磁性载体档案管理与保护规范.docVIP

磁性载体档案管理与保护规范 DA/T15-1995 中华人民共和国国家档案局1996-02-26发布　1996-10-01实施 1 标准 　　本标准规定了对磁性载体文件的积累、归档要求和磁性载体档案的管理、贮存与保护等诸环节的要求。本标准适用于机关、团体、企事业单位的磁性载体文件和磁性载体档案的管理与保护。不适用于计算机光盘、激光视盘和激光唱盘。 2 引用标准 　　下列标准所包含的条文，通过在本标准中的引用而构成为本标准的条文。在标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨、使用下列标准最新版本的可能性。 　　GB l989-80信息处理交换用七位编码字符集在9磁道l2.7mm磁带上的表示方法 　　GB 7309-87 盒式录音磁带总技术条件 　　GB 7574-87 信息处理-信息交换用的磁带标号和文卷结构 　　GB 8566-88 计算机软件产品开发文件编制指南 　　GB 9385-88 计算机软件需求说明编制指南 　　GB 9386-88 计算机软件测试文件编制规范 　　GB 94l6.l-88 信息处理数据交换用l30mm改进调频制记录的位密度为7958磁道翻转/弧度、道密度为1.9道/毫米的双面软磁盘第一部分：尺寸、物理性能和磁性能 　　GB ll956-89 高速复制录音磁带 　　GB/T l4306-93 VHS盒式录像磁带 　　GB 14307-93 录像磁带性能测量方法 3 定义 　　本标准采用下列定义： 3.l 磁性载体文件系指以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘 、录像带、录音带）为信息载体的文件。 3.2 磁性载体档案 　　磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的磁性载体文件。 3.3 软件 　　软件系指计算机程序和相应的数据及其它文件，包括固件中的程序和数据。 3.4 软件文件 　　软件文件指软件的书面描述和说明。它规定了软件的功能、性能、组成及软件设计、测试、维护和使用方法。 3.5 保管单位 　　保管单位系指一组具有有机联系的、价值和密级相同或相近的文件材料的集合体。本标准规定的保管单位形式为盒、盘等。 4 积累 4.1 磁性载体文件的积累工作由文件形成部门负责，确保积累文件内容的完整性、准确性。档案部门负责监督、检查、指导。 4.2 磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件同时积累并进行登记。 4.3 磁性载体文件形成部门对已形成的磁性载体文件应同纸质文件一样及时整理，同一盘(带)中存放多份文件的应建立磁性载体文件目录清单(格式见表l)。 4.4 软件文件的积累范围是软件生存期各阶段形成的文件，各阶段形成的文件执行GB8566-88、GB8567-88、GB9385-88和GB9386-88的有关规定。 4.5 磁性载体文件的更改单、版本更新通知都应积累、登记。 5 磁性载体文件的归挡要求 5.l 磁性载体文件形成部门负责对需要归档的磁性载体文件进行整理、编辑，根据本单位情况，待项目结束后将磁性载体文件按照GBl989-80、GB7574-87和GB94l6.l-88转换成标准格式，一式两份(A，B盘)，及时向档案部门移交归档。 5.2 归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。 5.3 归档使用的录音(像)带、软磁盘的性能质量，应分别符合GB7309-87、GB94l6.l-88、GB/T14306-93的规定。 5.4 同一项目同一类别的磁性载体文件应存贮在同种磁性载体上。 5.5 应将4.3中建立的磁性载体文件目录清单与磁性载体档案一同归档。 5.6 归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明。 5.6.1 磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。 5.6.2 录像片需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。同时，还应归档一套可供借阅的备份录像片。 5.6.3 录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。 6 磁性载体档案的管理 6.1 磁性载体文件的归档工作应执行国家、单位的有关规定和本标准规定。 6.2 磁性载体文件的归档与管理工作应遵循集中统一、确保安全、便于利用的原则，由各单位的档案部门归口管理。 6.3 磁性载体文件管理应重视磁性载体的选择，禁止使用劣质磁盘、磁带、录象带、录音带作载体。 6.4 严格做好磁性载体档案的保密工作。 6.5 应将5.1中归档的一式二份磁性载体档案中的一份作为保存件，不得外借。 6.6 各级档案部门应建立磁性载体档案的借意味制度，严格审批借阅审批手续。 6.7 借阅和归还磁性载体档案时，按规定进行质量检查