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第三章 文书处理 一、文书分类 根据工作需要，选择适宜的分类法（标准） 几种方法结合使用 主要分类方法： 按行文关系——上行文（报告、请示）、下行文（逐级下行文和多级下行文）、平行文 按制文机关——行政公文、党的机关公文、法规文件、外交文件、司法文书、计划文件 按性质作用——指令性公文、知照性公文、报请性公文、法规性公文 按国家、地区 按行业性质 按密级或紧急程度 按收信人身份 …… 二、文书处理工作要求 及时、准确、安全、统一 三、文书处理基本原则 真实（实事求是）、精简、高效 四、收文处理基本程序 签收——启封登记——分发办理——摘编汇总——分类存放 启封登记：◎使用剪刀，注意保存邮戳、邮票、邮政编码等的完整性； 注意检查信封内物件与信中描述是否一致。 分发办理：如是阅件，可写“（呈）（拟请）××阅”；涉及部门的，可写“请××、××部阅”等。 ◎如是办件，可写“呈××阅示，(建议)（拟）请××部办理”等。 ◎如涉及多个部门，或者机密文件传阅，最好制作传 阅单，并把传阅单连同文件一起发出。 分类存放：◎分类存放，可按上面收文时的分类法，或者以之为基础，结合其他的方法，原则是方便查找使用和立卷。 分类常用的方法还有： 字顺法：这是西方档案管理时常用的方法。为了方便查找，将26个英文字母分为9组，即ABC/DEF/GHI/JKL/MNO/PQR/STU/VW/XYZ,然后按文书作者姓名分类存放。 主题词法：着眼于文件内容的分类方法。为了方便使用和更加科学化，往往主题词下会再分出若干类，即类+属。如： ◎电子信件的处理类似，注意备份，传真文件要先复印再保存。 五、发文处理基本程序 拟稿——会商——核稿——签发 第四章 会务工作 会务工作——会前准备、会中会务、会后扫尾 1、会前准备—— （1）事务准备 确定会议的议题、名称、 时间和地点 制定会议的议程和日程 会议经费的预算及落实 确定与会者 食宿安排 接送车辆安排 会场安排及布置（会标、背景、徽记、旗帜、讲台、座位、装饰性物件、附属性物件） 会标： 一般为红底黄字或白字、多用楷体或美术字体 讲台：一般在右侧（以主席台方向） 座位： 前排为上，后排为下； 座次排列：居中为上，一左（右）一右（左）； 职务的高低或社会地位与声望的高低 现任领导高于上任领导 领导人为奇数、偶数的排列方法 重点：主席台（P86） 原则：反映会议中心，方便开会 （2）资料准备 会议通知 会议文件（会议证、发言稿……） （3）会前检查 会场检查、资料检查 2、会中会务 （1）会中的事务工作 会议食宿、交通 组织签到分发材料 文体活动（合影） 医疗卫生和保卫工作 会议设备的操作维护 （2）组织联络工作 与上司的联络 协调与会人员的联络 （3）文字工作 会议记录——简易记录 摘要记录 详细记录 会议简报——摘要式 概括式 综合式 3、会后扫尾 （1）会后文件处理——文件的回收、文件的整理、文件的归档 （2）会后事务——安排与会人员离会、归还借用物品、清理会场、经费决算…… （3）会后文字工作——报道会议信息、草拟会议纪要、做好会议总结…… 第二章 办公室管理 办公室——工作的某个空间、某个机构 一、办公环境管理 1、办公环境 人文环境 自然环境 2、优化办公环境原则：舒适 和谐 合理 3、内容 办公室布局——指秘书部门各机构之间的空间安排。 需考虑的因素——人数；业务性质和内容；部门间的工作联系；工作需要。 几种布局：开放式布局 封闭式布局 混合式布局 办公室布置 （1）物理条件——空气（湿度）、光线、色彩、噪音 （2）工作空间的安排——办公桌椅、办公设备 桌椅橱柜整齐划一。 样式、规格、风格一致，增进美观，营造协调环境，增强职员平等感。 办公桌应按照直线对称的原则和工作流程的顺序排列 人员应朝向同一方向办公。 主管应位于后方，以便于掌控整个工作场面。 同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致。 大件资料柜靠墙。 （3）办公室的美化——日常清理、绿化、装饰 4、办公室的安全管理——4M理论（P45） 人 （man)——以人为本， 物 (material) 环境(media) 管理(management) 二、办公用品的管理 1、种类——纸簿类、笔尺类、装订类、设备耗材 2、管理程序 签收——入档——存放（自下而上，“去旧存新”） 3、管理基本要求 （1）合理计划 （2）厉行