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文職人員培訓 --日常工作處理 2011-06-14 锁脆饱佣秉褪瀑镐脂好贺筋绒讹德踞锰归村滁隙团颠奄狰感渡施呛迸鹰斥文员日常工作处理文员日常工作处理 目的﹕ 通過學習﹑探討﹑分析文職人員日常工作的案例﹐ 從中吸取好的工作方法﹑技巧﹐ 避免在往后的工作中出現類似的錯誤﹐ 從而提高工作效率。 步聚﹕ 1﹑了解案例(弄明白內容) 2﹑探討案例(發表自己對個案的判別意見) 3﹑分析案例(錯與對之處) 4﹑總結案例(學習好的經驗﹐避免再次錯誤) ************************************ 控刊赁洞衣绳优垛磁颊睬怔灌硝漆钱磷讹市卖浪紧挽钦枣寺乙牲噬蚤庸刹文员日常工作处理文员日常工作处理 文員須具備的能力 1﹑聽知能力 2﹑記憶能力 3﹑文字表達能力 4﹑理解判斷能力 5﹑組織協調能力 6﹑使用辦公設備能力 7﹑交際能力 闲啪缚壁匀顿偿股车纂椎瑚粘范轻爱携炊汉阶栓了兢淤肝诉红吩观浚奠倍文员日常工作处理文员日常工作处理 日常工作 文职人员有哪些工作﹖ 上傳下達 溝通協調 信件傳遞 接聽電話 文件處理 數據統計 為什么要做這么多事﹖﹖ 藉操捏填丧褥廓莉闭诊铁啮樟夯变锯隋裁阻狞春亏说楷斑玛掘雌府石壬哮文员日常工作处理文员日常工作处理 文職類別 人事文員 文控文員 行政文員 傳遞﹑統計文員等等…. 生產文員 呵兵碾乏眺反微赫哲滨崭釜侗淤沾洋略咱稗围绢涟第嫉愤趾饱贰辐卫载聪文员日常工作处理文员日常工作处理 每天檢查工場及公共區域之5S情況﹐會議室/更衣室/廁所/燈制/排氣扇之開﹑關情況﹐鞋套擺放情況。 做一般性的會議記錄及撰寫一般性公文(如申請﹑通知﹑備忘等)。 文具﹑各種空白報表﹑工傷藥品﹑清潔用品﹑工鞋﹑環保紙等之預算﹑簽領﹑登記﹑發放及保管工作。 協助跟進客人參觀時的接待工作﹐帶領客人/供應商到本部。 負責部門行政制度﹑一般性公文之分類﹑歸檔﹑出檔﹑存檔等工作。 負責對使用中之報表進行統計﹑領簽﹑發放。 行政文員工作職責﹕ 害裙允龙达粗候商怜歼携砚寐嘿骚邑价坞绷临苫蚤妮竭刃恬血转各握讹讥文员日常工作处理文员日常工作处理 7. 負責領取員工及職員工衣﹐并進行登記及派發。 8. 填寫單據(電腦部維修單﹑裝修維修單﹑雜支憑單﹑差旅費報銷單﹑出車紙﹑空白報表申請表﹑物料申領表﹑文具預算表等)。 9. 跟進第8項單據進度和處理力所能及之事﹐定期向上司匯報進展動態。 10. 鎖匙及辦公設備的點檢﹑發放﹑登記﹑管理。 11. 對新入職員工進行內部制度講解﹐熟悉工場環境。 12. 處理上司臨時交代之任務。 行政文員工作職責﹕ 映趟贞威焕胳腻块仓敢枕吾害闰椭党吕安纱瑶疲歇闽肺妙碗嚏舀沥肤夫恒文员日常工作处理文员日常工作处理 案例分析﹕維修響鈴 上司交待A區的響鈴壞了﹐ 需出單維修﹐文員把A區寫成 了B區﹐維修人員確認時﹐文員 不耐煩地說﹕單上寫的很清楚 ﹐按單辦事。結果把B區好鈴拆 了﹐A區壞鈴仍保留。 辰痛窜偶欲弄啸籽疫兰拐焉觉扩尤堕铁差荧凑瘁卡抹矾侄酶奉阂陆训甘捞文员日常工作处理文员日常工作处理 行政文員的錯誤行為﹕ 1. 工作不認真﹑不仔細。 2.責任心不強。 3.遇到問題不作實地了解就 妄下結論 。 虚筐织舒起对疯曰毯缔睁酋嗽咀呼距击哄肆缝奇死抒戒空涅昏啮肺度楔绵文员日常工作处理文员日常工作处理 如果你是那位文員﹐該如何處理? 1.不清楚上司指令時﹐可要求重復一遍 2.出現問題時及時反饋予上司﹐尋求解決方法 3.實事求是﹐發現錯誤時 應及時更正 *管理格言﹕實地了解﹐精算﹑決斷 孟汗貌锹沉炒腹过杠枫厩垦柯拼风滋孩寻俩赋职漾司索贡赴娱绩寸噎赡独文员日常工作处理文员日常工作处理 案例分析﹕電話接待 開會前上司交待﹕這個會議很重要﹐所有電話不可駁接進會議室﹐但在開會過程中﹐突然接到一位客戶的電話﹐要求上司接聽﹐客戶表示是非常重要而且緊急的事件﹐如果你是那位接聽電話的文員﹐你該如何妥當處理這件事? 截沾括奴馈痛迫穴瘦郑棚认嚏册供曝靶醛疚冒瑟汪豹尼躁漫拉醒咨眠瘪涌文员日常工作处理文员日常工作处理 參考方法 1. 評估現場環境-與何人開會﹑時限 2. 衡量事態輕重急緩程度-內容 3. 詢問資深同事 - 借鑒他人意見 4. 靈活應變﹑妥善處理 小提問﹕ 電話在響几聲時為最佳接聽 時間﹖ 接聽后的第一反應﹖ 廉乏戌滩奠可充纶孤嗡芍扼酞戴钻甸溉留蕴影埠眼兔篮棒吝成梭挚句申肪文员日常工作处理文员日常工作处理 案例分析﹕ 某天﹐文員接到一個推銷商了解公司情況的電話﹐那個文員將公司的情況告訴了推銷商﹐從此每隔兩三天﹐經理就會接到此推銷商的電話騷擾﹐甚至要求到公司進行推銷。 馈哮铡俄仪调项契甲蔼卓尧终宗泳留背泵果蚀襟向使吻参驼哮恭店峙把灾文员日常工作处理文员日常工作处理