权功能。即借助于会议的形式，将某些特定的权力交给与会人员共同行使，以便大家对所研究和将要决定的事项发表自己的意见，共同承担责任，共同行使对某项事情作出决定的权利。这样做是因为现代社会的发展变化日新月异，环境复杂，认识对象又处于经常的变化过程中，人们认识和解决某一问题的方法难以完全掌握在个人手中，个人对于事物的集中控制力也相对下降，这就需要更多的人共同参与认识和解决问题的同一过程，一起来完成这一过程。（3）交流和传播功能。通过会议，人们可以进行信息交流，直接地交换意见和看法，或对有关各方发布、传播特定消息、情况。会议的这一功能，在信息化的社会中显得尤为重要，并且有着它特定的优势，是其他信息交流和传播形式难以取代的。（4）协调功能。即通过会议，可以在一定程度上消除人们在某些方面的差异（如不同认识、意见、主张等），确立共同的目标和行动方针，达到认识和行动的协调一致。（5）教育功能。通过会议，可以进行多方面内容的教育，使有关人员接受特定的知识，学习有关理论或技能。（6）显示功能。通过会议活动本身，如会议的形式、规模、声势、口号、宣言等来显示会议主体（即会议组织者和参加者）的政治取向、价值取向和感情取向。在具体的会议种类中，具有显示功能的会议，一般并不以作出决策为目的，也不是为了具体讨论解决某一问题或安排某项具体工作任务，而主要是借助会议的形式，向社会表示会议主体的某种政治的、价值的或感情的取向，如赞成或重视什么，反对什么，这种明显的倾向性通过各种大众传播媒介的传播介绍，将扩大影响的范围，或形成一定的声势，对社会产生相当大的影响。（7）检查、监督功能。这是一种监督行政决策、行政执行和效益的功能。召开会议，让有关部门向上司汇报对上司部署和决议的贯彻执行情况，总结决策和执行过程中的成功经验和失败教训。通过会议检查比较，对贯彻决议得力的，给予表彰奖励；对工作马虎、消极怠工、失职渎职的，进行处罚。另外，会议的作用还表现在增强企业凝聚力，解决实际矛盾，激励员工等方面。只要充分了解了会议的技巧，不管是领导者或是普通与会者，相信你会参加一个成功的会议。 3.会议管理的原则 会议管理作为企业行政管理的一项重要内容，对企业领导开展工作，提高行政效率，具有十分重要的意义。为此，会议管理必须符合一定的原则。（1）目的明确原则。即召开每一个会议，都要有明确的目的，都要解决一定的问题。（2）精简原则。即应尽量减少各种会议。可开可不开的会议尽量不开；可长可短的会议尽量短开；可合并的会议尽量合并开；可用其他简便方法的会议如电话会议，以文代会等代替的会议就尽量用简便方法代替，从而将会议减少到最低限度。（3）节约原则。即召开每一次会议，都要注意人力、物力、经费和时间的节约，尤其是经费的节约，切忌铺张浪费