紫晶档案系统操作步骤说明.doc

紫晶档案软件常用操作步骤说明 (AMS2000) 本说明主要针对用户常见的操作步骤说明，共分为：A，B，C，D，E，F，G，H，I，J，K十一项，部分操作流程后还附有备份说明。 A项是对党政网上的现行文件进行收、发文管理的操作说明。 B项是对收、发文进行自动归档的操作说明（人工归档见C）。 C项是对已组装成盒的档案进行人工归档的操作说明。 D项是对机读目录的查找操作说明。 E项是对全文的挂接操作说明。 F项是机读目录修改及打印操作说明。 G项是更改档号操作说明。 H项是对件号处理操作说明。 I项是对分卷操作说明。 J项是对数据交换的操作说明，此项只有B版用户才有此功能。 K项是对数据备份的操作说明。 A：⑴进入党政网的已收文页面 ⑵在需要接收的文件的条目位置上单击鼠标右键 ⑶点击从党政网上接收：收文 ⑷进入紫晶系统 ⑸点击收文管理 ⑹点击还原按钮，可见第⑶步接收的文件（若不可见，请核查当前文件处理年度，有必要时重新进行收发文年度设置） ⑺在保管期限和页数处分别按实际文件内容进行设置，并保存 ⑻点击打印按钮 ⑼点击批阅单打印按钮 ⑽点击打印图标按钮 ⑾关闭当前窗口回到收文管理窗口 ⑿点击全文浏览按钮 ⒀点击动态链接按钮 ⒁启动阅览器后进行打印及相关操作 备注：1、以上只是以网上收文为例，发文同收文雷同，请参照操作。 2、用户希望通过本系统对网上没有的文件进行收发文管理时，可 在第五步：⑸点击公文归档整理下的收文管理⑹按文件进行手工 录入⑺点击保存按钮⑻点击打印按钮。 B：⑴进入紫晶系统 ⑵点击自动归档按钮 ⑶在分类下的形成年度前方框打“√”并输入对应的四位数值年度 ⑷在分类下的保管期限前的方框打“√”并选择对应的期限 ⑸在排列下的文件形成日期前方框打“√” ⑹在排列下的保管期限前方框打“√” ⑺在编号下的全宗号、年度、保管期限、卷(盒)号输入对应的内容 ⑻点击确定按钮， ⑼在页数/盒前的方框打“√”并输入页数 ⑽点击归档按钮 ⑾点击继续按钮 C：⑴进入紫晶系统 ⑵点击人工归档按钮 ⑶在档号一栏输入档号 ⑷在空白处点击左键 ⑸点击OK按钮 ⑹点击归档文件目录按钮 ⑺分别输入：文件编号、责任者、题名、日期、页数（号） 等有所规定内容 ⑻点击保存按钮 ⑼点击添加按钮进行下一份文件的录入 备注：1、在本项第三步：⑶在档号一栏输入档号，档号格式为：全宗号- 期限年度-盒号，全宗号及盒号为三位，不足添‘0’、如：012- 永久2007-001，中间的间隔符‘-’必须为半角。 2、在添加目录时系统会自动将上份文件的内容保存下来，为减少 用户从复录入，只需直接修改保存既可，如果不需要使用此功能， 去掉添加继承按钮前的‘√’。 3、手工直接输入的目录没有全文文件，如要挂接全文按D项操作。 4、可以从左边收文、发文、回收库（单击文件来源按钮可切换这 三个库，也可单击检索按钮、三库的列表框表头、多级排序按钮 来进行各库中文件范围的筛选和排序，以便容易进行要归档文件 的选择）中选中文件，再单击向右按钮完成归档；文件的选中可 以采用CTRL+单击网格最左边竖条的方式进行连选。 5、可以单击向右按钮完成已归档文件向收发文文件库的回归。 D：⑴进入紫晶系统 ⑵点击编目检索 ⑶点击文件检索 ⑷在请输入检索内容输入相关关键词 ⑸点击检索 备注：1、在第⑷步请输入检索内容输入相关关键词中，用户输入两个或 以上关键词时必须用空格隔开。 2、输入相关关键词可为：文件编号、责任者、题名、日期等已录 入计算机的任意内容，如进行复杂查询，需用高级检索。 3、用户可根据该文件的档号快速找到该文件。如文件挂有全文， 可点击全文浏览直接浏览文件，还可点击动态链接对文件进行修 改利用。 E：⑴进入紫晶系统 ⑵点击全文管理 ⑶点击全文目录管理，单击需要建立新的子目录的父目录，打开该父目录 ⑷点击新增目录按钮 ⑸在用户输入栏输入文件目录名称 ⑹点击确定按钮 ⑺点击关闭按钮 ⑻点击全文文件管理 ⑼分别对源文件位置和目标目录两个目录选择框进行目录选择，选择源文件所在目录位置和文件入库后的存放位置（即目标目录） ⑽选择用户所需文件 ⑾点击传输文件按钮 ⑿点击关闭按钮 ⒀点击归档/卷内文件按钮 ⒁在档号一栏输入档号 ⒂到位需要进行全文挂接的机读目录 ⒃点击全文挂接按钮 ⒄选中对应的文件 ⒅点击选中退出按钮 ⒆设置全文级别 ⒇点击保存按钮 备注：1、用户通过网上接收时是同时包括目录和正文的，但手工录入的 机读目录是没