0101凭证操作规程.doc

凭证屏幕操作规范 一、凭证录入： 凭证录入功能就是为用户提供了一个仿真的凭证录入环境，在这里，可以将您制作的记账凭证录入电脑，或者根据原始单据直接在这里制作记账凭证。在凭证录入功能中，系统为您提供许多功能操作以方便您高效快捷地输入记账凭证。 在凭证界面单击【凭证录入】，系统弹出“凭证录入”界面如下，您可以在此录入凭证。 下面为您介绍凭证增加的的一些操作。 格式变换 用于转换记账凭证的输入格式。系统提供了两种记账凭证输入查看格式：一种是一般格式，一种是外币格式，系统默认为一般输入格式，在一般格式中不显示录入凭证的外币原币及汇率数据，如果要查看全部凭证中的外币汇率及原币数据，可用此功能转换成外币格式查看。单击外币按钮即可完成格式变换的过程。 （二） 查看代码 功能键F7 查看代码是凭证录入中十分有用的一项功能，它是一种具有智能化的功能，它能根据光标所在位置自动选择您需要查看的代码内容。单击工具条中的代码按钮或是按功能键F7系统即可弹出所有的代码： 如凭证摘要库、科目代码库、核算项目代码库等，您可以从代码中选择您所需的科目。系统弹出“科目代码”窗口。 功能键F8 既以下接形式弹出摘要库、会计科目、核算项目等，并即时过滤显示。 模糊查询F9 系统提供了两种模糊查询的功能： 一是数字模糊查询，我们知道会计科目编码都是按照一定的规则来进行的，如以数字“1”开头的一般是资产类科目， 以数字“2”开头的是负债类科目等等，如果您要录入负债类科目，只需在科目栏中录入数字“2”， 系统就会自动地将负债类科目全部显示出来，录入数字“11”的时候， 系统会自动将以数字“11”开头的科目及时显示出来。 另一种是汉字模糊查询功能，只要您在科目栏中录入汉字，如“应”， 再单击功能键F9， 系统会自动将包含“应”字的会计科目全部显示出来。 注意事项?? ??????????? 数字和汉字模糊查询，不仅仅适用于会计科目， 对于凭证摘要和核算项目的录入，同样有效。 （三） 币别 一般情况下币别栏默认为不显示状态。如果系统参数您选择了凭证分账制，在凭证录入的时候， 币别栏显示在凭证日期的上方，您必须选择相关币别，如“银行存款---中行”核算的是港币，凭证的币别就应该选择港币。 （四） 凭证日期 凭证录入的日期若在当前的会计期间之前，则系统不允许输入；但允许输入本期以后的任意期间的记账凭证，在过账时系统只处理本期的记账凭证，以后期间的凭证不作处理。 （五） 凭证字 凭证字指实际工作中凭证的类别，如“收”、“付”、“转”、“记”等。在“凭证字输入”界面中用下拉按钮可调出在账套选项中已经设定的凭证字，从中选择一个凭证字。 （六） 凭证号 系统会自动给出凭证号，按照当前期间同类凭证的最大号加1给出。如果在系统参数中选择了“凭证号按期间统一排序”或“凭证号按年度排列”选项，则按照当前期间凭证的最大号加1给出。作完一个凭证后必须保存之后系统才会给出该凭证的凭证号，如果凭证未保存，该凭证无效，不占用凭证号。 （七） 摘要栏 在摘要栏中输入凭证摘要，在输入凭证摘要时，如果每一行都输入了摘要，在记账时按科目前的摘要内容记账。 注意事项?? ??????????? 系统提供了摘要的快速复制功能：在录入完第一条摘要以后，将光标移到凭证栏中的下一条摘要处， 录入“..”，复制上一条摘要，录入“//”复制第一条摘要。 （八）会计科目栏 录入会计科目代码，在科目栏中录入会计科目的方法有多种。如果记得会计科目代码，则可以直接录入，如果输入完代码后，状态栏中没有科目名称显示，则说明输入的代码有错误，最简便的方法是用系统提供的查看代码功能，当光标定位于会计科目栏时，按F7键（*或双击鼠标左键），即可调出会计科目代码表，在科目代码表选择所要录入的科目，双击鼠标左键，或选定后单击【确定】，即可获取科目代码。 如果所选的科目下设核算项目，则在选定了该科目后，系统会自动提示录入核算项目代码。 会计科目和核算项目的录入都可采用前面所述的模糊查询的功能实现快速录入。对于核算项目的获取， 系统除了模糊查询之外， 还可以通过查找功能来实现。 单击【查找】， 系统提示录入核算项目及其相关附属信息，确认后，就可以获取相关核算项目。 如果会计科目中设定了核算单一外币选项，则在输入科目代码之后，系统会显示出外币输入格式，显示出币别代码，汇率数据，要求您输入原币金额。如果选择了核算所有外币，在输入外币时还必须对币别进行选择。输入原币金额后，系统会自动根据汇率折算为折合本位币金额并显示在金额栏中，折合本位币金额可以修改，若原币乘以汇率不等于金额，系统会提示是否继续。 （九）金额栏 在输入完前面的项目以后，就可以输入金额了，金额分为借方金额和贷方金额两栏，每条分录的金额只能在借方或贷方，不能在借贷双方同时存在。