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数字档案室建设 浙江省档案局（梁绍红） 数字档案室的概念 数字档案室是指机关在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。 数字档案室单纯的数字档案管理软件 数字档案室数字化扫描工作 数字档案室建设的标准规范 《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》（浙档发〔2009〕55号） 数字档案室的建设要求 机关数字档案室建设应以档案目录数据库和全文数据库为基础，以硬盘、磁带、光盘等数字化设备为载体，以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点，以机关各类档案信息资源（包括业务电子数据）的规范管理和有效利用为目标。 数字档案室的建设内容 软硬件平台建设 数字档案资源建设 制度建设 软硬件平台建设 包括硬件设施建设、软件系统建设和网络系统建设。 各机关应本着满足现阶段需要并适当超前的原则，充分估算所需档案存储数据容量、数据操作强度和网络访问量，在选用硬件设备、软件系统和建立网络架构时，适当为今后设备扩充、系统升级和网络扩建留有一定余地。 常用硬件设施 服务器。用于满足数字化档案管理的海量存储、海量查询和按需扩展的弹性部署需求，为各用户端的访问提供各种共享服务的计算机。 终端。用于访问服务器或档案数字化处理的计算机。 扫描仪。用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根据室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理配置不同规格的扫描仪。 光盘、磁带等存储备份设备。 UPS（不间断）电源。 打印机。用于各类档案目录和图文的打印输出。 软件系统建设 （一）操作系统。选择运行稳定、安全可靠、与硬件选型相匹配的主流操作系统。 （二）扫描软件。使用扫描仪自带或其他扫描软件，并根据需要采用Photoshop等图像处理软件进行后期处理。 （三）档案管理应用平台。根据数字档案室设计要求开发电子文件归档管理系统、数字档案室管理系统、档案查询利用系统等，同时具备对档案目录数据和全文数据的采集、加工、管理和利用等基本功能。 网络系统建设 档案数据网络。 档案数据网络应相对独立，与外部网络实现物理或逻辑隔离。 档案数据网与办公网、业务网的数据交换应分层授权，专人负责，保证数据的安全。 数字档案资源建设 机关档案室应建立面向全部室藏档案的符合标准的档案目录数据库、常用和珍贵档案全文数据库和归档电子文件数据库，集中存储并管理数字档案数据信息。 传统档案的数字化转换 电子文件归档 传统档案的数字化转换 认识档案数字化的目的？ 利用 保护 或是否为了其他业务创新工作？ 推动数字档案馆（室）建设、档案资源的数字化整合 基于不同目的对档案数字化工作的影响 数字化的范围 组织和进度安排 人力和财力投入 不同的技术指标 数字化工作的组织 单兵作战 社会化运作 资金来源的社会化运作 数字化加工的社会化运作 数字化加工的标准规范 GB/T 20530-2006 《文献档案资料数字化工作导则》 DA/T31 2005《纸质档案数字化技术规范》 参考规范： 《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》 档案数字化的几个原则 价值性原则 优先选择珍贵档案进行数字化 实用性原则 优先选择利用率较高的档案文献进行数字化 开放性原则 优先选择非涉密、已经开放的档案文献进行数字化 特色性原则 在人力、物力限制条件较多的情况下，优先选择本单位有特色的档案资源进行数字化 档案数字化的流程 包括以下两个流程，即： 管理流程 业务流程 档案数字化的管理流程 开展档案数字化的需求调研 制订档案数字化工作计划。 ，明确档案数字化的工作目标、内容、人员组织和职责分工、主要技术指标和方法、验收依据、安全管理措施、进度安排、经费预算、招投标事宜等，以保障数字化工作的顺利实施 。 组建队伍，配备相关条件 可通过业务外包、自己组建数字化工作机构、聘请有关专家顾问等方式，组建一支数字化工作队伍。 监控档案数字化工作的开展 评估数字化工作成果。 档案数字化的业务流程 档案数字化的技术指标要求 档案数字化业务流程中应注意的几个问题 数据挂接问题 建立一定的挂接规则，而不是在光盘中实现挂接。 图像命名问题 可参照《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》，对按卷和按件整理的文件分别进行命名。 数字化成果的验收问题。 关键指标和其他指标 数字化成果的多用途利用和版权保护问题。 存用分开、多种分辨率或技术处理 电子文件的归档 按照《电子文件归档与管理规范》、《电子文件管理暂行办法》及我省实施办法的要求进行归档管理。 归档时应同时包括电子文件本身及对应元数据 制度建设 各机关应建立健全本机关的数字档案室管理制度，具体包括电子文件归档与管理办法、档案数字化技术标准、档案安全保密制度、档案数