《文书与档案管理教学课件》第一节 文书与档案.pptVIP

为什么要学习文书与档案管理？ 文书与档案管理无时无处不在 第一节 文书与档案 一、文书 从广泛意义来说，文书主要包含以下两种含义。 （1）记录材料。 （2）从事文书工作的人。 1.文书的含义 文书是人们在社会实践活动中为了凭证、记载、公布和传递信息的需要，以文字的方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。 文书包含以下几层含义： （1）文书是书面材料。 （2）文书具有特定的格式。 （3）文书具有应用性。 （4）文书具有很强的目的性和针对性。 （5）形成和使用它的主体是党政机关、企事业单位、群众团体等社会组织和具体的个人、家庭。 文 件 纸质 文件 文 书 非纸质 文件 照片文件 电子文件 声像文件 私人文书 公务文书 其他文字 材料 公 文 2.文书的类别 （1）根据载体划分为纸质文书和非纸质文书 （2）根据使用主体 私人文书和公务文书（表1-1） 竹简 甲骨文书 纸质文书 光盘 本书所讲文书主体为公文文书，其分类标准及类别见表1—1 公文的作用 领导指导 行为规范 联系知照 凭据记载 宣传教育 3.公文的作用（表1-2） 4.公文的格式 公文格式是公文的表现形式，包括公文的文面格式和公文的内容格式。为方便对公文进行传阅和处理，公文格式都具有较强的规范性，通常我们将《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—2012）作为公文标准格式的范本。 公文要素 版头 主体 版记 具体版式见图1-1到图1-7。 二、档案 档案是指国家机构、社会组织或个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案 1.档案的特性 2.档案的类别 档案的类别 文书档案 科技档案 专门档案 行政档案、宗教档案、家庭档案 地质、水文、气象档案等 会计档案、人事档案、诉讼档案、病历档案 3.档案的作用 档案的作用 凭证 参考 文书与档案是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案是文书的延续，两者具有同一性，又各具特殊性。 （1）文书与档案的联系。 1）两者记录和反映社会实践的功用相同。 2）两者在内容和格式上完全一致。 3）两者互为因果。 （2）文书与档案的区别。 1）两者的性质和形式不同。 2）两者的目的和作用不同。 3）两者存在和发挥效用的时间不同。 三、文书与档案的联系与区别 * *