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文书档案对机关单位有序发展的作用分析 　　摘 要：当前机关单位在整体服务上也不断进步，各部门对于档案也较为重视。文书档案对于人们工作生活的大概记录及重大事件的详细记载，也是各个机关单位对个人考察的第一手资料。这些资料对于机关单位的良性发展具有重大影响，本文就文书档案和机关单位的发展之间的关系及作用进行分析。 　　关键词：机关单位；文书档案；管理工作 　　文书档案不是凭空捏造事实，是以客观事实、参照性进行记载，通过实际的工作所产生的结果。当前文书可以分为两大类：1、纸质形式，如直接负责人的亲手笔记或者签名、上级对下级的批示和指示、盖有单位印章的相关文件或公文和平时常见的合同契约等；2、电子形式，如活动或者会议的有关照片、视频等通讯记录。 　　1 什么是文书档案的整理 　　文书档案是通过机关单位的相关活动或者会议产生的，将重要的交谈内容和策略方针用纸质形式进行记录，再按照档案的方式进行有序的保存。文书档案的形式多种多样，主要包括通知、布告、报告、请示及会议记录等。而文书档案的整理就是将这些分散的文件进行收集，并按照一定的先后顺序和分类方式进行整理，对以后的使用创造便利的条件，体现出机关单位对文书档案的重视程度。 　　文书档案保证了机关单位所开展行政活动的真实性，见证了机关单位的发展过程，对以后行政活动的举办作为重要依据，因此，提高文书档案的管理水平，是提升机关单位效能化的重要措施，要发展机关单位的效能化就必须对文书档案的管理进行深刻的研究、提高管理意识、做好管理工作。 　　2 文书档案对机关单位的作用 　　为了保证高效和便捷的使用，对文书档案进行规范化的管理是很有必要的，将文书档案的整理工作不断完善，使文书档案可以完整性的保存，方便以后机关单位行政活动的经验借鉴和举办。我们可以看到，文书档案的管理对机关单位而言起着举足轻重的作用，具体分为以下几点： 　　（1）文书档案整理工作对档案建设工作起促进作用 　　作为机关单位发展过程中最重要的环节之一，文书档案的管理工作在对文书档案进行归纳收集的同时，也对重要的文书档案或材料文件起到保护作用。通过文书档案的管理工作，使重要性的文件、档案等能够保证高度的完整性，也可以加强相关管理工作的规范化和系统化，同时提高了文书档案等参考文件的重复使用率。文书档案的管理工作主要负责对以机关单位为主的行政活动进行跟踪记录，并进行详细的分类和整理，使以后的查阅工作变得方便快捷。除此之外，在对文书档案进行管理的同时，也可以找出需要提高和完善的环节，并对工作质量起到有效的监督作用。文书档案的整理工作是文书档案管理工作的前提条件，在进行文书档案的整理工作时，可以将档案作出对比和鉴定，从而确定档案的利用价值。 　　（2）文书档案整理工作对档案信息资源起开发作用 　　使文书档案得到充分和有效的利用是文书档案管理的重要目的。科学性的整理方法使比较分散的文书档案变得井井有条，再添加系统化的分类及编目后，方便相关资料的查询和参考，最大化的发挥出文书档案的利用价值。所以，将文书档案的相关管理工作进行完善，使整理文书档案变得更加有条理，对外表现出机关单位发展的完整过程。 　　（3）文书档案整理工作对档案管理工作起持续发展的作用 　　整理机关单位的文书档案，也是对档案收集工作的一种隐性监督，在不知不觉中提高对文书档案收集的效率和质量。文书档案的保存价值通过编目分类等环节可以精确地挑选出来，也是对以后文书档案检索体系的构建做好一定的基础。 　　3 文书档案整理工作在机关单位应用中的存在问题 　　虽然文书档案的整理对机关单位的方方面面起着重要的作用，但是在一定的条件下，整理工作还有很多的不足和问题，具体如下： 　　（1）对文书档案的整理工作不够重视 　　机关单位不重视文书档案的相关管理工作，使文书档案的收集变得不是特别轻松。就我国目前来说，机关单位往往只重视相关的日常管理工作，却忽视了文书档案的整理。因此，受到的关注度不够就没有进行文书档案整理工作的动力，难以体现文书档案的整理价值，致使对机关单位的发展做不到基础资源的提供。文书档案的整理工作出现了短板，也就不能对文书档案起到一定的监督作用，甚至会造成不能完全收集或者缺失文书档案的问题。 　　（2）文书档案的整理工作没有科学性 　　因为我国计算机信息技术的高速发展，所以在平时的文书档案整理工作的过程中，若将科学性的整理方法运用到文书档案的管理工作上，则会给工作人员带来更多的便利，当然，文书档案的相关管理也会走向科学性和信息化的道路。如今，电子档案系统的建立已经被称作是以后档案管理的领头羊，它是未来管理者新的管理途径。文书档案管理的工作需求越来越多，落后的管理技术不仅不能顺应它的发展速度，也不能体现出有关公司的发展经历。 　　4 加强机关