王小强2009-销售电算化条件的收款内控.docVIP

销售电算化条件下的收款内控 在企业中，销售与收款是企业最经常，最频繁，也是最重的经营活动，在当前大部分企业为提高效率、节约人力资源，纷纷开发相应的电算化销售模块，电算化销售模块作为企业控制系统的一部分，深刻影响着会计系统和控制程序等内部控制要素。企业在享受电算化销售系统能带来的诸如降低库存投资、降低采购成本、提高生产效率、提高客户服务水平等效益的同时，还应该深入研究在电算化销售系统环境下的内部控制问题，在电算化销售系统环境下保证业务活动的有效进行、防止发现纠正错误于舞弊、保证财产安全、保证会计资料的真实完整、确保各项法规及内部控制制度的执行，并建立风险控制系统，强化风险管理，确保单位各项业务活动的健康运行，切实提高管理水平。 作为企业利润和现金流量的直接源泉，销售在以客户为中心的商业社会中销售管理的好坏直接影响企业生存和发展。销售管理模块和功能是电算化销售系统集成的重要组成部分，是处理企业与企业赖以生存客户之间业务的接口。通过销售管理模块和功能，人们期望能贯彻以客户为中心的理念，优化企业销售管理流程，提高销售管理的水平。 作为企业普遍存在的业务销售与收款既是企业实现以客户为中心的业务流程的起点。也是企业生产经营活动的终极目标。研究电算化销售系统下销售与收款业务的内部控制具有普遍意义。对电算化销售系统下的销售与收款业务的内部控制的研究，能对实施电算化销售的企业和开发电算化销售系统软件的企业起到参考作用。 在统筹考虑销售与收款业务自身的内部控制要求和电算化销售系统下的内部控制要求的基础上，本文结合销售与收款业务特性，探讨如何在电算化销售系统环境下实现内部控制目标的问题。 销售与收款循环的特性包括两部分内容，一是该业务活动的有关凭证和会计记录，二是有关的业务流程。 一、主要凭证和会计记录 顾客订货单 销售单：列示顾客所订商品的名称、规格、数量以及其他与顾客订货单有关资料的表格，作为销售方内部处理顾客订货单的依据。 发运凭证，是在发运货物时编制的用以反映发出商品的规格数量和其他有关的内容的凭据。这种凭证可用作向顾客开票收款的依据。 销售发票，用来表明已销售商品的规格、数量、销售金额、运费和保险费的价格、开票日期、付款条件等内容的凭证。销售发票发一联寄送给顾客，其余联由企业保留。销售发票也在会计账簿中登记销售业务的基本凭证。 商品价目表 贷款通知单，是一种用来表示由于销货退回或经批准的折让而引起的应收销货款减少的凭证。这种凭证的格式通常与销货发票相同，用来说明应收账款的减少。 应收账款明细账 主营业务收入明细账 折扣与折让明细账 汇款通知书，是一种与销售发票一起寄给顾客，由顾客在付款时再寄回销货单位的凭证。这种凭证注明顾客的姓名。销售发票号码、销货单位开户银行账号以及金额等　内容。如果顾客没有将汇款通知书随同货款一并寄回，　一般应由收受邮件的人员在开拆邮件时再代编一份汇款通知书。采用汇款通知书能使现金立即存入银行，可以改善资产保管的控制。 现金日记账和银行存款日记账 坏账审批表，是一种用来批准将某些应收款项注销为坏账的，仅在企业内部使用的凭证。 顾客月末对账单 转账凭证 收款凭证 不管是在手工业务系统中，还是在基于信息技术的管理信息系统中，上述凭证和会计记录都会根据企业的具体需要设计成不同的体现形式，也会根据需要进行合并、简化。 在电算化销售系统中，一些凭证和记录应根据信息技术的特点进行重新设计。通过采用适合于电算化销售系统特性的形式，简捷、高效地达成各种凭证和记录原有存在目的。在手工业务系统中的一些内部凭证的联次设计的目的，在电算化销售系统中可以利用信息系统的实时性，通过由拥有不同权限的人员联签一个文件记录的形式来达成，这样既避免了一个凭证多联次造成的繁琐、冗长、效率低下传递流程，也能堵塞由于凭证多联次造成的舞弊漏洞。因此，在电算化销售系统中，可以取消联次的设计，但同时也应该将凭证设计成不同审批项目由具有不同权限人员分散审批的格式。原有的凭证连续编号控制程序在电算化销售系统中也相应地设计成编号授权使用范围和断号管理两项控制内容。 二、销售与收款循环中的主要业务活动 （一）接受顾客订单 业务流程：1、顾客提出订货要求。顾客订单、销售合同、口头协议是企业开始销售业务的依据。2、根据顾客订货要求编制销售单。3、销售当局对销售单进行审批。主要包括对顾客、价格、商品种类规格、数量的审批。接受订单时考虑的内容都将体现在销售单中，对此销售单中体现的各项销售因素的签审过程是对此笔销售交易的认可过程，也是对此笔销售交易的控制过程。 控制目标：1、顾客是真实的，2、价格符合企业的定价政策，3、商品种类规格的正确性，4、销售商品的数量是可接受的。 控制程序： 在电算化销售系统中通常设销售管理模块来进行销售的管理和控制。销售单一般是进入销售管理系统的第