费用报销系统常见问题解答.docx

费用报销系统常见问题解答 一、费用报销系统人员信息与HR系统的人员不同步 由于费用报销系统无法获取HR系统的人员信息，在登陆费用报销系统时常出现人员无法登陆，或者登陆后没有菜单可选，或者部门新增的人员无相关信息。解决方案 （一）HR人员信息设置不正确 目前常见的问题产生的原因是HR系统中人员归属错误导致，具体为机构下面未设置部门，人员直接配置在了机构下面。 1.该组织机构的级别可以在报销系统查询分析-HR信息查询中查到结果 如图 图1-1-机构 检查红框标注出来的信息，为机构：则下面不会显示有人员，机构下面必须要有部门 如图 图1-2部门 （二）新增部门未及时在费用报销系统更新 例如：江门分公司的理赔中心与客户服务部原合署办公，今年在HR系统中设置为两个部门，由于部门的信息变更未及时报费用报销系统的管理员维护，在费用报销系统仍未“理赔中心/客户服务部”，导致客户服务部新增的员工无法同步到费用报销系统。 解决方案：需要保证被合并的部门所有单据都处理完毕后，停用这些部门，然后在费用报销系统中新增一个部门，新增的部门首先在HR系统中进行变更，然后报SAP增设成本中心，成本中心设置完毕后，费用报销系统进行增设后，就可以获取该部门人员信息。 二、新增县支公司无预算项目 省公司一般会在每月月底收集下一月度的变动费用预算。如果当月新增的部门，各分公司一般会漏做新增部门的预算，导致新增的县支公司无预算项目可选。 解决方案：新增县支部门设置成功后，请及时将当月的预算报给刘彤。注意，本级部门受固定费用预算控制，固定费用预算的调整需报给预算岗的同事审核，总公司修改。 三、影像系统信息传送不完整 问题：经办人的费用提交到审批人时，审批人看不到附件，退回后经办人界面显示“对不起，没有资料或资料没有传输完成，请核对数据，稍后重试”，而且无法进入“上传附件”这个菜单。 解决方案：此类问题，直接联系省公司信息技术部张奇解决。如急需办理报销，可由审批人退回，退回方式为“逐级退回”，经办人终止该单据后，重新填写单据。 四、加签的问题 问题：加签至审批人，审批人无法退回。 解决方案： 加签流程规则：加签提交后，被加签人审批完成提交会返回加签人，由加签人提交继续进行后续标准流程。加签人根据被加签人的意见，选择提交下一环节或退回经办人。各审批人如果重复加签到同一人审批，系统将出现错误，经办人及审批人都无法处理下一环节，请及时上报省公司管理员。 例如，A、B、C加签过程： 五、审批流程中缺少“经办人打印”环节 对跨部门填单，比如办公室人员代总经理报销，目前系统的流程会缺少“经办人打印”环节，需由上一环节的人加签给经办人，这个系统的漏洞将在下次升级的时候解决。 六、兼岗部门审批人的问题 对于兼岗部门的审批人（即一人同时担任两个或两个以上部门的负责人），费用报销系统不能与HR系统同步，导致兼岗部门的单据无法流转到部门负责人审批，而且兼岗部门的负责人无法再兼岗部门填写单据。 解决方案：缺少部门负责人审批的.由经办人员加签至部门审批人。兼岗部门审批人报销时，为兼岗部门发生的费用，由兼岗部门的人员代报销。 七、关于预支单冲销的问题 部分公司在报销时关联两张或两张以上动支单或报销单，系统会提示报错。 解决方案：由于目前费用报销系统的功能尚不完备，建议各分公司在报销时关联一张动支单或预支单，不要关联两张或两张以上的动支单或预支单。