组织有效的会议.pptVIP

组 织 有 效 的 会 议 Communication to Win 会议 的意义 会议是一个集思广益的渠道 会议显示一个组织或一个部门的存在 会议是一种群体沟通的方式 按开会目的分 宣布人事安排、讲解政策的会议 奖惩员工或总结的会议 临时处理突发事件的会议 固定的团队会议 集思广益的会议(务虚) 公司会议的种类 会议的频率 固定的部门会议 至少每月一次（一般不要多于一周一次） 全体会议（至少每两月一次） 处理突发事件的会议（随时，不要太频繁） 一对一会议（随需） 早会(一到两天一次，每次不宜超过十分钟) 会议的成本计算 会议的时间成本 时间成本＝参会人数*（准备时间+旅行时间+会议时间） 直观的费用为：时间成本*与会人员平均工资 直接成本 场地及设施租用费+会议消耗品+食物饮料费等 效率损失 因开会而损失的潜在收益（如未处理应急事故或错失机会） 会议效率不高的原因 高效会议的八大特征 只有必要时才召集 好好筹划过 拟定和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验、才能和权威的人出席 作出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人 会议的一般规范 时间规划 上班后一小时内不适宜召开重要会议 上班后第二小时开始进入状态，适宜开始开会 用餐前不适宜开基层会议，员工会心不在焉 下班前两小时处于疲倦期，不适宜务虚会议 会议的一般规范 会议守则 会议组织者要照顾参会人的时间安排 超过1小时的会议应有书面通知、议程表和资料 所有与会者都要准备在会上发言 准时开始，准时结束 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任 所有与会者应知道维护别人的尊严和权力 会议结束2-3天内，所有与会者应拿到会议记录 与会者应承担起对会议质量进行反馈的义务 会议的一般规范 会议流程（一个中心两个基本点） 一个中心是指整个会议的议程 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人 进行会议讨论，可以分为不同的议程 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议 会议的一般规范 会议流程（一个中心两个基本点） 两个基本点指会议的头和尾 头：会议前应该准备充分 尾：应该分发备忘录并跟踪执行情况 会议议程的拟定 按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，这即是说越紧要的事项越应排在议程的前端处理，越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理。 每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。 会议通知的派发 一份良好的会议通知，在内容上至少应包括下列五项： (1)开会的时间(包括日期及起止时间)。 (2)开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉，则应附上确切的位置图及交通路线图。 (3)会议的目标。 (4)与会者须事先准备的事项。 (5)其他与会者的姓名。 主持会议的五个阶段 主持人调动气氛。 主持人说明议题。 协调与会者发言。 整理、归纳意见。 作出决议。 如何创造良好的会议气氛 不要使用过于恭敬的语言。 带点幽默感。 议题要具体。 打破会议冷场的技巧 有的放矢，克服冷场 对症下药，消除沉默 (1)敌对的沉默。 (2)持少数意见的沉默。 (3)自由主义的沉默。 (4)顾虑害羞的沉默。 (5)心有余悸的沉默。 用提问的方法掌握会议 向全体人员提问 个别提问 让与会者自问自答 反问 意见发生分歧时怎么办 不回避对立 要避免情绪对立 安排休息，调节气氛 参考第三方的意见 写出问题的焦点 开会时应引导和纠正的发言 “直肠子” ：过于直接影响他人情绪的发言 “替罪羊” ：永远都在报怨，但提不出解决方案 沉默不语： 除了全会，不发言人就不应该参加 善言的人 ： 反客为主，影响到主持人控制局面 “反派人物” ：逢X必反，无实际意义的批判 乖巧的人 ： 左右逢源，没有立场 事不关己者 ： 影响会场气氛 激进人士 ： 纵横家式的人物：虽然好听，但无效率 果断打断以下发言 口若悬河 窃窃私语 争论不休 离题万里 主持人须戒忌的事 说得过多 放任自流 无视少数派 无视不发言的人 对自由散漫的人，熟视无睹 说话慢慢吞吞，有气无力 交流和反馈时间 讲师自我介绍 讲师自我介绍