放款资料档案管理办法-后里区农会.docVIP

后里區農會信用部庫房與現金安全維護管理要點 中華民國94年1月26日經總幹事核准訂定 中華民國98年10月13日經總幹事核准修訂 中華民國99年1月15日經總幹事核准修訂 中華民國100年9月15日經總幹事核准修訂 壹、為落實本會營業處所安全維護管理，及因應實際作業需要，本要點依農業金融法第三十三條及「金融機構安全維護管理辦法」之規定訂定之。 貳、營業處所安全維護 一、營業處所設置之大出納(含現金收付)櫃台，應以堅固材質之柵欄或強化玻璃加以區隔，並裝置適當安全設施，櫃台內應設置自動抽屜，經收現鈔應隨手置入抽屜並上鎖或回送大出納處，嚴禁任意置放於營業櫃檯桌面、周邊，以免引起歹徒觐覦或輕易作案。 二、營業處所應設置自動報案系統，系統功能應可直通警察機關，每月至少查核測試二次，測試位址應經常更換，避免系統故障未發覺。 三、營業廳側、後門應隨手關閉上鎖，以防閒雜人員或不法之徒侵入；營業廳作業部門應嚴格管制非工作人員進入，並於出入口裝置門禁管制設施。 四、對外營業結束結帳期間或其他時段，若須開放供客戶進入營業處所洽辦業務，應責成專人管制，不得全然敞開，任人自由出入 。 五、營業單位應依任務需要辦理員工自衛編組，劃分責任區及任務分工，並於每半年辦理一次各項應變措施(防搶演練)及防災逃生演練，以促使每位員工提高警覺，遇有狀況能沉著應變，妥適處理。 六、應加強與委託保全業者之配合聯繫，並督促落實機動巡查服務及異常狀況之處理、通知任務。另保全系統設定後如有異常狀況發生，經通知本會(含分部)人員須確實到場處置，並仔細查勘房舍上下周鄰外觀(含自動櫃員機設備)及金庫室內有無異狀，並查明警訊來源，必要時應通知警察機關協助辦理。 參、庫房安全之控管(鑰匙及密碼保管人詳如保管登記簿) 一、金庫室庫門分外庫門及內庫門(鐵柵門)，外庫門除配置定時鎖外應裝設兩組以上之門鎖(含密碼鎖)控管，外庫門鑰匙由主管保管，內庫門(鐵柵門)鑰匙由大出納執管，外庫門A組密碼鎖由主管執管，B組密碼鎖則由大出納執管，本會出納室出入門鑰匙由小出納執管。 二、本會金庫室內劃分放款檔案資料室及出納小金庫室，放款檔案資料室柵門鑰匙由放款專員執管，出納小金庫柵門鑰匙由大出納執管，平時鑰匙不可任意插在門鎖上，並不得呈常開狀態，以管制人員進出。 三、本會金庫內之出納小金庫室內，有價證券鐵櫃鑰匙由會計執管，寄存保管品鐵櫃鑰匙由公庫執管，現金鐵櫃鑰匙由小出納執管，寄存未到期票據票箱鑰匙(密碼)，由存款專員執管，外幣專用小鐵櫃鑰匙由小出納執管。 四、本會出納室內小庫房存放重要憑證、文件、表冊及空白有價證券(含定存單、存摺、甲存支票、公庫支票、金融卡及統一發票等)，小庫房柵門鑰匙由大出納執管 。 五、自動櫃員機鈔箱、操作台(含操作密碼)及補摺機鑰匙由(小)出納執管，機台金庫鑰匙由(大)出納執管，機台金庫密碼鎖由主管執管。 六、金庫內、外庫門鑰匙(或密碼表)之保管注意事項： 出納金庫、庫房、提款機鑰匙之副份(含變更密碼之變號桿及開啟鑰匙)應由信用部(分部)主任會同會計股長簽封後，再由會務股長保管；密碼表之備份，另由會務股專員保管。 副份鑰匙(或密碼表)之保管人員不得同時執管正份鑰匙。 庫門之啟閉需有定時，庫門之啟閉及定時鎖時間之設定，應由主管及大出納會同辦理藉防操作錯誤，並收互相牽制之效，並應設置[金庫定時鎖設定登記簿]控管。 主管或大出納如有職務變動，應立即變更金庫及自動櫃員機密碼，變更方式詳如「變更密碼注意事項」，並應於交接紀錄簿備註欄紀錄，確認移交變更密碼之日期，以符合內控原則。 執管人員如遇差假交替、調動，應於[庫房管理交接紀錄簿]登記，以資銜接而利查考。 庫房內外鑰匙(含密碼表)保管人員，如因職務異動需確實移交。 肆、庫房內部之管理 一、庫房內應裝設警報系統或保全防盜系統，監視錄影系統應能涵蓋各角落，其內外隱蔽之處，需隨時查看，避免人員意外被鎖在庫房內。 二、庫房內絕對禁止吸煙，庫房內外應設置滅火器等消防用具，並於金庫周圍張貼「嚴禁煙火」警示標語，以策安全。 三、電燈、電扇等電器用品應注意隨時關閉，所有線路應經常檢查如發現有破皮、受潮等情形應即更換修理。 四、庫房內部務求整潔，並應定期嚴密檢查存放之鈔券、有價證券以及其他寄存重要物品或憑證，有無受潮及蟲蛀等情形，俾能及時預防及改善。 五、庫房內所有存放保管箱櫃，均應分別加鎖或加封簽以明責任，箱櫃及鑰匙並應逐一標明字號或特記並分別保管，以便識別。 六、庫房或鐵櫃內不得放置私人財物或未列帳之現金、票據、保管品等。 七、庫房應設置自動監視錄影系統，以便監視人員進出。對於監視庫房之錄影設備，管理人員每日應確認是否正常運作，且其錄影帶內容應有日期及時間記錄，並經常檢視其影像畫面是否清晰，並設置[提款機及錄影機巡查登記簿]查核控管，所錄製之影帶至少保存六個月