文件化信息管理控制程序2016.01.doc

文件化信息管理控制程序 修 订 记 录 NO 章节号 修 订 摘 要 修订人 1 全部 参照ISO9001:2015新版标准换版 制定单位 制 定 审 查 批 准 1、目 的 规范质量安全管理体系有关的文件、资料和记录（电子档）管理控制过程，确保公司部门运作和各过程方法间的沟通，提高整体管理水平，保持质量安全体系文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性以及受控和最新版本。 2、范 围 适用于本公司质量安全管理体系相关的文件、资料和记录（电子档）以及外来文件。 3、权 责 3.1总经理：负责批准《质量安全管理手册》、《员工手册》、《HACCP计划》、《食品安全防护计划》、《XX年度培训计划》、《采购申请》、《合格供应商》以及其他财务制度和合同（金额超过5000元及以上）等。 3.2 管理者代表/食品安全小组组长：负责质量安全体系相关文件化信息（除报总经理批 准外）的批准，为我司体系文件的主控责任人。 3.3 食品安全小组（专职体系维护人员）：负责对质量安全体系文件化信息的编制和评审， 收集与质量安全管理体系有关外来文件（法规、标准和资料等），为体系文件 归口管理部门。 3.4 （品管）体系文控员：负责体系文件化信息的编号、发放、回收、保存、归档以及作 废和销毁具体处理。 3.5 各部门：负责本部门相关文件化信息的编制、领取、使用和保管，并对本岗位流程和 操作文件化信息评审和更新。 4、定义 4.1文件化信息：组织需控制和保持的信息及其包含它的介质。 4.2手 册：第一层次文件，包括管理手册、员工手册、财务手册、产品手册等，即本公 司的经营宗旨、方针和策略等，为公司的管理提供方向、框架和纲领性文件。 4.3程序文件：第二层次文件，即本公司工作流程，体现过程方法的规定和说明。 4.4支持性文件：第三层次文件，包括作业指导书、管理规定、操作指引、图纸和影像等， 即本公司为确保产品质量安全，人员、产品、卫生、工艺及设备操作等方面所 规定的具体过程方法（在什么时间、什么地方、谁负责，怎么操作，谁监督检 查、效果如何、异常怎么处理等）。 4.5 记录：第四层次文件，包括培训记录、会议记录、检验记录、卫生记录、操作记录 等，即可证实本公司质量安全管理体系建立、运行、验证和审核有关的证据， 要求“及时、真实、准确、清晰”。 4.6 外来文件：通过本公司收集适用的法律法规、产品标准和顾客要求等。 4.7受控文件：本公司编制或转化，统一分发和回收的，盖有本公司“受控文件”章的文 件或记录。 4.8保密文件：涉及本公司机密，未经总经理授权，一律不得复印和借阅的产品配方、工 艺技术、财务以及重大合同等。 5、流程图 5.1新文件编制 申请取号 评审（会签） 定稿签批 分发 回收 作废或销毁 文件修订 5.2 新记录编制 填写 收集 审核 统计 整理 报废 记录更新 6、文件管理控制程序 6.1文件的分类与编号 6.1.1本公司质量安全体系文件从内容上分为四级：一级为管理手册；二级为程 序文件；三级为支持性类等；四级为记录、图纸等，其他类为外来文件。 6.1.2部门编号（分发号）：总经理—000、管代（体系）—002、管理部—003、业务部— 004、财务部—005、生产部—6006、品管部—007、研发部—008、 采购部—009 6.1.3文件编号 6.1.3.1管理手册的编号为HX-QM-□□，其各代号是指：“XX”代表公司；“QM”为一级手册文件；“-□□”代表文件序号。 6.1.3.2程序文件的编号为HX-QP-□□，其各代号是指：“XX”代表公司；“QP”代表二级程序文件；“-□□”代表文件序号。 6.1.3.3三级支持性文件的编号为： 文件类别 文件编号形式 说明 管理、制度和公共类 HX-部门编号-WI□□ 管理制度和管理规定 检验文件 HX-部门编号-SIP□□ 检验规范、验收标准 操作规程 HX-部门编号-SOP□□ 作业指导书 流程图、示意图 HX-部门编号-QC□□ 流程简化描述 产品规格书 HX-部门编号-GG□□ 产品的工艺、外观描述 备注:“XX”代表公司；部门代码见6.1.2；WI、SIP、SOP、QC、GG分别表示制度类、检验文件、操作规程、（生产及品质） 6.1.3.4与体系有关记录的编号原则：HX-部门代码-F□□；其各代号是指：“XX”代 表公司；部门代码见6.1.2；“F”代表“记录