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第一章 秘书工作概述 学习目标： 知识目标： 通过本章的学习，能了解秘书的概念、类别和职业特征，掌握秘书工作的内容、性质和作用，以及秘书工作机构的性质、地位和职能等有关知识点。 技能目标： 通过训练，能初步掌握如何对秘书工作进行绩效管理等技能。 案例导入 陈玲是香港某家上市公司董事局主席的秘书。当初她由猎头公司的推荐，通过了公司的初试、复试和面试后，接到了大老板的预约通知。见面后，大老板和她简单地聊了几句之后，忽然微笑着问道：“陈小姐，您知道，香港有多少只老鼠吗？”面对着这突如其来的问题，陈玲有些茫然和紧张，她表面在微笑，但脑子里面却迅速地琢磨：他为什么会问这个问题？这个问题的点在哪里？正确的解题思路应该怎样？是回答一个准确数字还是回答一个解题方式？陈玲稍加思索，气定神闲地说出了自己凭经验和直觉得到的想法：“我想应该是有N只吧！在香港，哪些地方会有老鼠，这些地方又可以分为哪几大类，每个大类中，卫生状况不同的家庭或地区平均会有多少只老鼠，我们不可能挨家挨户地去核实老鼠的具体数量，唯一可行的是在每个大类的区域抽取家庭样本，从而得出不同区域中家庭的平均老鼠密度，再乘以这个区域的家庭总数，最终获得一个大致的数目。为了验证这个结果是否准确，还可以采用其它方式，例如找卫生管理委员会查阅有关研究报告，或者找卖老鼠药的行业协会了解其销售情况，或者找有关专业人士做一份抽样调查。”陈玲发现，她这样有条有理地说话时，对方虽然不动声色，但他的眼神却是越来越多欣赏和赞许的意思，以致到最后，他也终于忍不住点头笑道：“你的回答相当专业，我很满意。” 案例简析 从这个案例中，我们可以看出，大老板别出心裁的提问，其实真正的目的就是想在陈玲毫无心理准备的情况下，出其不意地考查她的应变能力、判断能力、结构思维能力、逻辑思维能力、语言表达能力和创意能力等等。由此可见，秘书工作要求其从业人员必须具备较高的综合素质，以及多方面的知识与技能，这是一个充满着机遇与挑战的职业。 第一节 秘书的概念、类别与职业特征 一、秘书与秘书工作的概念 我国劳动和社会保障部制定的《秘书国家职业标准》中明确指出，秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。 秘书工作则是秘书及秘书机构以领导者和领导机关为对象，开展的一系列近身综合辅助和公务服务活动，其目的在于通过近身综合辅助和公务服务，减轻领导的事务负担以便集中精力处理决策大计，协助领导提高工作效率和优化工作效果。 二、秘书的类别与层次 （一）从服务对象上分 1．公务秘书 公务秘书是指为各级党政机关、军队、国有或集体企事业单位、群众团体服务，由组织和人事部门选调任命，从国家机关或企事业单位领取薪酬，在编制上属于该机关、该单位的秘书人员。 2．私人秘书 私人秘书是指为私营企业、民办企业、个体经营者、外资企业及个人服务，由个人聘用，并由雇主本人支付薪酬，不在国家编制之内的秘书人员。 （二）从工作性质上分 1．党政秘书 党政秘书是指辅助党政机关领导人和领导集体实施决策与管理，保障机关各项工作正常运转的秘书。 2．企业秘书 企业秘书是指在公司企业中专门为企业领导统筹公司的各项事务而服务的秘书。 3．商务秘书 商务秘书是指在公司企业的经营活动中，专门辅助领导处理各类商业性事务的秘书。 （三）从业务内容上分 1．行政秘书 行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书，具有较强的协调能力和组织能力，是领导的重要助手。 2．文字秘书 文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。 3．事务秘书 事务秘书是指以办理文书、筹办会议、接待来宾以及处理单位日常事务为主要工作的秘书。 4．机要秘书 机要秘书是指处理机关机密文件的秘书，主要负责领导办公室的保密工作和管理领导的文电材料，承办领导交办的机密事项，为领导提供必要的帮助和服务。 5．会议秘书 会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调等工作的秘书。 6．通讯秘书 通讯秘书是指负责管理通讯事务以及各种通讯设备，如电话总机、电传、传真等工作的秘书。 7．信访秘书 信访秘书是指负责通过办信、接访，沟通领导机关与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实工作的秘书。 8．公关秘书 公关秘书是指能够协助领导协调关系、处理矛盾、树立和维护组织良好形象的秘书，具有较好的性格修养和较强的社交能力，善于广结良缘。 9．外事秘书 外事秘书是指从事外事服务工作的秘书，主要从事口头和书面