职场邮件礼仪选编.ppt

让优秀成为你的职业习惯 仪容仪表 内在修养（品德素养、专业能力、知识结构） 礼仪（会面、电话、邮件） 着装的原则：（TPO原则、整体性原则、个性化原则、整洁原则） 举止礼仪 销售礼仪（当面、电话、邮件） * A问B：你会发电子邮件吗？ B答：会啊！很简单嘛！ A问：那该怎么发呢？ B答：先打开Office WORD上写出内容。 A问：那然后呢？ B答：把内容拷到U盘上。 A问：那再然后呢？ B答：发个快递啊！ 邮件的历史：30年不到 1987年9月14日21时07分，北京市计算机应用技术研究所发往德国的一封电子邮件，经确认是我国发出的第一封电子邮件。 邮件内容用英文和德文两种文字，内容是李澄炯教授提议的“越过长城，走向世界”。 * 电子邮件并不是最有效及时的沟通方式，那么什么事情用电子邮件沟通最合适呢?一句话就能说清的事情有发邮件的功夫还不如打电话搞定。太过复杂的事情邮件有时候又不容易表述清楚，反而会使对方产生误解。还不如面对面的沟通交流更加有效。因此，那些难易适中，用文字表述不易产生误解、走流程、留证据的事情是最适合用邮件来沟通的。 　　1、正式工作报告； 　　2、难以简单用口头表达说明清楚的事项； 　　3、知识推荐和信息传递； 　　4、没有见面交流条件的其他交流内容； 5、一些证据、确认函 * 精准 “收件人”地址应该是直接收信人。 “抄送”地址应该是间接收件人。他们只想参考一下邮件，或者发信人觉得有必要知会他们。过犹不及，“抄送”给需要的人就够了，不必搬上整本通讯录。 1、寻求跨门支持的邮件，一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持； 2、项目通报类的邮件，主送给项目小组成员，抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导； 3、工作计划的发送对象，主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理。 选择邮件发送对象的时候避免以下现象： 1、在对外沟通中，非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理； 2、避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替。 3、避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。 * 1、有些用户完全无视“抄送”的存在。就算邮件只针对某一个人，他们也要把所有地址统统塞到“收件人”。如此一来，所有收到信的人都弄不清楚究竟谁应该负责回复。结果，他们要么都回复，要么都不回复。 中国89式122mm履带式自行火箭炮? * “密抄”和“抄送” “密抄”和“抄送”差不多，唯一的区别就是：在同一封邮件中，“收件人”和“抄送”的收信人看不到“密抄”的邮箱地址，即“密抄”对于“收件人”和“抄送”不可见。相信你也猜到，使用“密抄”有点偷偷摸摸，（打小报告）所以并不被提倡。 报告分三种：公开的，半公开的，保密的； 人也有三种：大丈夫、伪君子、真小人。 * 发送全体与会人员。目的：确认内容、做出响应、保存归档 发送舞蹈队成员，抄送舞蹈队成员领导。目的：知道就好，您不用来，工作冲突 发给自己，密送全体。目的：保护隐私、单独回复、留下悬念 * 百善孝为先 3H 24H原则 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是3小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。但非休假或者出差时应该取消 * 尽管“全部答复”只是一个小小的按钮，它却可以产生一大堆不必要的邮件。举个例子，如果我给10个人发送了邮件，请问他们是否能在某某时间出席会议。那么，我应该收到10封回复，不多也不少。但是，如果每个收信人都按了“全部答复”。那么，不单单我会收到10封，再算上其它人，邮件总数将达到144！ 回复问题的时候可以把原问题也抄到回件中。 不得少于10个字。 TO的一定要回，CC的可以不回 * 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。不要当鲁班该高楼对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮