浅析新形势下工程档案的应对措施.docVIP

论文集 浅析新形势下工程档案的应对措施 东平湖管理局梁山管理局 寇 敏 刘海霞 工程档案是指从工程建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程中形成的应归档保存的文件资料，是工程建设项目整个流程的真实记录。要做好工程档案管理，关键在于要充分发挥档案管理人员的积极性，努力提高其业务水平，使之能更好地为工程档案管理工作服务。 一、工程档案的作用 工程档案是指从工程建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程中形成的应归档保存的文件资料，包括文字、图纸、图表、声像等多种形式。它是人们在从事工程项目建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的资料，是传承人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，在工程项目建设各项活动中起着非常重要的作用。 （一）、工程档案是进行各项工程建设项目规划、审批、设计、施工等工作的基础。只有依据工程档案进行，才能有效避免重复建设和不必要的经济损失，节省资源。 在工程项目建设规划中，就是要根据工程档案、工程现状、条件和基础等各方面的动态变化因素进行全面的、综合的、科学的、长远的预测和设想，使该项目的实施可以达到或满足实际需要。 前几年，在有些地方的城市建设过程中，常因缺乏统一协调，有关部门在地下管线建设中各自为政，常常出现“拉链马路”现象。更加令人忧虑的是由于工程建设档案不齐全，设计、建设单位无法了解地下已建项目，就很容易发生新建项目破坏已建管线情况，既造成了不必要的经济损失，又影响了城市日常生活秩序。实践证明，如果能合理、充分利用工程档案，就可以对资源进行合理开发，保证工程建设的合理设计、施工，充分发挥投资效益。因此，工程档案在工程项目建设中显得至关重要。 （二）、工程档案是重要的工程技术资料，是工程项目建设情况的历史凭证，是工程项目建成投入使用后，管理、维修、改建、扩建的依据。 工程档案真实地记录了工程建设生产活动的全过程，记载了人们的工程思想、技术、经济。因此它是储备工程技术、工程经验的工具和手段，是工程建设活动的产物。对一个城市、一个地区、一个单位来说，如果它拥有质量较高、数量较多的工程档案资料，就在一定程度上标志着它有比较雄厚的工程技术基础。 工程项目建成投入使用后，必须依据工程档案对其进行管理、维修，甚至改建、扩建等。如果依靠人的记忆是不行的，人员会变化，记忆力会衰退，而工程档案则是工程建设科学资源储备的宝库，是各种隐蔽工程的眼睛。只有以工程档案为依据，才能进行科学的规划、建设和管理，才能克服盲目性，避免浪费和损失。工程档案也是国家防灾、减灾和战后基础设施重建的重要依据。 二、做好工程档案工作应采取哪些措施 （一）、将工程档案工作纳入“项目法人制”“招投标制”“工程合同制”“工程监理制”等制度中。 （二）、将工程档案工作纳入工程建设程序、工作计划、有关部门和有关人员的职责范围。 （三）、坚持工程档案工作与项目建设同步进行。 “四同步”:下达工程计划任务与提出文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；工程竣工验收与验收工程竣工档案同步；项目申报评优及项目有关人员晋职评优与档案部门出具专题归档证明材料同步。 （四）、建立健全工程档案管理制度 档案管理制度、汇总制度、保密制度、利用制度、图纸更改制度、竣工图编制办法、项目文件归档范围、文件收发文登记制度、文件流程控制制度等。 （五）、采取经济制约措施，实行工程档案质量保证金制度。 三、如何做好工程档案的管理 工程档案的重要性要求我们必须做好工程档案管理工作。做好管理工作首先要从管理本身的四个基本特征出发：即管理的载体是组织，管理的主体是管理者，管理的任务是设计和维持一种环境，管理的核心是处理好人际关系，而人是管理的第一要素。 （一）、要完善法规，依法治档。要严格依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程档案管理条例》、《城市建设档案管理规定》等国家法律法规，明确各项制度，如档案预验收制度、档案进馆时限制度和档案执法制度等，将档案的预验收、备案、报送时限和执法要求以文件的形式纳入规划、建设、管理程序中，从根本上保证了工程档案的内在质量和外在质量。因此在工程档案管理中要认真学习、贯彻落实各项规定，提高人员的思想素质和理论水平，逐步完善规范各种制度，理顺各种程序，严格把关，做到有法必依，执法必严，违法必究，加大执法力度，实现工程档案在新时期的依法治档。 （二） 2