会务操作供参习.docVIP

会务操作流程： 会务活动的目的： 提升品牌形象、发布新产品/新技术、巩固与合作伙伴的战略合作关系、巩固新老用户关系、培养市场、推广产品、培训经销商、砥砺经销商士气、开拓新市场，另外也是一个倾听消费者意见，收集市场反馈的好机会。会务管理服务内容：????? A. 主题规划　　B. 筹备组织设置(大会秘书处)　　C. CIS 及创意设计　　D. 场地安排　　E. 印刷文宣资料　　F. 议程议事规划　　G. 报名、报到接待作业　　H. 会场布置　　I. 电子会议技术与方案????? J. 餐饮规划安排????? K. 住宿安排????? L. 后勤与运输管理????? M. 旅游及参观????? N. 活动节目策划????? O. 公关文案（新闻稿、演讲稿、邀请函、调查问卷、总述评论、促销信息稿、说明文、客户案例稿、活动串讲词、宣传单页、PPT文件编写制作）????? P. 预算规划，收支作业????? Q. 争取资源赞助????? R. 舞美演艺????? S. 公关作业????? T. 形象宣传????? U.成果专辑制作????? V.效果评估会务管理的四个阶段　　会务管理是一项计划性很强的系统工程，在公共关系活动管理中主要采用程序化的管理模式，除了体现专业管理的标准化、规范化外，程序化管理将有助于推进行动方案，落实管理的关键点，确保时间进程和事件进程的协调，同时也有利于工作质量的监控。　　我们将会务管理分为准备 、冲刺、现场和最后四个主要阶段： 　　准备阶段　　会务管理的准备阶段主要指活动计划确定后的启动和前期准备。这一阶段是整个活动的基础阶段，包括：　　（1） 组建一个执行团队，确定一名负责人。该人员主要负责项目的管理、督导、监控。　　（2） 根据行动方案和时间表，进行人员分工。各负其责，定期检查落实。　　（3） 建立沟通协调机制。确保信息畅通，及时解决问题，并督导进程。　　（4） 落实各种支持力量。与相关的支持力量签订分包协议，明确职责。　　（5） 落实活动场所及其他申请手续。与活动场所签约，并确定现场活动流程和设备等。　　（6） 落实媒体联络、媒体邀请新闻撰写等事宜。　　（7） 落实活动参与人员、现场准备各种文件材料、宣传品制作等事项。　　准备阶段还应特别注意新闻媒体的预热以及与活动展开的节奏相协调。 　　冲刺阶段　　会务管理的冲刺阶段主要工作内容包括嘉宾的落实，现场准备情况的检查以及现场演练等工作事宜。在冲刺阶段主要是不断完善行动方案，落实各项具体工作。　　活动前一夜要对现场活动进程进行演练。　　小型活动可以通过准备会的形式根据活动议程进行逐项检查，日程安排、出场人物、时间控制、主持人讲稿、活动道具等，这项工作中，我们主要借助活动程序表来进行检查。　　大型活动（如新产品上市、大型会展活动等）到现场进行彩排。以检测参与人员的准备和现场表现，检测各种现场设备的使用和现场效果，检测活动时间的控制，发现现场可能出现的各种突发事件等。 　　现场阶段　　现场活动时，众多外界公众要参与进来，并不知道具体的活动规则。因此在其进入现场时给与更多的指导，在入口处设立签到台和接待处，张贴活动程序，对VIP予以特别关注，注意活动期间的各种礼仪仪节等。　　现场执行必须灵活、果断，因为许多不可控的因素存在，适时启用应急方案，在大型活动中适当安排“自由人”来充当联络人和协调人的角色。 　　善后阶段　　活动善后阶段是事件管理的一个重要组成部分，它包括对现场数据的采集（现场人员情况、现场表现效果、出席人员感受等）、现场图片影像资料的整编、后期新闻报道的检测诸多工作。、出席人员感受等）、现场图片影像资料的整编、后期新闻报道的检测诸多工作。　　在会务管理的实践中，善后工作的好坏直接影响到整个事件的传播效果，以及事件持续展开的支持度和影响力。因此我们高度重视善后工作，如现场评价，媒体新闻报道评估、对出席活动人员致谢协议及各种资料的整编。 ? “成功源于细节”订货会要取得成功注重于细节往往很重要，很多订货会从设计到流程各个方面都做的不错，但是由于细节忽视，造成订货会效果大打折扣，对于订货会前准备要注重的细节主要是在两点： 订货会-准备工作 细致扎实的会前准备是订货会成功的关键，一般来说订货会的准备工作主要包括以下几个方面： （1）确定订货会的邀请对象，一般做为服装行业开订货邀请的对象主要是大的二批、分销商及大的买场或连锁店铺（加盟商） 的主要负责人，细节之处是尤其要抓住在订货会中起决定作用的人员。 （2）确定订货会的主推品项：做为企业产品品项往往不是单一的，因而采取哪款产品作为主推品种，就要对市场进行充分摸底，找出机会点最大的产品，细节之处是要避免主推的品项过