OA系统管理办法(试行).doc

中国移动通信集团黑龙江有限公司 齐齐哈尔分公司OA系统管理办法(试行) 第一章 总 则 第一条 为加强公司办公自动化系统（以下简称OA系统）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，特制定本办法。 第二条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。 第三条 本办法适用于市公司直属各部门、各县(市)区分公司。 第二章 管理机构 第四条 综合部负责办公OA系统的管理、规划、审批、实施、培训和检查考核工作; 其主要职责: （一）办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续的审核工作； （二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度； （三）制定OA系统公文种类流程的修改及修订工作。 （四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题； ?（五）培训各使用单位系统管理人员和使用人员； （六）做好其他相关工作。 第五条 市公司市场经营部业务支撑中心负责OA系统的开发、维护与升级等工作。其主要职责： (一)负责全公司管理办公自动化系统资源（软、硬件）的配置、升级。 (二)负责日常的OA网络运行维护，网络设备故障处理。 (三)负责OA系统的安全技术防范，定期就公司所有计算机设备及运行系统进行严格检查。 （四）负责全区办公终端安全策略管理系统的安装。 ?第六条 使用单位必须明确一名领导分管OA系统工作，同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理人员的职责是： （一）负责本单位办公自动化的日常管理； （二）指导和监督该系统在本单位的运行； （三）负责与综合部的衔接工作。 第三章　公文流转要求 第七条　为使公文流转真正地落到实处，并能提高员工对“企业信息化“的认识，OA使用人必须启动短信提醒功能，同时必须随时随地、及时地打开OA系统，处理当天的文件，如遇出差、事假请启用外出代办功能。 第八条　各部门在发文或部门与部门之间需协调某些事宜时必须通过OA系统，不允许出现纸质文件。 第九条 各部门领导及员工在处理文件填写意见时必须将意见写清楚，交给谁办理，如何办理，此文件是如何落实的，将落实意见一并写上返回综合办归档。 第四章 使用规范 第十条 员工身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个员工的唯一标识，个人的密码是安全的保证。OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。每位OA系统使用人都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。 第十一条 OA系统使用人员的账号密码（口令）必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员取得初始密码后应在OA系统的个人设置里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。 第十二条 工作人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。???第十三条 为保证各类电子文件的及时收发，公司领导、三级经理、部门主管原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。 有重要文件需要领导审批，如果单位领导有事没有使用OA系统，工作人员可通过飞信发消息或者发送手机短信提醒。 第十四条 工作人员要保证文件处理的响应时间，所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应与公文流转时间相同。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理。??? 第十五条 因个人原因未登陆和使用OA系统，不能及时处理相关工作，造成的责任由自己负责。 第十六条 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。 第十七条 个人信息的完善 在OA系统的个人设置里面，必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式等，以便同事之间联系时查找方便。 第十八条 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。 第五章 电子邮箱的管理 　　第十九条　电子邮箱是公司员工的工作、生活、学习的信息交流平台。对每封电子邮件的附件设为20M，电子邮箱中的邮件及时进行删除备份，邮箱超过容量后不可收发任何邮件。 第十七条　不可在互联网上用公司电子邮箱地址注册用户。 第六章 信息安全保障 第二十条各单位使用人员对各自的登录密码、印章密码严格保管。必须在第一次登录系统后立即修改个人密码，不得再使用初始密码，离开办公室时应退出办公系统，防止他人进行非法操