秘书实务课件.ppt

秘书实务 课程说明 一、课程性质 “秘书实务”是我系商务英语大二学生的专业核心课程，主要培养有社会主义觉悟的，德智体美全面发展的，了解秘书基本知识，具有办公室工作能力，适于从事社会各类机关、公司、企事业单位等社会组织的人才 。 二、主要内容 第一章 秘书实务概述 第二章 办公事务的管理 第三章 接待实务 第四章 会议与谈判实务 第五章 商务活动 第六章 文档及信息管理 第七章 公文处理实务 第八章 人际交往实务 第九章 礼仪实务 第十章 秘书工作中的沟通与协调 三、教学目标 本课程主要是使学生从感性的工作实践到理性的工作事理对秘书工作有一个基本的认识。同时，配合一定的训练，使学生的认识有较大提高。本课程以秘书实务为主，对秘书学原理部分遵照“必须”、“够用”、“精当”、“扎实”的原则有所取舍。 四、考核方法 平时表现与期末考试相结合 1、考勤：10% 2、作业：10% 3、实训(含课堂讨论和实作)：20% 4、期末考试：60% 第一章 秘书实务概述 本章的教学目标 1.了解秘书实务的内容 2.了解秘书实务工作的性质与特点 3.熟悉秘书应具备的能力及职业道德 4.掌握秘书实务工作的规律与方法 一、秘书的含义 讨论：在你的心目中秘书室一种怎样的职业，你如何定义这种职业，如何看到秘书工作的？ “秘书”的出处（1）《说文·易部》：“秘书说曰：日月为易。” 段玉裁 注：“秘书，谓纬书。” （2）《后汉书·郑玄传》：（郑玄）“遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥”。 秘密机要的书籍文件。指谶纬图箓等书。 官名；职务名。古代称掌管图书之官。如 汉 以来之秘书监、秘书郎皆是 。 官名；职务名。掌秘要文书之官，如 三国 魏 之秘书令、秘书丞。 含义 秘书（Secretary）可以指： 1、政党之内的要职，最高者称为总书记。 2、写字楼及商业机构内的文员职位，专长是速记、打字、安排日程、会议、订机票、订酒店等。 3、香港决策局的最高级公务员职位。 狭义秘书定义??? 专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。 广义秘书定义??? 位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手”。 秘书学的产生??? 秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史，但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起。80年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志： （1）秘书教育大发展 初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的网络。 （2）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。 （3）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅《秘书工作》 上海大学：《秘书》 二、秘书实务 （一）秘书实务的含义 “实”是“实际”的意思 “务”是“事情、从事”的意思 字面理解是：秘书工作者实际从事的事情 （二）学习的目的 熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。 （三）秘书实务的具体内容 1、“参与政务”、“掌管事务”（分清楚主次） 2、办文、办会、办事 办文包括办发文、办收文以及文件管理。办发文是指由单位起草，发往外单位的文件，包括牛皋、审核、发文登记、打印、校对、装订、装封、发出、注发等一系列程序；办收文是指办理外单位发往本单位的文件，包括签收、拆封、登记、传阅、批办等一系列程序；文件管理即把办理完毕的收文、发文科学地存放起来，以备领导随时查询，并定期向档案部门移交工作。 办会 会议是管理工作和领导活动的方式之一，会议是民主精神的体现。如何组织好会议、如何做好会议中的会务服务工作、如何提高开会的效率都是秘书工作者需要考虑、研究的问题。 办事 包括值班、电话事务、接待、为领导安排日程、调查研究、为领导决策提供参考性方案、信息服务、查办工作、信访工作、保密工作。 （四）秘书实务的特点 1、实用性、实践性 2、规范性、程序性 3、现实性、可操作性 三、秘书应具备的能力及职业道德 （一）能力要求 秘书的能力要求秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。主要是： 1．写作能力 2，口头表达能力 3．听知能力 秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中拎出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为