浅论移动数字化办公的实现.docVIP

浅论移动数字化办公的实现 计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣,计算机科学作为信息科学的载体和核心,在知识时代扮演了重要的角色。在行政机关、企事业单位工作中,越来越多的人采用了Internet/Intranet技术。办公自动化就是一个以计算机为中心,采用现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使工作者方便快捷地共享信息,高效地完成工作的系统。它的出现有效地改变了过去复杂、低效的手工办公方式,提高了工作效率。本论文主要描述针对如何实现数字化办公以及移动数字化办公,包括牵涉到的工具,流程和实施等方面进行论述。 论文关键词:办公自动化,数字化办公,移动数字化 一、办公自动化的功能 通常办公室的业务,主要是进行大量文件的处理,起草文件、通知、各种业务文本,接受外来文件存档,查询本部门文件和外来文件,产生文件复件等等。所以,采用计算机文字处理技术生产各种文档,存储各种文档,采用其它先进设备,如复印机、传真机等复制、传递文档,或者采用计算机网络技术传递文档,是办公室自动化的基本特征。 具体来说,OA主要实现下面七个方面的功能: (一)建立内部的通信平台。 建立组织内部的邮件系统,使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。 (二)建立信息发布的平台。 在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解单位的发展动态。 (三)实现工作流程的自动化。 实现工作流程的自动化牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等,都是一些流程化的工作,通过实现工作流程的自动化,就可以规范各项工作,提高单位协同工作的效率。 (四)实现文档管理的自动化。 实现文档管理的自动化可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档,在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里,在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了,需要什么东西不能及时找到,甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。例如,某个单位来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等等,只要身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。 (五)辅助办公。 辅助办公牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。 (六)信息集成。 每一个单位,都存在大量的业务系统,如购销存、ERP等各种业务系统,企业的信息源往往都在这个业务系统里,办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成,使相关的人员能够有效地获得整体的信息,提高整体的反应速度和决策能力。 (七)实现分布式办公。 实现分布式办公就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。[1] 二、数字化办公技术的实现 办公自动化的发展方向应该是数字化办公。数字化办公与一般的办公方式之不同主要体现在实现手段上,即信息的输入、处理、输出三大步的处理手段数字化。具体指采用扫描仪把书面信息直接送入计算机(信息输入),而无须重新录入,然后通过网络技术以电子化方式发送至任何需要该信息的地方,最后通过打印机输出信息,达到信息共享的目的。 实现数字化办公必需有良好的技术支撑,考虑到数字化办公的授权和开放这两个特点,首选技术应该是互连网技术及标准,在此基础上采用相关技术。在技术结构方面,包括Client/Server结构体系和Browser/Server结构体系,前者是传统开发模式,而后者采用动态网页技术,完全适应网络办公或者移动办公需求,是现代办公自动化的首选技术。[3]下面介绍一下所牵涉的几个模块。 (一)通信/工作流 实现数字化办公离不开工作流技术,目前比较流行的是以邮件系统为基础的工作流技术,或叫群件技术。现在随着WEB技术的发展,基于Intranet模式下的工作流软件也越来越多,这种类型的工作流直接使用消息传递中间件作为消息传递手段,不需使用专用的邮件系统作消息平台。这样整个工作流软件负载轻、开放性好、维护方便、并且易于和网上其他业务系统结合。这种技术也和电子商务所使用的技术方向是一致的。[3]因此基于WEB的工作流软件将在未来的数字化办公领域占主导地位。目前微软的Exchange能很好的达到这个目的。 (二)文档管理