秘书信息工作与档案管理讲义-初稿.docxVIP

秘书信息工作与档案管理讲义 PAGE \* MERGEFORMATi 秘书信息工作与 档案管理讲义 一、考试介绍： 1、考试时间：2014年4月，请同学们提前查看考场所在位置。届时务必携带填涂机读卡的2B铅笔。 2、考试题型： 一、单选题 二、多选题 三、简答题 四、论述题 五、案例分析题 这是过去的考试题型，本次考试为新换教材，题型待定，不确定是否有多项选择题。 本讲义为初稿，文中难免有错别字，请同学们多多体谅。 先按这个复习，后续王老师会给大家更新，凭我过去的教学经验，本课程会有20分左右课本之外需要考生临场发挥解答、没有标准答案的题目，结合学习的知识点，阐述自己的观点。 鉴于这门课程一年只考一次，请同学们把握住机会，争取这次就过了，刚刚换的新书，比过去的内容少，知识点相对比较好记，建议把书上的要点记住，展开的内容用自己的话叙述即可。 （我的心声：希望各位同学加油复习，争取一年毕业，王爱敏老师会一直陪伴在你们身边，帮助你们学习，你们顺利过关就是对老师们的最好回报，每次我最开心的时刻就是收到你们顺利通过的好消息，真心为你们高兴！） 第一章 秘书信息工作和档案管理概述 任务一 认识企业信息工作和档案管理工作 认识企业管理中的信息工作 （一）企业信息与企业信息工作的概念 企业信息主要是指与本企业相关的经济信息、科技信息、政治信息、社会信息和生活信息等。 企业信息工作则是指为企业的经营、战略、管理、生产等服务而进行的有关信息的收集、加工、处理、传递、存储、交换、检索、利用、反馈等活动的总称。 企业以先进的信息技术为手段； 对信息进行采集、整理、加工、传播、存储和利用； 对企业的信息活动过程进行战略规划； 对信息活动中的要素进行计划、组织、领导和控制； 力求资源有效配置、共享管理、协调运作； 以最少的消耗创造最大的效益。 （二）企业信息工作的内容 （1）企业信息化建设。这是企业实现信息管理的必要条件，包括计算机网络基础设施建设、生产制造管理系统的信息化、企业内部管理业务的信息化、企业信息化资源的开发与利用、企业信息资源建设等。 （2）企业信息开放与保护。信息开放的两层含义：公开和共享。 保护的手段：专利保护、商标保护、知识产权保护、合同保护、公平竞争保护等。 （3）企业信息开发与利用。内容包括市场信息、科技信息、生产信息、销售信息、政策信息、金融信息和法律信息等。 （三）企业信息工作的作用： 它是企业管理的基础； 它是开发利用新产品、新技术、新工艺的前提； 它是生产过程控制的手段； 它是企业走向市场的关键； 它是提高企业员工素质的阶梯； 它是树立企业良好形象的途径 二、档案是企业信息的重要组成部分 档案与信息有什么关系？ 档案是企业信息的重要组成部分，档案管理工作是企业信息管理的主要内容之一。 （一）档案的定义 是指国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 表达了七个方面的含义：档案形成的时间--历史性、档案产生的主体--多元性、档案来源渠道--广泛性、档案形成的特点--原始性、档案保存的目的--价值性、档案表现的形式--多样性、档案本质属性--记录性。 （二）档案的分类： 按产生领域分：文书档案、科技档案及专门档案，如会计档案、诉讼档案、人事档案等。 按制成材料分：甲骨、竹简、绵帛、纸质、胶片、磁带、光盘、实物档案等。 按单位性质分：党政机关档案、事业单位档案、企业档案、军队档案、农村档案等。 按形成时期分：有新中国成立前档案，包括革命历史档案和旧政权档案、新中国成立后档案。前者常称为历史档案，后者常称为现实档案。 （三）档案的价值： 凭证价值 参考价值 任务二 进入秘书的信息工作 秘书信息工作的主要内容 信息收集—基础 信息整理—核心 信息存储 信息传递—发挥价值 信息反馈 信息开发和利用 二、树立秘书人员的信息意识 信息意识，就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映 树立信息意识 多看 多思 多练 任务三 走进秘书的档案管理工作 了解秘书档案管理工作的主要内容 档案的收集 档案的整理 档案的鉴定 档案的保管 档案的统计 档案的检索—编目 档案的利用—输出 档案的编研 二、树立文秘人员的档案管理意识 要有档案概念意识 要有档案价值意识 要有档案业务知识 思考题： 企业信息指（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）。 企业信息工