05第三章总账日常(一).pptVIP

第三章 总账系统日常处理 总账系统日常处理的基本流程 实施电算化以后，账务处理的工作量主要集中在凭证输入环节上。其他环节如记账、结账等都由系统自动在瞬间完成，凭证和账簿的查询也变得十分快捷方便。 第一节 填 制凭证 一、记账凭证的内容 （1）凭证头：凭证类别、凭证编号、制单日期、附单据数。 二、记账凭证的输入途径 (1)手工编制完成后录入计算机。 三、记账凭证的录入方法 （一）不带辅助核算凭证的录入 (二)带辅助核算项目凭证的录入（个人核算） 凭证录入操作中需要注意的事项 1．每个月内的凭证日期不能倒流。 2．“科目名称”一栏中，只能输入末级科目。 3．如果输入的会计科目有辅助核算要求，应输入辅助核算内容；如果一个科目同时有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。 凭证录入操作中需要注意的事项（续） 4．如果使用“应收”系统来管理所有客户的往来业务，那么在制单时，不能使用单纯客户往来辅助核算属性的科目，而要到“应收”系统中生成相应的凭证。如果使用部门、客户或者客户、项目辅助核算的科目，那么就只能录入部门或者项目的发生数。同样，如果使用“应付”系统来管理所有供应商的往来业务，那么在制单中不能使用带供应商往来辅助核算属性的科目，而要到“应付”系统中生成相应的凭证。如果使用部门、供应商或者供应商、项目辅助核算的科目，那么就只能录入部门或者项目的发生数。 凭证录入操作中需要注意的事项（续） 5．对于同一个往来单位来说，单位名称要前后一致，比如不能有时用“用友公司”，有时又用“ 用友集团公司”；象这样前后不一致的单位名称，系统会把它当成两个单位。 6．填制凭证的过程中如果需要输入部门，只能输入末级部门。 7．项目核算的科目必须先在项目定义中设置相应的项目大类，才能在制单的时候使用。科目所属的项目大类中必须已经定义了项目，而且这里只能输入项目，不能输入项目分类。 凭证录入操作中需要注意的事项（续） 8．凭证保存以后，凭证类别和凭证编号就不能再修改了。 9．输入完成后一定要进行“保存”操作。 ·小窍门· ※在凭证上填制金额的时候,敲空格键可以改变金额数据的记账方向（从借方移到贷方，或者从贷方移到借方）。 ※在金额栏敲[=]键，系统会根据借贷方差额自动计算这笔分录的金额。例如：填制某张凭证的时候，前两笔分录为借100.00元和借200.00元，在录入第三笔分录金额的时候，把光标移到“贷方金额”栏，敲[=]键，系统会自动填上300.00。 ·小窍门· 如果不希望在凭证金额栏中显示数据位线（除千分位线以外），可以按［Ctrl+L］键取消显示；如果希望显示数据位线，也可以按［Ctrl+L］键恢复显示。 在输入个人信息的时候，可以不输入部门信息只输入个人信息，系统会根据所输入的个人信息自动填入这个人所属的部门。 ·小窍门· 数量、单价可以只输入一方，系统会根据金额或者外币自动计算出数量或者单价。 在输入凭证的时候，可以不输入外币，只录入汇率和本币金额，系统会反算出外币金额；如果不输入汇率，只输入外币和本币金额，系统也可以反算出汇率。 ·小窍门· 如果因为对数据的修改而影响了原来外币、汇率、金额三方的平衡关系，也就是说，外币折算误差（即外币、汇率按折算公式计算出的本币金额与实际上输入的本币金额之间的误差）超过在“外币及汇率”中定义的折算误差，系统就会给出提示；如果希望重新计算，可以在要重新计算的地方按[F11]键，系统会按照折算公式重新进行计算。 小 结 一、电算化会计核算基本流程 输入记账凭证－凭证审核－记账－凭证和账簿的查询－结账－编制会计报表 二、输入的凭证如果是带辅助核算科目的，要注意输入辅助核算的内容。 第二节 出纳签字和凭证审核 一、出纳签字 凭证输入以后，必须经过审核才能记账。 凭证的审核分出纳签字和审核两个环节，其中出纳签字是可选环节，也就是说，可以根据单位财务管理的严格程度，决定是不是要进行出纳签字。 出纳签字就是由出纳对出纳凭证进行审核。所谓“出纳凭证”，是指有现金和银行科目出现的凭证 。 二、 选项设置和指定科目 如果要设出纳签字这一个环节，应该先由账套主管执行“总账”菜单中的“设置－选项”功能，在“凭证”页签的“凭证控制”组中，把“出纳凭证必须经由出纳签字”项打上对勾；另外，还需要到“基础设置—财务—会计科目”界面，打开“编辑”菜单，指定现金和银行科目。 三、出纳签字 出纳签字的注意事项 如果在“总账”的“选项”中规定了“出纳凭证必须经由出纳人员签字”，就必须在审核凭证之前先由出纳对出纳凭证进行签字；否则凭证不能记账。 凭证签字后就不能直接修